Не повернув аванс на відрядження своєчасно: облік

Якщо працівник повернув аванс на відрядження, яке було скасоване, з порушенням строку (понад 3 банківські дні з дня прийняття рішення про скасування), така сума вважається надміру витраченими коштами (п.п. 170.9.1 ПКУ). Це призводить до виникнення оподатковуваного доходу у працівника, з якого потрібно утримати ПДФО та військовий збір.

Бухгалтерський облік операцій

1. Видача авансу та його повернення

Зміст операції	Дебет	Кредит
Перераховано аванс на відрядження на картку працівника	372	311
Працівник повернув кошти (після закінчення 3-денного строку)	301 (311)	372

2. Оподаткування несвоєчасно повернутих коштів

Оскільки, кошти повернуті не вчасно, на суму авансу нараховується ПДФО та військовий збір.

ПДФО розраховується із застосуванням «натурального» коефіцієнта (для ставки 18% він становить 1,219512).
Військовий збір (5%) розраховується від «чистої» суми авансу (без коефіцієнта).

Зміст операції	Дебет	Кредит
Утримано ПДФО із суми несвоєчасно повернутого авансу (з урахуванням коефіцієнта) за рахунок зарплати працівника	661	641/ПДФО
Утримано військовий збір із суми авансу за рахунок зарплати працівника	661	642/ВЗ

Важливі аспекти оподаткування та звітності

Строк повернення: У разі скасування відрядження працівник зобов'язаний повернути аванс протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки (п. 11 розд. II Інструкції № 59). Хоча для комерційних підприємств ця інструкція має рекомендаційний характер, на практиці дотримання цього строку є важливим для уникнення податкових ризиків.
Натуральний коефіцієнт: Він застосовується виключно для розрахунку бази оподаткування ПДФО (Сума авансу × 1,219512 × 18%). Для військового збору база оподаткування визначається без застосування коефіцієнта (Сума авансу × 5%).
Звіт про використання коштів: Навіть якщо відрядження не відбулося, але кошти повернуті несвоєчасно, необхідно оформити Звіт про використання коштів (авансовий звіт). Це дозволить офіційно зафіксувати суму надміру витрачених коштів, яка підлягає оподаткуванню.
Ризики: Основним фінансовим наслідком несвоєчасного повернення коштів є обов'язок підприємства нарахувати та сплатити ПДФО та військовий збір. Якщо працівник повертає кошти в тому ж місяці, коли вони були видані, але з порушенням 3-денного строку, податки мають бути утримані з найближчої виплати доходу (зазвичай — заробітної плати).

Додаткові матеріали:

Строк відшкодування витрат на відрядження
Працівник захворів напередодні відрядження
Скасували відрядження? Поверни аванс у 3-денний строк, інакше — ПДФО + ВЗ!
Відрядження скасували: що далі?

Отримати консультацію

Теги:

Вимкнути рекламу

Отримуйте новини поштою!