Послуги приватного нотаріуса оплачено готівкою через підзвітну особу: які документи потрібні?

Акценти цієї статті: які документи підзвітна особа повинна отримати від приватного нотаріуса, щоб можна було:

· підтвердити проведення розрахунків із ним у готівковій формі;
· обґрунтувати, чому підприємство не утримало з виплати нотаріусу ПДФО і військовий збір (далі – ВЗ), а також не нарахувало ЄСВ.

Який податковий і правовий статус у приватного нотаріуса?

Приватний нотаріус – це особа, що провадить незалежну професійну діяльність (п.п. 14.1.226 Податкового кодексу, далі – ПК). Як і підприємці, такі особи належать до категорії самозайнятих осіб. Однак нотаріус – не підприємець, відомості про приватних нотаріусів не вносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР), на них не поширюється дія Закону від 15.05.2003 р. № 755-IV (далі – Закон № 755).

За свої послуги приватний нотаріус бере із клієнта плату, розмір якої визначається за домовленістю сторін (ст. 31 Закону від 02.09.93 р. № 3425-XII, далі – Закон № 3425). При цьому за вчинення нотаріальних дій така плата не може бути нижче держмита, що справляється за аналогічні нотаріальні дії державними нотаріусами (ч. 3 гл. 16 розд. I Порядку, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5).

Тобто при співробітництві із приватним нотаріусом держмито входить до складу плати за послуги нотаріуса і не сплачується окремо. Плата за додаткові послуги, не пов'язані з нотаріальними діями, може бути будь-якою.

Який розрахунковий (платіжний) документ повинен видати підзвітній особі нотаріус у підтвердження оплати своїх послуг?

Підзвітна особа зобов'язана додати до авансового звіту платіжний документ, що підтверджує витрачання готівки (абзац шостий ч. 1 ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95). Інакше підприємству загрожує штраф у розмірі суми, витраченої без підтвердних документів. Розрахунковий документ потрібен і для підтвердження того, що підзвітна особа витратила готівку на потреби підприємства, а не на свої, тобто утримувати ПДФО не треба (п.п. 170.9.1 ПК).

Який документ повинен дати приватний нотаріус? РРО нотаріуси не застосовують, розрахункові квитанції вони також не видають. Адже Закон від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265) поширюється тільки на суб'єктів господарювання (далі – СГ) (преамбула Закону № 265). Згідно із ч. 2 ст. 55 Господарського кодексу (далі – ГК) це юрособи та фізособи, зареєстровані підприємцями.

Приватні нотаріуси не відносяться ні до юросіб, ні до підприємців. Тому Закон № 265 на них не поширюється, а значить, вони не повинні видавати своїм клієнтам ні чеки РРО, ні розрахункові квитанції. Більше того, ПК також не зобов'язує нотаріусів застосовувати РРО (у ст. 178 ПК, присвяченій оподаткуванню осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, ніяких вимог про застосування РРО немає). Профільний для нотаріусів Закон № 3425 також не зобов'язує нотаріусів застосовувати РРО і не містить ніяких інших вимог до видаваних розрахункових документів.

Тому нотаріус на вимогу клієнта може видати розрахунковий документ у довільній формі, що підтверджує факт надання нотаріальних послуг та їх оплату. Із цим згодна і ДФС (ЗІР, категорія 109.03). На практиці нотаріуси видають як такі документи довідки про оплату нотаріальних дій, квитанції про прийняття готівки і т. п. Однак майте на увазі: незважаючи на довільну форму, розрахунковий документ нотаріуса повинен містити всі реквізити первинного документа, наведені в ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 г. № 996-XIV (далі – Закон № 996).

Чи потрібно вимагати від нотаріуса акт наданих послуг? Акт можна не вимагати, якщо розрахунковий документ, виданий нотаріусом, містить інформацію про те, які послуги надав нотаріус і яка сума оплати, а також усі інші реквізити первинного документа, наведені в ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Зауважимо, що в ст. 8 Закону № 3425 передбачена видача нотаріусами довідок про вчинені нотаріальні дії фізичним і юридичним особам, за дорученням яких або у відношенні яких такі дії вчинялися. Такі довідки також можуть служити розрахунковим документом, що підтверджує факт надання нотаріальних послуг та їх оплату (знов-таки, якщо містять усі необхідні реквізити, включаючи суму оплати).

Увага! Гранична сума готівкових розрахунків з нотаріусом протягом одного дня складає 50 000 тис. грн. (п. 1 Постанови правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210).

Який документ потрібен, щоб не утримувати з виплати нотаріусу ПДФО і ВЗ?

Нотаріус самостійно звітує щодо ПДФО та ВЗ і сплачує їх до бюджету (п. 178.4, 178.7 ПК). Тому податкові агенти, які виплачують винагороду нотаріусам, ПДФО і ВЗ не утримують. Однак для цього нотаріус зобов'язаний подати податковому агенту копію довідки про взяття його на податковий облік як фізособу, яка провадить незалежну профдіяльність (про це прямо говориться в п. 178.5 ПК). Така довідка видається згідно з п. 3.10, 6.7 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588 (далі – Порядок № 1588). Вона може бути:
· або за формою № 4-ОПП – якщо нотаріус реєструвався до 20.03.2017 р. (зараз цю форму скасовано). Зауважимо, що довідка за формою № 4-ОПП, хоча зараз і не видається, є дійсною до внесення змін до даних нотаріуса та отримання ним нової довідки за формою № 34-ОПП (п. 4 наказу Мінфіну від 21.12.2016 р. № 1125);
· або за формою № 34-ОПП (додаток 2 до Порядку № 1588) – якщо реєстрація нотаріуса відбулася починаючи з 20.03.2017 р.

