Працівник оплатив готель за кордоном власною карткою: чи може підприємство врахувати витрати?

Підприємство має право врахувати та відшкодувати витрати на готель, які працівник оплатив власною платіжною карткою. Така операція є допустимою згідно з нормами Податкового кодексу України (п.п. 170.9.1 та 170.9.2 ПКУ) та положеннями Інструкції № 59, за умови дотримання документальних вимог.

Документальне оформлення

Для визнання витрат та уникнення оподаткування ПДФО і військовим збором працівник повинен надати такі документи:

• Підтвердження проживання: рахунок (інвойс), акт або чек від готелю. Документ обов'язково має містити назву готелю, ПІБ працівника, період проживання та повну вартість послуг.
• Підтвердження оплати: банківська виписка з особистого рахунку працівника (у паперовому або електронному вигляді). Вона має відображати дату операції, суму та отримувача коштів.
• Звіт про використання коштів: попри те, що з 2023 року подання авансового звіту не завжди є обов'язковим (якщо відсутній оподатковуваний дохід), він залишається базовим документом для ініціювання виплати відшкодування власних коштів працівника.

Зауважимо: суми компенсації витрат на відрядження, перелічених у п.п. 170.9.1 ПКУ, не є доходом саме такого (!) відрядженого працівника. Формально не оподатковуються тільки витрати на проживання одного працівника (автора авансового звіту), а не вартість проживання всіх працівників, за яких здійснювалася оплата.

Терміни виплати

Для комерційних організацій строки відшкодування витрачених працівником коштів визначаються внутрішніми документами, такими як Положення про відрядження. У бюджетних установах виплата зазвичай здійснюється до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Додаткові матеріали:

1. У закордонне відрядження через Booking: документи, курс та облік
2. Строк відшкодування витрат на відрядження
3. Відрядження дистанційника: із-за кордону за кордон
4. Оплата проживання у відрядженні: «за себе та того хлопця»
5. Відшкодування витрат на мобільний зв’язок: що в обліку?