Як списати зайво виплачену зарплату звільненому працівнику?
Списання зайво виплаченої заробітної плати звільненому працівнику залежить від причин виникнення переплати та готовності колишнього співробітника повернути кошти добровільно.
1. Визначення причини переплати
Згідно зі ст. 127 КЗпП, відрахування для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок, можливе лише за умови, що працівник продовжує працювати, а відповідний наказ видано не пізніше ніж через місяць після виплати.
- Лічильна помилка — це арифметичні помилки, подвійне нарахування або помилки в обчисленнях.
- Нелічильна помилка — неправильне застосування норм законодавства, положень колективного договору або інших нормативних актів.
Оскільки, працівник уже звільнений, ви не маєте права самостійно утримувати кошти з будь-яких фінальних виплат або вимагати їх повернення через банк без згоди особи.
2. Добровільне повернення
Найбільш прийнятним варіантом є звернення до колишнього працівника з пропозицією повернути кошти.
- Спосіб повернення: внесення готівки в касу підприємства або перерахування на розрахунковий рахунок.
- Документування: рекомендується отримати від особи заяву про визнання переплати та згоду на її добровільне повернення.
3. Стягнення через суд
У разі відмови працівника повернути кошти, питання вирішується в судовому порядку. Проте, відповідно до ст. 1215 ЦКУ, заробітна плата та прирівняні до неї платежі, виплачені роботодавцем добровільно, не підлягають поверненню, якщо:
1. Відсутня лічильна помилка.
2. Не встановлено недобросовісності з боку працівника.
Якщо переплата виникла через нелічильну помилку, суд може відмовити у задоволенні позову.
4. Бухгалтерський облік та списання
Якщо кошти неможливо повернути (через відмову працівника, рішення суду або недоцільність судового розгляду), суму необхідно списати.
- Визнання заборгованості: сума переплати відображається на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» або 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».
- Списання: безнадійна заборгованість (наприклад, після закінчення строку позовної давності) списується на витрати:
- Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» — Кт 374 (377);
- Або Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 374 (377).
5. Податкові наслідки та звітність
- ПДФО та Військовий збір: оскільки податки вже утримані, у разі повернення коштів проводиться перерахунок (п.п. 169.4.2 ПКУ). Це відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку з від’ємним значенням у періоді повернення.
- ЄСВ: коригування нарахованого внеску у звітності (Додаток 1) здійснюється на підставі бухгалтерської довідки.
Якщо переплата виникла з вини відповідальної особи (наприклад, бухгалтера), роботодавець має право розглянути питання про відшкодування збитків за рахунок такої особи в межах матеріальної відповідальності згідно зі ст. 132, 136 КЗпП.
Додаткові матеріали:
Довідка про зарплату колишньому працівнику
ПДФО-перерахунок: враховуємо результати
Складаємо наказ про відрахування зайво виплачених коштів із зарплати працівника
