Електронна первинка: знайомимося ближче
Основні положення
Допоможуть нам у цьому Закон № 851* та Порядок № 1886/5**.
* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Останнім Мін’юст визначив загальні вимоги до електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП), організації роботи з електронними документами (далі — ЕД) у діловодстві на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
У цьому Порядку можна знайти багато чого корисного (починаючи від підготовки та оформлення ЕД до передавання останніх на архівне зберігання). Крім того, по-хорошому, на його основі на кожному підприємстві повинні розробити власні інструкції з електронного документообігу із застосуванням ЕЦП, регламенти роботи з ЕД та інші необхідні внутрішні документи.
Порядок «розподіляє обов’язки» на підприємстві між такими службами (підрозділами/особами):
1) служба діловодства — структурний підрозділ*** діловодства (документаційного забезпечення, загальний відділ, канцелярія тощо) або секретар, що займаються організацією роботи з ЕД у діловодстві;
*** Департамент, управління, відділ або сектор.
2) служба інформаційного забезпечення — структурний підрозділ*** інформаційного забезпечення (інформаційних технологій, далі — ІТ) або фахівець з ІТ, що займаються технічним супроводженням електронного документообігу на підприємстві;
3) служба захисту інформації — структурний підрозділ*** захисту інформації або фахівець із захисту інформації;
4) архівна установа — архівний підрозділ або особа, відповідальна за ведення архіву підприємства, що займаються організацією роботи з архівними ЕД та їх підготовкою до передавання на архівне зберігання.
Далі. Зверніть увагу на деякі важливі аспекти складання ЕД. Такий документ має бути оформлено за загальними правилами документування і мати реквізити, встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.
Складання ЕД ≠ повній відмові від паперу. Для ЕД постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання згідно з п. 4 розд. І Порядку № 1886/5 в обов’язковому порядку потрібно складати паперові примірники. А от створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі доведеться погоджувати з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.
Використання електронної печатки
Підприємство зобов’язане застосовувати електронну печатку (ЕЦП, спеціально призначену для засвідчення підписів) у разі, якщо відповідно до законодавства необхідно засвідчити печаткою підпис на документах і відповідність копій документів оригіналам. Але! Обов’язок застосовувати електронну печатку діє тільки за наявності у підприємства відповідної печатки, яка застосовується для документів з паперовим носієм інформації. Тобто якщо ви скористалися правом відмовитися від такої, то і електронна печатка вам ні до чого! На це вказує п. 6 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 1886/5 (ср. ). Узгоджується це і з вимогами Порядку № 1246**** в частині накладення ЕЦП на ПН.
Приймання вхідних / відправка вихідних ЕД
Приймання ЕД складається з такої послідовності операцій: технічна перевірка → складання звіту за її результатами → формування електронного повідомлення про прийняття чи відхилення ЕД → відправка такого повідомлення відправника → реєстрація ЕД → його попередній перегляд → відправка безпосередньому адресатові. Врахуйте: для забезпечення роботи з ЕД і своєчасного їх виконання треба визначити (розробити) та затвердити схеми проходження ЕД між підрозділами для всіх видів документів.
Відправка ЕД здійснюється централізованою службою діловодства після їх отримання від структурних підрозділів-виконавців.
Вихідний ЕД вважається відправленим адресатові, якщо від того надійшло електронне повідомлення з підтвердженням отримання ЕД.
Зберігання ЕД
Суб’єкти електронного документообігу згідно зі ст. 13 Закону № 851 зобов’язані зберігати ЕД на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому строк зберігання ЕД на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері. Тобто як мінімум бути таким самим.
При зберіганні ЕД обов’язковим є дотримання таких вимог:
1) інформація, що міститься в ЕД, має бути доступною для її подальшого використання;
2) можливість відновлення ЕД в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) збереження інформації (у разі її наявності), що дає можливість встановити походження і призначення ЕД, а також дату і час його відправлення або одержання.
ПКУ містить власні рекомендації із цього приводу ( п. 44.3). Він визначає, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством, не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої були використані зазначені документи. У разі ж її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.
Надання копій документів перевіряючим
Контролюючі органи відповідно до п.п. 20.1.2, п. 85.4 ПКУ наділені правом безоплатно отримувати від платників податків усіх форм власності копії документів. ЕД — не виняток.
Вони мають бути завірені підписом платника або його посадової особи і скріплені печаткою (за наявності). При цьому, очевидно, що податківці розумітимуть це як посвідчення «живим» підписом і печаткою паперової копії ЕД.
Також податківці можуть звернутися до платника з письмовим запитом про надання інформації та її документального підтвердження згідно з п. 73.3 ПКУ.
Ті ж ПН і РК до них, складені в електронній формі, як і інші ЕД, платники податків повинні зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях.
ДФСУ зауважує (категорія 101.19 ЗІР), що під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації. А у випадках, визначених законом, також копії ПН і РК до них, завірені «у встановленому законодавством порядку».
А з цим порядком якраз і існують нерозуміння (причому стосується це не лише ПН і РК до них, а й інших документів). Податківці на місцях часто вимагають давати їм паперові копії ЕД, пронумеровані, прошнуровані і з підписом «Вірно». Це і є встановлений законодавством порядок?
З ПКУ це явно не випливає. У разі надання копій ЕД контролерам необхідно: (1) завірити їх підписом платника або його посадової особи; (2) скріпити печаткою (за наявності). Усе. Те, що витребуватися можуть саме паперові копії ЕД, податківці «вивуджують» з ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік.
Отримання копій документів під час перевірки оформляють описом. Його копію, складену посадовими (службовими) особами контролюючого органу, вручають під підпис платникові податків або його законному представнику. Якщо останні відмовляються від засвідчення опису або від підпису про отримання його копії, посадові (службові) особи контролюючого органу роблять про це відповідну відмітку.
Вилучення оригіналів первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів згідно з п. 85.5 ПКУ забороняється! Виняток — випадки, передбачені карним процесуальним законодавством.
Блоги 
