Все, що необхідно знати про документальні перевірки

"Вісник. Офіційно про податки"

Як правило, невід’ємною частиною здійснення господарської діяльності платників податків є проведення перевірок контролюючими органами.  У цій статті — про те, які підстави для документальних перевірок, які документи (оригінали чи завірені копії) мають надаватися контролюючим органам,  як діяти у разі їх втрати чи пошкодження, а також як довести своє право на врахування документів, наданих під час перевірки.

Загальні аспекти

Запроваджені ДФС України методи оцінки ризиків у діяльності платників дали змогу чітко розподілити суб’єктів господарювання за ступенями ризику та зосереди­ти увагу на тих, щодо яких установлюється велика вірогідність несплати податків або приховування об’єктів оподаткування, а також зменшити втручання контролю­ючих органів у діяльність сумлінних платників податків.

Згідно з п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу контролюючі органи, зокрема, мають право:

• проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків (крім Нацбанку України), у тому числі після проведення процедур митного контролю та/або митного оформлення;
• запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи;
• отримувати від платників податків, платників єдиного внеску та надавати у межах, передбачених законом, документи в електрон­ному вигляді;
• під час проведення перевірок у платників податків — фізичних осіб, а також у посадових осіб платників податків — юридичних осіб та платників єдиного внеску перевіряти документи, що посвідчують особу, а також документи, що підтверджують посаду посадових осіб та/або осіб, які фактично здійснюють розрахункові операції;
• вимагати під час проведення перевірок від платників податків, що перевіряються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки;
• здійснювати контроль за додержанням законодавства з питань регулювання обігу готівки (крім банків), порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), за наявністю ліцензій на провадження видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню відповідно до закону, торгових патентів, за додержанням порядку приймання готівки для подальшого переказу (крім приймання готівки банками), за дотриманням суб’єктами господарювання установлених законодавством обов’яз­кових вимог щодо забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електрон­них платіжних засобів;
• проводити контрольні розрахункові операції до початку перевірки платника податків щодо дотримання ним порядку проведення готівкових розрахунків та застосування РРО. Товари, отримані службовими (посадовими) особами контролюючих органів під час проведення контрольної розрахункової операції, підлягають поверненню платнику у непошкодженому вигляді. У разі неможливості повернення такого товару відшкодування витрат здійснюється відповідно до законодавства з питань захисту прав споживачів;
• вимагати під час проведення перевірок від посадових або службових осіб платника податків залучення повноважних осіб для спільного з працівниками контролюючого органу зняття показань внутрішніх та зовнішніх лічильників, якими обладнано технічні пристрої, що використовуються у процесі провадження діяльності, що перевіряється;
• доступу під час проведення перевірок до територій, приміщень (крім житла громадян) та іншого майна, що використовуються для провадження господарської діяльності та/або є об’єктами оподаткування, або використовуються для отримання доходів (прибутку), або пов’язані з іншими об’єктами оподаткування та/або можуть бути джерелом погашення податкового боргу;
• у разі виявлення порушення вимог податкового чи іншого законодавства України, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, надсилати платникам податків письмові запити щодо надання засвідчених належним чином копій документів;
• вимагати під час проведення перевірок від керівників та інших посадових осіб підприємств, установ та організацій, а також фізичних осіб — підприємців та фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, усунення виявлених порушень законодавства;
• залучати у разі потреби фахівців, експертів та перекладачів, застосовувати під час виконання податковим керуючим повноважень, визначених Податковим кодексом, фотозйомку та відеозапис;
• визначати у порядку, встановленому зазначеним Кодексом, суми податкових та грошових зобов’язань платників податків;
• застосовувати до платників податків передбачені законом фінансові (штрафні) санкції (штрафи) за порушення податкового чи іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.

ПОДАТКОВИЙ КОНТРОЛЬ ЗГІДНО З П. 62.1 СТ. 62 ПОДАТКОВОГО КОДЕКСУ ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ ШЛЯХОМ:

• ведення обліку платників податків
• інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності контролюючих органів
• перевірок та звірок відповідно до вимог цього Кодексу, а також перевірок щодо дотримання законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, у порядку, встановленому законами України, що регулюють відповідну сферу правовідносин
• моніторингу контрольованих операцій та опитування посадових, уповноважених осіб та/або працівників платника податків відповідно до ст. 39 Податкового кодексу

Підстави для перевірки

Підпунктом 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Податкового кодексу встановлено, що документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених цим Кодексом податків та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).

Зазначена перевірка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов’язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, а також отриманих в установленому законодавством порядку контролюючим органом документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків.

Мету проведення податкової перевірки в загальному контексті можна визначити як підтвердження того, що заявлені платником податків у податковій звітності показники достовірно відображають усі аспекти та результати його господарської діяльності, а сама діяльність відповідає вимогам чинного законодавства, зокрема, з питань, що належать до компетенції фіскальних органів.

При цьому слід зазначити, що Податковим кодексом чітко визначено матеріали, які є підставами для висновків під час проведення перевірок, та вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Довідково

Пунктом 85.1 ст. 85 Податкового кодексу встановлено заборону витребування документів від платника податків будь-якими посадовими (службовими) особами контролюючих органів у випадках, не передбачених цим Кодексом.

