Працівник повернувся з відрядження на службовому автомобілі без документів на житло…

Розпочнемо з першого запитання. Підкреслимо, що говоримо про відрядження в межах України. Для цього випадку п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ й Інструкція № 59¹ не містять норм, що визначають особливості відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (на ПММ, стоянку, паркування, техобслуговування автомобіля).

¹ Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59.

Відповідно, ці витрати не можуть бути компенсовані працівникові як витрати на відрядження.

Але оскільки працівник використовує службовий автомобіль для поїздки, пов’язаної з госпдіяльністю підприємства, витрати на експлуатацію такого автомобіля можна вважати витратами на госппотреби. Тому працівникові, який направляється у відрядження по території України на службовому автомобілі, одночасно видають аванс на відрядження і підзвітні кошти на госппотреби (для компенсації витрат на ПММ, стоянку, паркування службового автомобіля тощо).

Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про всі понесені витрати, у тому числі й пов’язані з експлуатацією автомобіля.

І тут виникає запитання про строки подання Звіту². Річ у тому, що п.п. 170.9.2 ПКУ визначає єдиний строк подання Звіту і для працівників, направлених у відрядження, і для працівників, що отримали підзвітні кошти на госппотреби. У загальному випадку він становить 5 банківських днів.

² Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. № 350).

Водночас п. 19 розд. II Положення № 148³ встановлює більш стислі строки: готівку на виробничі (господарські) потреби можна видавати щонайбільше на 2 робочі дні, включаючи день отримання готівки під звіт. При цьому у випадку якщо працівник одночасно отримав гроші на відрядження і на госппотреби, строк використання підзвітних коштів продовжується до закінчення строку відрядження.

³ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Таким чином, відзвітувати про використання коштів, виданих на купівлю ПММ та обслуговування службового автомобіля, безпечніше не пізніше наступного робочого дня після повернення з відрядження.

Деякі фахівці розглядають витрати на експлуатацію автомобіля як витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), які зазначені в п.п. 170.9.1 ПКУ (ср. ). Виходячи із цього, вони прирівнюють автовитрати до звичайних витрат на відрядження і при поданні Звіту радять орієнтуватися на загальний строк у 5 банківських днів.

На наш погляд, у п.п. 170.9.1 ПКУ лише наведений перелік витрат, що не є доходом працівника. У ньому жодного слова не сказано про те, що витрати на експлуатацію автомобіля у відрядженні належать до витрат на відрядження. Тому подати Звіт про використання підзвітних коштів, отриманих для забезпечення «автомобільних» витрат, радимо все ж на наступний робочий день після повернення з «авто-» відрядження.

Витрати на ПММ у разі використання у відрядженні автомобіля відшкодовують відповідно до наданих первинних документів. Потім уже «звіряються» з нормами витрати палива за кілометр пробігу, затвердженими наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 98, і маршрутом, погодженим з керівником.

Щоб відзвітувати про інші витрати на відрядження (проживання, добові), у працівника є (п.п. 170.9.3 ПКУ):

— 5 банківських днів — при використанні готівки;

— 3 банківські дні — при знятті готівки з корпоративної платіжної картки;

— 10 банківських днів — при використанні корпоративної платіжної картки в безготівкових розрахунках.

Звертаємо увагу! У Звіті зазначають тільки документально підтверджені витрати і суми добових. Якщо в працівника немає документів, що підтверджують понесені витрати (наприклад, документів про вартість проживання), то такі витрати у Звіті не показують.

Що стосується добових, то при відрядженнях по Україні їх відшкодовують згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). При цьому під первинними документами розуміють рахунки готелів, транспортні квитки та інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні. У ситуації, розглянутій у запитанні, у «відрядному» Звіті не фігуруватимуть ні транспортні витрати (як ми вже сказали, вони будуть показані в окремому Звіті як витрати на госппотреби), ні витрати на проживання (дивлячись на відсутність підтвердних документів). Виходить, що у «відрядному» Звіті будуть показані тільки добові. Чи можна їх відшкодувати працівникові, якщо немає іншої «відрядної» первинки?

Вважаємо, що можна. Мінфін у листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433 роз’яснив, що в разі коли працівник у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов’язаних з таким відрядженням, суму добових визначають тільки згідно з наказом про відрядження.

Переходимо до питань оподаткування.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Добові в розмірі не більше 0,1 розміру мінімальної зарплати (у 2018 році — не більше 372,30 грн.) з розрахунку на кожен календарний день відрядження по території України не включаються до оподатковуваного доходу працівника.

Наднормативні добові для цілей обкладення ПДФО є доходом працівника у вигляді додаткового блага. Це означає, що із суми наднормативних добових утримують ПДФО за ставкою 18 % і військовий збір за ставкою 1,5 %.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму наднормативних добових логічно відображати з ознакою доходу «126» (як додаткове благо). Але податківці пропонують показувати їх з ознакою доходу «118» (як надміру видані та своєчасно не повернені кошти) (див. категорію 103.02 ЗІР), з чим ми не погоджуємося.

ЄСВ на наднормативні добові не нараховують (п. 6 розд. I Переліку № 1170⁴).

⁴ Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Документально підтверджені витрати, пов’язані з експлуатацією службового автомобіля у відрядженні (ПММ, паркування, стоянка, техобслуговування), не включаються до оподатковуваного доходу працівника на підставі пп. 165.1.11 і 170.9.1 ПКУ.

Якщо відповідні придбання здійснювалися за рахунок виданих працівникові коштів, то в будь-якому разі питань не виникає. Але якби і за рахунок власних коштів, то «карколомна» позиція податківців з листа ДФСУ від 23.02.2018 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК⁵, вважаємо, не перешкода. Поки що ДФСУ не чіпляється до ситуацій у відрядженні, про що свідчить роз’яснення в категорії 103.04 ЗІР ДФСУ.

⁵ Детальніше про нього читайте в статті «Якщо працівник придбав за свої: чи буде дохід?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 14).

Що стосується бездокументальних витрат (у нашому випадку це витрати на проживання), то компенсувати їх працівникові можна за рішенням керівника. Для цього працівник подає відповідну заяву, в якій зазначає суму компенсації і причину відсутності підтвердних документів. Сума компенсації включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо та підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Зверніть увагу! Зазвичай, працівник у заяві зазначає «чисту» суму компенсації. І хоча при виплаті грошових доходів п. 164.5 ПКУ незастосовний, щоб знайти суму доходу, що підлягає нарахуванню, потрібно все-таки «накрутити» ПДФО і ВЗ за допомогою коефіцієнта. Для ставок ПДФО 18 % і ВЗ 1,5 % він складе 1,242236 (100 : (100 - 18 - 1,5)).

ЄСВ на суму компенсації витрат на проживання, не підтверджених документально, не нараховують (п. 6 розд. I Переліку № 1170).

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ суму компенсації відображають з ознакою доходу «126» (як додаткове благо).

Податок на прибуток. Норми ПКУ не передбачають будь-яких «відрядних» різниць. Усі витрати на відрядження відображаються за правилами бухобліку.

ПДВ. Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником, при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту (п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Безумовно, такі суми мають бути підтверджені зареєстрованими податковими накладними або документами-замінниками (п. 201.11 ПКУ).