Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


Бухгалтер 911, липень, 2019/№28
Друкувати

Якщо директор підписав документи у відпустці…

Амброзяк Наталья, юрист, Павленко Алексей, налоговый эксперт
При перевірці фіскали спочатку зіставили дати відпусток директора з датами підписів на документах. Підписані директором під час відпустки документи перевіряючі визнали недійсними, оскільки вони нібито були підписані не уповноваженою особою. У результаті намагаються зняти витрати за операціями, які такими документами оформлялися. Наскільки таке правомірно і як із цим боротися, сьогодні й обговоримо.

Відразу скажемо, у перевіряючих це — давно відпрацьована схема, яку вони останнім часом дедалі частіше використовують на практиці. Немало наших читачів уже із цими проблемами стикалося. Причому фіскали не лише знімають витрати за документами, підписаними директором під час його відпустки, але також штрафують за порушення касової дисципліни, стверджуючи, що підписані «відпускним» директором у цьому періоді касові документи є недійсними, тощо. Благо у частині касової дисципліни можна видихнути з полегшенням — «касових» штрафів поки що немає1.

1 Деталі знайдете в статті «Скасовано Указ про штрафи за порушення «готівкових» норм: «танцюють усі»?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 26).

Буває, навіть лякають криміналкою, «поминаючи» при цьому ст. 200 ККУ (якщо підписувалися платіжні/касові документи) або ст. 366 ККУ (натякаючи на службову підробку)… .

Тому бажано взагалі не допускати таких проблемних ситуацій, наприклад, на період відпустки директора, призначаючи іншого працівника виконувачем його обов’язків з правом підпису потрібних документів.

І, крім цього, декілька порад: якщо ви чекаєте податкову перевірку й у вас мали місце такі факти — «перешерстіть» у цьому плані документи і, якщо змога, або їх «перепідпишіть» уповноваженою (заднім числом) на той час особою, або облаштуйте на той період (тим же числом) відкликання директора з відпустки. Можна спробувати поряд з підписом «відпускного» директора поставити ще й підпис працівника, який виконував його обов’язки. Нібито останній і підписав документ першим, а директор — уже після виходу з відпустки (наприклад, на прохання бухгалтера), а для переконливості ще й сам завізував цей документ… .

Тепер поговоримо про тих, хто вже з такими документами попався фіскалам. Вибудовуючи лінію захисту, зауважте, що ситуація з «відпускними» підписами має два аспекти: трудовий і податково-первинний. Що за аспекти і як від цього всього оборонятися? Зараз розповімо.

Трудовий аспект

Тут відштовхуємося від статусу директора: з одного боку, директор виступає виконавчим органом (за господарським законодавством), з іншого — найманим працівником (відповідно до трудового законодавства). Позиція ДФС ґрунтується виключно на трудовому аспекті. Тут ураховується роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16. У ньому держорган доходить висновку про те, що оскільки на директора поширюється трудове законодавство, керівник не може виконувати посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, що гарантується всім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може притягуватися до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період повинні припинятися. Сперечатися із цим складно.

Настійно рекомендуємо на час відпустки директора передавати його повноваження комусь іншому. Адже робота під час відпустки врешті-решт суперечить суті цього поняття.

До того ж «трудовий» інспектор не буде в захваті від того, що працівник (хоч і директор) працював у відпустці. Підприємству в цьому випадку може загрожувати відповідальність у розмірі однієї мінзарплати (на сьогодні — 4173 грн.) за «інші порушення трудового законодавства» згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Посадові ж особи можуть поплатитися адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн. за ч. 1 ст. 41 КпАП.

Але навіть у такій позиції можна зробити пролом. Скориставшись судовою практикою, звичайно. Щоправда, зауважте, що підхід серед суддів не найпопулярніший. На рівні Верховного Суду поки що підтверджень немає. У чому ж суть?

По-перше, ні КЗпП, ні Закон про відпустки, ні інші нормативно-правові акти не забороняють співробітникові виконувати свої обов’язки під час відпустки добровільно.

По-друге, обмеження щодо відкликання з відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП) й особливостей обліку надурочних робіт (ст. 62 КЗпП) установлені для випадків, коли відповідні дії здійснюються за ініціативою роботодавця.

Такого висновку дійшли судді, зокрема, в ухвалі Харківського апеляційного адмінсуду від 18.01.2017 р. у справі № 820/5671/162.

2 www.reyestr.court.gov.ua/Review/64261046.

Отже, з трудовими аспектами розібралися. Але що ж усе-таки з витратами? Чи можна їх відстояти?

Податково-первинний аспект

Для порятунку витрат нам потрібно довести, що: (а) первинні документи з «відпускним» підписом дійсні; (б) госпоперації, зафіксовані документами з п. 1, реальні; (в) первинні документи підписані уповноваженою особою.

Тепер розглянемо детально аргументацію кожного з пунктів.

Первинка дійсна. Яка первинка є дійсною? Та, яка містить усі обов’язкові реквізити первинного документа і закріплює результат реальної господарської операції.

Так, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік одним з обов’язкових реквізитів первинки є особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

У цій же нормі тепер є важливе застереження про те, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про госпоперацію, не є підставою для невизнання госпоперації, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг госпоперації тощо.

Ця ж норма дослівно продубльована в п. 2.4 Положення № 883. У п. 2.5 зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

На нашу думку, ці застереження, крім інших аргументів (див. нижче), дозволяють у таких ситуаціях стверджувати, що підпис на документах директора, який у той момент повинен був перебувати у відпустці, не є підставою для невизнання госпоперації. А вважати підпис «відпускного» директора істотним недоліком або ж уважати на цій підставі документ узагалі не підписаним, на наш погляд, абсолютно некоректно.

