Мобільник працівника на службі підприємства

Вимоги контролерів

На податок на прибуток «невиробниче» використання мобільних телефонів нині не впливає. Оскільки склад витрат визначають за даними бухобліку, а з «мобільними» витратами у бухобліку «no problem». У принципі, невиробниче використання призводить до необхідності донарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань з ПДВ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ на отримані послуги мобільного зв’язку. Проте на практиці контролери зазвичай до цього не чіпляються і ставлять інші вимоги.

Вони розглядають суми компенсації оплати телефонних розмов як додаткове благо працівника з нарахуванням на такі суми ПДФО ( п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ), військового збору та ЄСВ (див., наприклад, консультацію в категорії 103.02 ЗІР).

Що ж потрібно мати в наявності для того, щоб податківці визнали мобільні витрати? На сьогодні їх офіційні приписи зводяться до такого. Щоб сума відшкодування роботодавцем фізособі за використання власного мобільного телефону для виробничих потреб не вважалася додатковим благом, потрібно підтвердити факт використання мобільного зв’язку виключно у виробничих цілях і пред’явити такі документи (консультації в категоріях 103.02, 301.03 ЗІР):

1) договір про надання послуг мобільного зв’язку;

2) список працівників, які використовують власні мобільні телефони у зв’язку з виробничою необхідністю;

3) розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв’язку абоненту, в яких відображаються час переговорів, номер адресата, а також вартість розмов тощо.

Проблеми на практиці виникають з третім із згаданих документів, оскільки детальні розшифровки усіх телефонних переговорів від операторів підприємства отримують далеко не завжди.

У свою чергу, підприємства, як правило, обмежуються тим, що наказами директора затверджують правила та ліміти на користування мобільним зв’язком працівниками підприємства. При цьому встановлюють заборону щодо використання телефонів на власну потребу.

Суди визнають такі документи достатніми для невіднесення до доходу працівника сум компенсації телефонних розмов (див., наприклад, ухвалу ВАдСУ від 21.10.2015 р. № К/800/40148/14).

На жаль, від претензій перевіряльників це не рятує, і в деяких випадках доводиться обстоювати свою правоту в суді.

Наприклад, у постанові Київського окружного адміністративного суду від 20.04.2015 р. № 810/769/15 суд задовольнив позов підприємства і визнав неправомірною вимогу податківців про донарахування ЄСВ директору підприємства. Контролери під час перевірки вимагали пред’явити деталізовані рахунки від оператора мобільного зв’язку із зазначенням номерів абонентів та тривалості розмов, а також журнал обліку дзвінків із зазначенням мети їх здійснення та тривалості щодо кожного номера. Підприємство ці документи не надало, і тоді податківці включили оплату всіх корпоративних мобільних телефонів до доходу директора. Суд визнав такі дії неправомірними, зробивши такі важливі висновки.

По-перше, підприємство не зобов’язане надавати зазначені документи — це не передбачено жодним нормативним документом.

По-друге, сплата ЄСВ є персоніфікованим процесом і залежить, зокрема, від конкретної застрахованої особи та розміру отриманих нею виплат, які включаються до бази нарахування ЄСВ, а в цій ситуації персоніфікації не було.

На замітку: «рекордсменом» за претензіями податківців є послуги роумінгу. При цьому контролери зазвичай з’ясовують, коли саме було надано послуги роумінгу, і звіряють з тим, чи перебувала особа, в користуванні якої є телефонний номер, на цей час у відрядженні за кордоном. Якщо зазначені дані не збігаються, контролери донараховують з вартості послуг ПДФО та ЄСВ.

Суди іноді, розглядаючи такі справи, «виручають» платників податків (див. ухвалу ВАдСУ від 23.05.2016 р. № К/800/6277/16). Але трапляється і негативна судова практика (див., зокрема, ухвалу ВАдСУ від 07.04.2015 р. № К/800/24685/13).

Нарешті такий момент. Хоча в офіційних роз’ясненнях контролери не наполягають на тому, щоб телефони значилися в обліку підприємства, під час перевірок вони на це звертають увагу! Тому, щоб «спати спокійно», потрібно оформити відносини з працівниками з приводу використання їхніх телефонів.

Тут можна застосувати кілька способів, далі ми розглянемо найпоширеніші з них.

