Доставка обіду у відрядженні: чи можна утримати її вартість із добових?

Чи може працівник звернутися з письмовою заявою до директора укласти від його імені договір про доставку обіду під час відрядження та утримувати його вартість із суми добових?

Працівник має право звернутися до директора з такою заявою, проте реалізація цієї схеми має певні юридичні та податкові нюанси, які важливо врахувати.

1. Юридичний аспект (Заява та утримання)

Згідно з трудовим законодавством, роботодавець може здійснювати відрахування із заробітної плати працівника за його письмовою заявою для виконання зобов'язань працівника перед третіми особами (наприклад, оплата послуг харчування).

Однак важливо розуміти статус добових:

• Добові — це кошти, які виплачуються працівнику для покриття його особистих потреб у відрядженні, включаючи харчування.
• Законодавчо добові є частиною витрат на відрядження, а не заробітною платою. Проте на практиці бухгалтер може провести утримання суми вартості обідів із загальної суми, що належить до виплати працівнику (зарплата + відрядні), якщо працівник чітко вкаже це у заяві.

2. Договір на доставку обідів

Якщо директор укладає договір на доставку обідів від імені підприємства, але для конкретного працівника:

• Це фактично означає, що підприємство закуповує послугу.
• Якщо вартість цієї послуги потім утримується з доходу працівника (його «чистих» грошей після оподаткування), то для підприємства це транзитна операція.

3. Податкові ризики

Якщо підприємство оплачує обіди працівнику, виникають певні особливості оподаткування:

• Якщо працівник повністю компенсує вартість обіду (шляхом утримання з його доходу), то об'єкта оподаткування ПДФО та військовим збором не виникає, оскільки працівник сам оплатив свій обід.
• Якщо ж підприємство оплачує обіди, а добові при цьому виплачуються у повному розмірі без зменшення на вартість харчування, це може призвести до подвійного фінансування однієї і тієї ж потреби, що може бути розцінено як надання додаткового блага.

Рекомендації щодо оформлення

1. Заява працівника: Має бути максимально чіткою. Наприклад: "Прошу забезпечити мені харчування під час відрядження шляхом укладення договору з [Назва постачальника] та утримувати фактичну вартість отриманих обідів із суми належних мені до виплати добових/заробітної плати".
2. Наказ: Директор видає наказ про організацію харчування у відрядженні на підставі заяви працівника.
3. Особливості для різних установ: У бюджетній сфері діють суворі обмеження, згідно з якими при забезпеченні працівника харчуванням розмір добових має бути обов'язково зменшений (до 80%, 55% або 35% залежно від кількості прийомів їжі). У комерційних організаціях це питання регулюється внутрішнім Положенням про відрядження.

Запропонована схема є допустимою, але для спрощення обліку доцільніше, щоб працівник самостійно розраховувався за обіди отриманими добовими. Якщо ж оплату здійснює підприємство, необхідно обов'язково зафіксувати це письмовою заявою працівника для підтвердження правомірності відрахувань.

Додаткові матеріали:

1. Направлення працівника на платні курси
2. Аліменти на дітей з доходів працівника у 2026 році
3. Харчування у відрядженні: бюджетні та комерційні тонкощі
4. Безоплатні обіди від роботодавця: як оформити та оподаткувати
5. Виплата заробітної плати з виручки: правила та обмеження
6. Утримали аліменти з працівника: чи показувати в 4ДФ?
7. Чи обов’язково виплачувати добові?
8. Три виконавчі листи на працівника: як проводити відрахування?