За скільки днів до початку відпустки треба зробити наказ про надання цієї відпустки?

Законодавство України не встановлює конкретної кількості днів, за яку саме наказ про відпустку має бути виданий. Проте існують інші обов'язкові терміни, які фактично визначають час його підготовки.

Щорічні основні та додаткові відпустки, як за поточний, так і за минулі робочі роки, у загальному випадку надають на підставі графіка відпусток. Обов’язковість його складання щодо таких відпусток передбачена для усіх роботодавців, у тому числі й ФОП. Перший виняток установлений для роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин. На них не поширюються вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток  згідно ст. 49⁵ КЗпП. Другий виняток стосується роботодавців, розташованих у районах активних бойових дій. 

Ось основні правила та строки, на які слід орієнтуватися:

1. Повідомлення працівника за 2 тижні

Згідно зі ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Наказ (розпорядження) про надання відпустки для кадрової служби є підставою для внесення інформації до розділу V «Відпустки» особової картки працівника.

• На практиці: Оскільки наказ про надання відпустки є розпорядчим документом, його часто використовують як форму такого повідомлення. У такому разі наказ має бути виданий та підписаний працівником не пізніше ніж за 14 календарних днів до початку відпустки. 

2. Виплата відпускних до початку відпустки

Відповідно до до ч. 5 ст. 115 КЗпП та ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки, заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Тож це можна зробити і за 2 тижні, і за 3 дні до початку відпустки тощо.

• На практиці: Щоб встигнути нарахувати та виплатити кошти до початку відпустки, наказ має бути переданий до розрахункового відділу заздалегідь (зазвичай за кілька днів до виплати).

3. Якщо відпустка надається за заявою (поза графіком)

Якщо працівники йдуть у щорічні відпустки у строки, визначені графіком, то необхідності у написанні заяви на відпустку немає. Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не зобов’язують роботодавця отримувати від працівника таку заяву.

Якщо працівник просить надати відпустку в терміни, не передбачені графіком (наприклад, «з завтрашнього дня»), і роботодавець згоден на це:

•  Наказ видається в день подання заяви або наступного дня.
•  У заяві працівник може зазначити бажаний термін виплати відпускних (наприклад, у найближчий термін виплати зарплати), щоб не було порушено вимогу про виплату «до початку відпустки» через об'єктивну неможливість провести платіж миттєво.

Висновок:

• Оптимальний термін: за 15–16 днів до відпустки (щоб дотриматися правила 2-тижневого попередження).
• Мінімальний термін: за стільки днів, скільки необхідно для нарахування та виплати відпускних до першого дня відпочинку (якщо інше не прописано в колективному договорі).

Додаткові матеріали:
Робота і відпочинок: складаємо документи правильно (ч. 2)
Щорічна основна відпустка: задокументуємо та правила врахуємо
Відпускні після початку відпустки: як не порушити КЗпП
Щорічна відпустка: документальний супровід
Початок відпустки та повідомлення працівника