Працівник оплатив дизпаливо: чи існують податкові ризики?

Ви можете повернути працівнику всю суму (14 772,00 грн) одним платежем. Можливість такого повернення без негативних наслідків залежить від того, яким саме способом працівник розрахувався на АЗС (готівкою чи карткою). Здійснюючи закупівлі для потреб підприємства, працівник фактично виконує цивільно-правові дії від імені підприємства. 

1. Спосіб розрахунку на АЗС та ліміти

Оскільки працівник, купуючи пальне для трактора підприємства, діє як довірена особа (представник) суб'єкта господарювання, важливо враховувати наступне:

• Якщо працівник платив власною банківською карткою: Обмеження щодо суми розрахунків не діють, оскільки це безготівковий розрахунок. Ви можете приймати звіт та повертати всю суму (14 772,00 грн) одним платежем на картку працівника або готівкою з каси.
• Якщо працівник платив готівкою: Діє обмеження щодо розрахунків готівкою між суб'єктами господарювання (підприємство в особі працівника та АЗС) у розмірі 10 000 грн на день. Оскільки сума 14 772,00 грн перевищує цей ліміт, це може бути розцінено як порушення касової дисципліни, що тягне за собою адмінштраф для посадових осіб (від 1700 до 3400 грн).

2. Документальне оформлення

Щоб виплата не вважалася додатковим благом працівника і не оподатковувалася ПДФО та військовим збором, необхідно:
1. Отримати від працівника Звіт про використання коштів (авансовий звіт).
2. Додати оригінал чека АЗС, де зазначено кількість пального, ціну та загальну суму.
3. Затвердити звіт керівником. Після цього у підприємства виникає заборгованість перед працівником, яку можна погасити однією сумою.

3. Повернення коштів працівнику

Виплату 14 772,00 грн можна здійснити:

• На банківську картку працівника.
• Готівкою з каси. У цьому випадку діє ліміт 50 000 грн на день для розрахунків підприємства з фізичною особою, тому сума 14 772,00 грн повністю вписується в цей ліміт.

Важливі нюанси:

• ПДВ: Якщо підприємство є платником ПДВ, включити ПДВ із цього чека до податкового кредиту можна лише за умови, що сума за чеком не перевищує 200 грн на день (без ПДВ). Оскільки, сума значно більша, для податкового кредиту необхідна повноцінна податкова накладна, зареєстрована постачальником (АЗС) на ваше підприємство.
• Акциз: Купівля пального через працівника для власних потреб (заправка трактора) не потребує ліцензії на торгівлю, проте слід дотримуватися норм зберігання пального, якщо воно купувалося не безпосередньо в бак.

Висновок: Повернути суму можна одним платежем. Якщо оплата на АЗС була карткою — ризики відсутні. Якщо готівкою — існує ризик адмінштрафу за перевищення ліміту 10 000 грн.

У цій ситуації є порушення правил готівкових розрахунків. Тому тут спрацьовують готівкові обмеження, встановлені п. 6 касового Положення № 148, незалежно від того, закупівлі здійснювалися за рахунок отриманої раніше готівки або за рахунок власних коштів працівника. Нижче наведено детальний аналіз ситуації, наслідки та рекомендації.

1. Суть порушення

Згідно з чинним законодавством, гранична сума розрахунків готівкою між суб'єктами господарювання становить 10 000 грн на день.
Коли працівник купує пальне для потреб підприємства, він діє як довірена особа вашої компанії. Тому розрахунок готівкою на суму 12 500 грн розцінюється як операція між вашим підприємством та АЗС.

• Перевищення ліміту становить: 2 500 грн.

2. Відповідальність та штрафні санкції

Відповідальність за перевищення ліміту несуть обидві сторони операції: і платник (ваше підприємство), і отримувач коштів (АЗС).  

За це порушення передбачено адміністративну відповідальність:

• На посадових осіб підприємства (директора та головного бухгалтера) накладається штраф у розмірі від 1 700 грн до 3 400 грн (від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).
• У разі повторного порушення протягом року штраф становить від 8 500 грн до 17 000 грн.

Адміністративне стягнення може бути накладене не пізніше ніж через два місяці з дня вчинення правопорушення.

3. Відшкодування коштів працівнику

Підприємство зобов'язане відшкодувати працівнику витрачені ним власні кошти, якщо закупівля була схвалена та авансовий звіт затверджено.

• Виплатити 12 500 грн можна однією сумою (через касу або на картку).
• Виплата компенсації працівнику не вважається порушенням, оскільки, ліміт на розрахунки з фізичними особами становить 50 000 грн.
• Порушенням є саме факт оплати готівкою на АЗС понад 10 000 грн.

 4. Як уникнути подібних ситуацій у майбутньому

Щоб не порушувати встановлені ліміти, рекомендується використовувати такі способи:
1. Безготівковий розрахунок: Якщо працівник розраховується особистою банківською карткою, обмеження у 10 000 грн не застосовується.
2. Розподіл платежів: Здійснювати оплату частинами в різні дні (наприклад, двома чеками по 6 250 грн у різні дати).

Якщо авансовий звіт ще не проведено в обліку, варто перевірити можливість отримання на АЗС двох чеків різними датами. Якщо це неможливо, звіт приймається до обліку з урахуванням ризику накладення адміністративного штрафу протягом двох місяців з дати здійснення оплати.

Додаткові матеріали:

Пальне купив — кешбек отримав: відшкодовувати працівникові чи ні?
Працівник заправив картридж за власний кошт: як відшкодувати йому витрати?
Придбання за рахунок працівника
Підзвіт за свої: згадаємо все