Первинні документи втрачено: алгоритм дій для підприємства

Під час роботи підприємства досить часто трапляються ситуації, коли втрачаються первинні документи. Причини можуть бути різними: як форс-мажорні обставини (пожежа, затоплення, крадіжка), так і халатне ставлення посадових осіб до документів. Утім, причина не впливає на алгоритм дій підприємства з відновлення документів. То що ж потрібно робити в таких випадках?

Наріжний камінь бухобліку

Первинні документи, безперечно, є наріжним каменем бухгалтерського обліку. Необхідність зберігати документи передбачено в п. 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88).

Існують мінімальні строки зберігання первинних документів, і скорочувати їх не можна. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). У ньому встановлено, що первинні документи, які фіксують факт виконання господарських операцій та які були підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, мають зберігатися не менше трьох років, а документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, − не менше п’яти років.

Отже, більшість документів потрібно зберігати щонайменше три роки. Та що робити, коли втрачено саме їх?

У разі втрати первинних документів, облікових регістрів чи бухгалтерських звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи (п. 6.10 Положення № 88). Форму такого повідомлення не затверджено, тому керівник складає його в довільній формі.

Крім того, має бути призначена комісія для встановлення переліку втрачених документів. Вона розслідує причини їх втрати або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати проведеної роботи комісія узагальнює в акті, який затверджує керівник підприємства. Копію акта потрібно надіслати до контролюючого органу в 10-денний строк.

Порядок повідомлення органу ДФСУ про втрату документів

Законодавство не визначає, як має оформлятися документ, який інформує орган Державної фіскальної служби України (далі − ДФСУ) про втрату документів. Але з огляду на практику зауважимо, що в ньому треба зазначати:

• дату втрати документів або дату встановлення цього факту;
• обставини, за яких документи були втрачено;
• перелік втрачених документів (у разі можливості);
• конкретні реквізити втраченого документа (якщо можна, треба зазначити номер, дату, ким виданий);
• якщо є документи, які підтверджують події, що відбулися, потрібно додати до заяви копії таких документів (наприклад, довідки територіального органу МНС, правоохоронного органу про розкрадання майна тощо);
• якщо до моменту направлення заяви до органу ДФСУ уже складено акт комісії, його копію також слід додати до заяви.

Як назвати цей документ — не принципово, оскільки законодавство не встановлює до нього спеціальних вимог. Зазвичай його називають заявою.

Відновлення документів

Після встановлення факту втрати чи знищення документів підприємство має вжити заходів для їх відновлення. Для цього в нього є 90 календарних днів від дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Що для цього треба зробити, в законодавстві знову ж таки нічого не зазначається. Зважаючи на практику можна виконати такі дії:

• якщо втрачено договори, оформити їх дублікати (або нові примірники). Про це можна домовитися з контрагентами;
• можна оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, звернувшись із письмовими запитами до контрагентів;
• якщо втрачено документи, видані державними органами, звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу їх дублікатів;
• звернутися до банків, що обслуговують підприємство, з проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками;
• отримати в органах ДФСУ, статистики тощо копії звітності, поданої туди за попередні періоди.

Маємо наголосити, що частину втрачених документів можна відновити самотужки на підставі регістрів бухгалтерського обліку. Наприклад, за допомогою касової книги та журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів можна відновити інформацію про касові операції на підприємстві.

Проте, відновлюючи касові документи, будьте готові до суперечок з податківцями, адже вони наполягають, що відновлювати прибуткові касові ордери в разі їх втрати не можна («ЗІР», категорія 109.15). Свою позицію податківці обґрунтовують тим, що норми Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637), не передбачають дій щодо відновлення втрачених прибуткових касових ордерів.

Така позиція податківців доволі суперечлива, адже Положення № 637 не містить і заборони відновлювати втрачені касові документи.

Відповідальність посадових осіб

У частині третій ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV передбачено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше ніж три роки, несе власник або уповноважений орган. Інакше кажучи, за все відповідатиме керівник.