Прощений борг екс-працівнику: база для ПДФО чи ні?

Оподаткування прощеного боргу колишньому працівнику регулюється нормами Податкового кодексу України, зокрема п.п. «д» п.п. 164.2.17 ПКУ та п.п. 165.1.55 ПКУ. Нижче наведено детальний аналіз правил та алгоритм дій для підприємства.

1. Оподаткування ПДФО та військовим збором (ВЗ)

Якщо підприємство приймає рішення про анулювання (прощення) основної суми боргу до закінчення строку позовної давності, діють такі правила:

• Неоподатковувана межа: У 2026 році сума боргу, що не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, становить 2161,75 грн (25% мінімальної заробітної плати станом на 1 січня звітного року). Ця сума не обкладається ні ПДФО, ні ВЗ.
• Оподатковувана сума: Якщо сума прощеного боргу перевищує 2161,75 грн, сума перевищення вважається додатковим благом.
• Ставки: ПДФО становить 18%, ВЗ — 5% (згідно з актуальними змінами на 2026 рік).

2. Визначення відповідального за сплату податків

Порядок сплати податків залежить від того, чи було належним чином повідомлено боржника про прощення боргу.
Сценарій А: Підприємство повідомило працівника
Якщо ви офіційно повідомили колишнього працівника про анулювання боргу:
1. Підприємство не утримує ПДФО та ВЗ із суми боргу.
2. Працівник зобов’язаний самостійно задекларувати цей дохід шляхом подання річної податкової декларації та сплатити податки.
3. Обов'язок підприємства: відобразити суму прощеного боргу у Податковому розрахунку (4ДФ).
Сценарій Б: Підприємство не повідомило працівника
Якщо факт повідомлення відсутній:
1. Підприємство стає податковим агентом і зобов’язане самостійно нарахувати, утримати та сплатити ПДФО та ВЗ.
2. Оскільки виплати колишньому працівнику відсутні, це призводить до необхідності сплати податку за рахунок коштів підприємства. У разі прощення боргу у негрошовій формі для ПДФО застосовується «натуральний» коефіцієнт.

3. Процедура належного повідомлення

Щоб обов'язок зі сплати податків перейшов до колишнього працівника, необхідно виконати одну з таких дій:

•  Надіслати рекомендований лист з повідомленням про вручення.
•  Укласти договір про прощення боргу, де підпис працівника підтверджує його обізнаність.
•  Вручити письмове повідомлення особисто під підпис.

4. Відображення у звітності (4ДФ)

У податковій звітності суми відображаються за такими ознаками:

• Ознака доходу «189» — для суми, що не перевищує ліміт (2161,75 грн).
• Ознака доходу «126» — для суми перевищення, що вважається додатковим благом.

5. Єдиний соціальний внесок (ЄСВ)

• Сума прощеного боргу (наприклад, за договором позики) не є об’єктом нарахування ЄСВ. Така виплата не входить до фонду оплати праці та включена до переліку виплат, на які внесок не нараховується.

• Для мінімізації фінансових ризиків підприємству доцільно оформити прощення боргу письмовим повідомленням (рекомендованим листом). Це дозволить компанії обмежитися лише декларуванням операції у звітності, переклавши відповідальність за сплату податків на колишнього працівника.

Додаткові матеріали:
Позика фізособі: надання, прощення, списання
Мистецтво прощати борги
ФОП закрився, а борги залишились: наслідки
Списуємо борги фізосіб