Зверніть увагу! У довідці перед прізвищем нотаріуса повинне бути словосполучення «Приватний нотаріус» (це випливає з пам'ятки щодо заповнення довідки, яка міститься на звороті форми № 4-ОПП або № 34-ОПП).

У формі № 1ДФ підприємство відображає виплату нотаріусу з кодом «157».

Який документ потрібний, щоб не обкладати дохід нотаріуса ЄСВ?

Приватні нотаріуси як особи, які ведуть незалежну профдіяльність, є платниками ЄСВ (п. 5 ч. 1 ст. 4 Закону від 08.07.2010 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464). Вони самостійно звітують і сплачують ЄСВ за себе. При цьому СГ не повинні нараховувати ЄСВ на виплати нотаріусу (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Однак для цього рекомендуємо взяти в нотаріуса копію документа про його реєстрацію як платника ЄСВ. Це довідка за формою № 2-ЄСВ (такі довідки видаються починаючи з 01.10.2013 р., а до цього видавалися повідомлення про взяття на облік згідно з Порядком, затвердженим постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-6).

У Звіті з ЄСВ підприємства винагорода нотаріусу не вказується (звичайно, лише в тому випадку, якщо ЄСВ не нараховувався).

Чи потрібно вимагати довідку № 2-ЄСВ окремо, якщо є довідка за формою № 4-ОПП (№ 34-ОПП)? Так, ми рекомендуємо вимагати. Справа в тому, що реєстрація нотаріуса як платника ЄСВ не здійснюється автоматично, як це робиться для суб'єктів, які включаються до ЄДР. Нотаріуси, хоча й отримують таку довідку в органі ДФС, повинні пройти для її отримання окрему процедуру, зараз передбачену розд. III Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 р. № 1162. І довідка № 2-ЄСВ буде підтвердженням, що нотаріус цю процедуру пройшов.

Зауважимо, що в ЗІР (категорія 301.10) є роз'яс­нення, з якого можна зробити висновок, що довідки № 4-ОПП (№ 34-ОПП), виданої згідно з п. 178.5 ПК, для ненарахування ЄСВ буде достатньо. Однак є й інше роз'яснення (із категорії 301.02), згідно з яким підтвердженням реєстрації нотаріуса платником ЄСВ є саме довідка за формою № 2-ЄСВ. Більше того, раніше були листи Пенсійного фонду (див., наприклад, лист ПФУ від 19.03.2012 р. № 6183/03-20), що вимагають для несплати ЄСВ окремого підтвердження.

Чи потрібно вимагати від нотаріуса Свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та/або Реєстраційне посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, що видаються Мін’юстом?

Якщо нотаріус подасть вам копії таких документів, то це, безумовно, тільки плюс. Можливо, у майбутньому вони знадобляться для підтвердження дійсності правочину, зареєстрованого цим нотаріусом. Однак для цілей оподаткування ці документи не потрібні (прямої вимоги про це немає ні в ст. 178 ПК, ні в Законі № 2464). По суті, ДФС сама перевіряє наявність реєстраційного посвідчення (а воно, у свою чергу, видається при наявності свідоцтва), коли видає довідку про взяття нотаріуса на облік як платника податків (п. 6.7 Порядку № 1588). Без реєстраційного посвідчення нотаріус таку довідку не отримає.

Як відображається оплата послуг нотаріуса в бухобліку?

Оплата послуг нотаріуса відображається в обліку залежно від того, які нотаріальні послуги надавалися. У більшості випадків винагороду приватному нотаріусу, як і будь-яку іншу винагороду за професійні послуги, слід уважати адмінвитратами й відображати за дебетом рахунка 92 (п. 18 П(С)БО 16).

Однак якщо послуги нотаріуса були пов'язані безпосередньо із придбанням якого-небудь об'єкта основних засобів (наприклад, нерухомості, автомобіля і т. п.) або нематеріальних активів, тоді вартість нотаріальних послуг включається до первісної вартості цього об'єкта (Дт 15) (п. 8 П(С)БО 7, п. 11 П(С)БО 8).

Висновки

При оплаті послуг приватного нотаріуса від нього потрібно отримати: розрахунковий документ довільної форми, що підтверджує факт надання послуг та їх оплату; довідку за формою № 4-ОПП або № 34-ОПП для неутримання ПДФО і ВЗ. Для ненарахування ЄСВ рекомендуємо додатково отримати від нотаріуса довідку за формою № 2-ЄСВ (або повідомлення про взяття на облік, видане ПФУ). У бухобліку оплата послуг нотаріуса відображається залежно від того, які конкретно нотаріальні послуги надавалися. У більшості випадків це адміністративні витрати.