Також деякий інтерес для нас у світлі цих проблем може становити і п. 2.16 Положення № 88, де зазначено, що в разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівникові підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання. Окрім іншого (заради сміху ), можна «відшукати» і пред’явити перевіряючим окреме письмове рішення директора, видане ним після виходу з відпустки — про прийняття до виконання підписаних ним самим під час відпустки документів, «оскільки відображені в цих документах госпоперації фактично мали місце». І послатися при цьому на п. 2.16 Положення № 88.

Щоправда, не завадить при цьому спеціально для фіскалів підтвердити ці госпоперації ще й іншими документами і даними облікових регістрів…

Операція реальна. Зазначимо, що судова практика багата подібними справами — коли податківці не обліковували витрати за операціями або намагалися застосовувати штрафи за порушення касової дисципліни, визнаючи недійсними первинні (у тому числі касові) документи, підписані директором під час його відпустки. І в цих справах судді зазвичай підтримують платників, а не фіскалів.

Зверніть увагу, зокрема, на позицію Верховного Суду (ВС), викладену в постанові від 14.08.2018 р. у справі № 815/3479/174. Там дійшли дуже важливого висновку: наявність або відсутність окремих документів, як і деякі помилки або неточності в їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність госпоперації, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов’язаннях платника у зв’язку з його госпдіяльністю мали місце (відбулися), а певні недоліки в заповненні первинних документів носять оціночний характер.

4 reyestr.court.gov.ua/Review/75933010.

Уже цього достатньо, щоб парирувати наїзди фіскалів у подібних ситуаціях зі зняттям витрат за документами, підписаними «відпускним» директором.

В іншій постанові ВС (від 30.03.2018 р. у справі № 821/2106/13-а5) зазначається, що умовою документального підтвердження операції є можливість на підставі наявних документів дійти висновку про те, що витрати фактично понесені. Тут доречно згадати й позицію суддів з постанови ВГСУ від 17.03.2010 р. у справі № 25/158пд6: «…підписання спірного договору директором у період відпустки не є підставою для визнання договору недійсним, оскільки в подальшому сторони виконували договір…». Тому, навіть якщо вважати підписані «відпускним» директором документи недійсними, — у більшості таких випадків реальність госпоперацій цілком можливо підтвердити й іншими документами (первинними та даними облікових регістрів).

5 www.reyestr.court.gov.ua/Review/73139668.

6 vgsu.arbitr.gov.ua/docs/28 2726692.html.

Первинка підписана уповноваженою особою. Тут саме час знову згадати про двоякий статус директора, який визначається не лише трудовим, але й господарським правом. А з точки зору господарського права повноваження директора припиняються за спецпроцедурою. Наприклад, припинення повноважень виконавчого органу в ТОВ належить зазвичай до виключної компетенції загальних зборів (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону про ТОВ7). А відповідно до ст. 39 Закону про ТОВ повноваження одноосібного виконавчого органу можуть припинятися тільки шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу (особи, яка тимчасово виконує його обов’язки).

7 Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 р. № 2275-VIII.

Тобто виходить, з часу призначення (обрання) на посаду і до моменту звільнення з посади директора його службові повноваження не припиняються.

Окремий інтерес для нашої теми становлять висновки, яких дійшли в постанові Київського окружного адмінсуду від 18.07.2017 р. у справі № 810/1313/178 (в апеляції та касації в цій справі фіскалам відмовлено). У ситуації, яка оспорюється, податківці стверджували, що документи, підписані касиром, який перебуває у відпустці, не можуть бути підставою для оприбуткування готівки, і застосовували штраф. Суд же вирішив, що виконання службових обов’язків касиром, який перебуває у відпустці, хоч формально і вважається порушенням законодавства про працю, проте не свідчить про дефектність підписаного ним первинного бухгалтерського документа. Правове значення має тільки належність підпису працівникові, уповноваженому трудовим договором на здійснення відповідної господарської операції.

8 reyestr.court.gov.ua/Review/67854020.

Цей висновок корисний не лише для касирів. Його цілком можна поширити на подібні ситуації з директором та іншими працівниками.

Крім того, ще ширше антифіскальна позиція суду відображена в постанові Шостого апеляційного адмінсуду від 19.11.2018 р. у справі № 810/3765/189 щодо ситуації, де податківці також не визнали касові документи, підписані касиром, який перебував у відпустці. І ці висновки також застосовні до директора.

9 reyestr.court.gov.ua/Review/78126922.

Зокрема, суд зазначає, що на період відпустки правовий зв’язок працівника і роботодавця не припиняється, а трудова функція обмежується виключно в частині обов’язковості її виконання. Також суд зазначив, що вихід на роботу під час відпустки за власною ініціативою, по-перше, вимогами закону не заборонений, а по-друге, додатково не обліковується. Виходячи із цього судді доходять висновку: хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа і спростовувати засвідчені ним операції. Правове значення має тільки наявність на документі підпису посадової особи і наявність у такої особи відповідних повноважень на підписання первинних документів.

Відповідно, підпис «відпускного» директора можна вважати підписом уповноваженої особи, як того вимагає закон. У результаті, як бачите, витрати врятувати цілком реально. Головне — збудувати правильну стратегію. Але краще в такі ситуації зовсім не потрапляти. Чого вам і бажаємо.

фото автора У фокусі
Ушакова Лілія СЕРЕДНЯ ЗАРПЛАТА – НОВИЙ ПЕРЕРАХУНОК [Порядок 100]...
44411 132
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам
Нас вже image користувачів
Клуб 911 — приєднуйтесь, щоб отримати повний доступ до всіх матеріалів сайту. Це безкоштовно!
Вже з нами? Увійти