Тим часом у будь-якому з варіантів для підтвердження «виробничого» характеру витрат на оплату мобільного зв’язку бажано оформити такі документи:

— наказ керівника про придбання (отримання в користування) для використання в господарській діяльності підприємства мобільних телефонів;

— положення про використання мобільного зв’язку на підприємстві (або правила користування телефонами та картками), затверджене керівником;

— списки працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю та які можуть використовувати скретч-картки;

— журнал обліку видачі та повернення мобільних телефонів;

— журнал отримання і видачі працівникам скретч-карток;

— акт списання використаних скретч-карток;

— виписку мобільного оператора, що підтверджує факт надання послуг мобільного зв’язку.

Має сенс також встановити в документах заборону на використання телефонів задля своєї потреби.

Отримання телефонів у користування

Спосіб 1: оренда у працівника. Найпоширеніший варіант. Підійде проста письмова форма договору оренди.

Нюанс: якщо мобільний телефон було отримано в оренду разом з мобільним номером (SIM-карткою), це бажано зазначити у договорі оренди. Тоді підприємство виплачуватиме працівнику компенсацію за понесені витрати на оплату послуг зв’язку.

У той же час найбільш безпроблемною виглядає ситуація, коли мобільний номер (SIM-картка) належить підприємству. Адже у такому разі рахунок за послуги зв’язку буде оформлено на підприємство, а не на фізособу-працівника.

У бухобліку вартість стартового пакета (за вирахуванням авансу за послуги зв’язку) відображають як нематеріальний актив (витрати спочатку акумулюють на субрахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів», а потім списують вартість об’єкта на субрахунок 127 «Інші нематеріальні активи»).

Тим часом вартість SIM-картки зазвичай «копійчана», і нараховувати амортизацію на такий нематеріальний актив, скажімо, по 1 грн. на місяць, не зовсім виправдано. Тому підприємство може встановити в наказі про облікову політику критерії істотності інформації.

Підприємство може зазначити, що інформація про вартість SIM-картки, скажімо, в межах 100 грн., є несуттєвою, тому її вартість підлягає віднесенню до складу витрат поточного періоду.

Дохід від надання майна в лізинг, оренду або суборенду включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку ( п.п. 164.2.5 ПКУ) та обкладають ПДФО за ставкою 18 %. Оподатковуваний дохід визначають виходячи з суми орендної плати, передбаченої в договорі, яка може становити будь-яку величину, хоча б і 1 грн. Із суми орендної плати також доведеться утримати військовий збір за ставкою 1,5 % ( пп. 1.2, 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). А ось ЄСВ такі суми не обкладають, оскільки здавання майна в оренду не належить до виконання робіт або надання послуг, що неодноразово підтверджував ПФУ та податківці.

Приклад. Підприємство уклало з працівником договір оренди телефону. Сума орендної плати становить 10 грн. на місяць, телефон використовується для адміністрування. Підприємство придбало стартовий пакет вартістю 50 грн., до складу пакета входять 30 грн. передоплачених хвилин (у тому числі збір до ПФУ — 1,76 грн., ПДВ — 4,71 грн.) та SIM-картка вартістю 20 грн. (у тому числі збір до ПФУ — 1,18 грн., ПДВ — 3,13 грн.). Працівник придбав також скретч-картки на оплату послуг мобільного оператора на суму 180 грн. за рахунок коштів, виданих у підзвітну суму (у тому числі збір до ПФУ — 10,59 грн., ПДВ — 28,24 грн.).

Облік операцій буде таким:

Облік отримання мобільного телефону в оренду

Спосіб 2: отримання телефонів від працівника у позичку (регламентується гл. 60 ЦКУ).

Договір позички між юридичними особами, а також між юридичною та фізичною особою укладають у письмовій формі ( ч. 2 ст. 828 ЦКУ).

З огляду на те, що позичкодавець не отримує жодних доходів від надання майна у користування, такі операції у нього не оподатковуються.

Раніше підприємства побоювалися отримувати майно в позичку через ризик виникнення доходів від безоплатного отримання послуги. З 01.01.2015 р. таких ризиків немає, оскільки доходи визначають за даними бухобліку, а в ньому доходи від безоплатного користування майном не виникають.

Спосіб 3: компенсація за знос обладнання. Виплата компенсації за зношування інструментів, що належать працівникам, передбачена ст. 125 КЗпП. Розмір і порядок виплати цієї компенсації визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником. У частині оподаткування цей варіант аналогічний укладенню договору оренди.

Отже, ви можете вибрати будь-який з наведених варіантів. Найощадливіші, очевидно, вважатимуть за краще оформити договір позички, іншим підійде договір оренди. Виплата компенсації за зношування інструменту, швидше, належить до екзотичних випадків.