Відрядження: які витрати на проїзд можна компенсувати

Розпочнемо з того, що зазирнемо до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому зазначено, що не є доходом платника податків і підлягають компенсації, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Як бачите, законодавець тут був зовсім не багатослівний. Тому детальніший перелік транспортних витрат, що підлягають компенсації, бажано обумовити в Положенні про службові відрядження. У свою чергу, при його розробці доречно буде «підглянути» в «бюджетну» Інструкцію № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59.

Що ж вона говорить з приводу витрат, що підлягають компенсації, на проїзд? За умови відповідного документального підтвердження відрядженим працівникам відшкодовують витрати на проїзд у розмірі вартості (п. 6 розд. II і п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59):

— проїзду до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (окрім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків. Зауважте: якщо існує кілька видів транспорту, що сполучають місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. За відсутності такої пропозиції вид транспорту працівник обирає самостійно.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, судами морського і річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу і бізнес-класу відшкодовують у кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів;

Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

— проїзду транспортом загального користування (окрім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місця перебування у відрядженні;

— витрат на проїзд міським транспортом загального користування (окрім таксі) і на орендованому транспорті за місцем відрядження. Зазначимо, що для компенсації таких витрат п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 висуває ще одну вимогу (окрім документального підтвердження витрат) — маршрут пересування працівника за місцем відрядження має бути погоджений з керівником підприємства. Проте для госпрозрахункових підприємств, на наш погляд, погодження маршруту — умова не принципова через «добровільності» Інструкції № 59. Якщо ж ви передбачите подібну норму в Положенні про службові відрядження, тоді пам’ятайте: такий маршрут затверджує керівник підприємства при направленні працівника у відрядження (якщо він відомий заздалегідь) або після повернення з відрядження і подання Звіту;

Див. лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365).

— витрат на перевезення багажу. Зверніть увагу: Інструкція № 59 для бюджетників вводить обмеження щодо компенсації таких витрат. Зокрема, якщо вага багажу перевищує вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, то такі витрати відшкодовують з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Але звичайних підприємств це не стосується;

Якщо, звісно, така норма не буде передбачена в Положенні про службові відрядження.

— користування постільними речами в потягах;

— бронювання транспортних квитків;

— страхових платежів на транспорті.

Усі перелічені нами витрати ви сміливо можете компенсувати своїм працівникам. При цьому сума компенсації не потрапить до оподатковуваного доходу фізособі при дотриманні головної умови — факт їх здійснення підтверджений відповідними первинними документами. Зауважте: витрати на проїзд, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням до оподатковуваного доходу працівника.

Але все це — «стандартні» витрати, що не викликають особливих запитань. Давайте поглянемо, які менш поширені «проїзні» витрати ще може знадобитися компенсувати відрядженому працівникові, і вирішимо, чи можна їх відшкодовувати. ЧИТАТИ ДАЛІ...

Інші матеріали із "Бухгалтер911", 2018, № 23:

Використання КОРО: обходимо штрафонебезпечні зони
Що означають показники D і P у СМОКР?
Як членові фермерського господарства стати на ЄСВ-облік
Порушення готівкових обмежень — «двосічний меч»?
Огляд роз’яснень податківців щодо «самовиправлення» ПДВ
Уцінка запасів: чи потрібно нараховувати ПДВ-зобов’язання?
Перелік «офшорів» худне: що врахувати
Загадковий «№ з/п» у касових ордерах: новий мотив тієї ж пісні
Фермерське господарство: розбираємося з відносинами і виплатами
Фермерські доходи і троє веселих друзів: ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Перша «мінусова» ПДВ-декларація: підказки щодо заповнення
Виправляємо декларацію єдиноподатника групи 3

Передплатити "Бухгалтер911"