ДЛЯ ПОСАДОВИХ ОСІБ КОНТРОЛЮЮЧИХ ОРГАНІВ ПІД ЧАС ПРОВЕДЕННЯ ПЕРЕВІРОК ПІДСТАВАМИ ДЛЯ ВИСНОВКІВ Є:

• документи, визначені Податковим кодексом
• податкова інформація
• експертні висновки
• судові рішення
• податкові консультації, інші матеріали, отримані в порядку та у спосіб, передбачені цим Кодексом
  або іншими законами, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи

Які документи надавати

Перелік документів, необхідних для ведення платниками обліку в цілях оподаткування, встановлено Податковим кодексом. Так, відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.  Такий обов’язок виникає у платника після початку перевірки (п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу)

При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов’я­заний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, що настають за днем отримання запиту.

Для платників податків, які відповідно до п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу зобов’язані надавати інформацію в електронній формі, загальний формат і порядок подання такої інформації визначаються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. У разі невстановлення електронного формату і порядку надання такої інформації платник податків звільняється від обов’язку подання її в електронній формі.

У разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, ці органи зобов’язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів (п. 85.9 ст. 85 Податкового кодексу).

Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролю­ючого органу.

У такому разі строки проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання зазначених копій документів або забезпечення доступу до них.

Копії документів

При проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Водночас п. 85.5 ст. 85 Податкового кодексу забороняється вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Аналогічні норми передбачено й Законом про бухоблік. Тобто цим Законом також встановлено, що копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством. При цьому вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Вимоги до «Первинки»

Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник згідно із законодавством та установчими документами.

Слід зауважити, що керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Статтею 1 Закону про бухоблік визначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що грунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об’єд­наннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням № 88.

Згідно з п. 2.1 цього Положення первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції — це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ ПОВИННІ МАТИ ТАКІ ОБОВ’ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ
• назву документа (форми)
• дату складання
• зміст і обсяг господарської операції
• одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі)
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Зазначимо, що залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені такі додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підставу для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо (п. 2.4 Положення № 88). Тому при здійсненні перевірки контролюючий орган може аналізувати наявність відповідних реквізитів у первинному документі.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Крім того, як показує практика вирішення спірних питань, що виникають між платниками податків та контролюючими органами за результатами перевірок, особливу увагу платникам податків необхідно приділити таким питанням:

• згідно з вимогами Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг;
• використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства;
• первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

При цьому додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна передбачаються іншими нормативно-правовими актами.

Тож аналізуючи ці норми, робимо  висновок, що при здійсненні певного виду діяльності та реалізуючи певний вид товарно-матеріальної цінності (наприклад, металобрухт, пально-мастильні матеріали, ліки або хліб), оформлення первинного документа має відбуватись із застосуванням відповідних затверджених форм первинних документів та вимог до них.

Довідково

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ст. 9 Закону про бухоблік).

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх проведених господарських операцій у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено. 

Первинні документи підлягають обов’яз­ковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов’язкових реквізитів і відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув’язка окремих показників.

У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання.

Зауважимо, що дотримання таких вимог до створення та обробки первинних документів практично усуває спірні питання з контролюючими органами, що можуть виникати у майбутньому з питань документального підтвердження реально здійснених господарських операцій.

Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг

При цьому на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Строки зберігання документів

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу (первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством), а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Якщо документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу.

Пунктом 6.6 Положення № 88 установлено, що строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відом­чими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України (п. 1.3 Переліку № 578/5).

Слід зауважити, що строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

При цьому строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Згідно з Переліком № 578/5 строк зберігання первинних і бухгалтерських документів становить три роки за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються п’ять років.

Якщо документи втрачено

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

При цьому платник зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролю­ючого органу.

У разі неможливості проведення перевірки платника податків у зазначених вище випадках терміни проведення цих перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки.

Слід зауважити, що при настанні перерахованих випадків існує певний порядок фіксування та дослідження обставин пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності.

Так, п. 6.10 Положення № 88 передбачено обов’язок керівника підприємства, установи у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності письмово повідомити про це право­охоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи такої комісії оформляються актом, що затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також територіальному органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загально­обов’язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного законодавства, а також законодавства з питань сплати єдиного внеску, — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами, в 10-денний строк.

Важливо

Знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності заборонено Порядком № 1004.

Порядком № 1004 заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності. Саме на цій забороні ґрунтується потреба в експертизі під час відбору документів на знищення. Відповідно до п. 3 цього Порядку експертиза цінності документів проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

Крім того, Правилами 1000/5 визначено порядок складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ), та знищення документів.

Так, на підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за встановленою формою.

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію починаючи з № 1.

Справи включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 р., можуть включатися до акта, що буде складено не раніше 01.01.2018 р., з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 01.01.2020 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені експертною комісією (далі — ЕК) установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірних комісій державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами ДФС з питань дотримання податкового законодавства. Така довідка підписується керівником установи та бухгалтером.

Слід зауважити, що погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, передана для переробки. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

Відповідальність за ненадання документів

Статтею 121 Податкового кодексу передбачено фінансову відповідальність платника податків за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом. Сума штрафу становить 510 грн, а в разі повторного вчинення — 1 020 грн.

Крім того, слід нагадати про норми п. 44.6 ст. 44 Податкового кодексу, згідно з якими також передбачається відповідальність платника, але у значно більших розмірах. Так, у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в абзаці другому п. 44.7 зазначеної статті, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника на час складення такої звітності.

Якщо відмовлять у врахуванні документів

Згідно з п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу у разі якщо посадова особа конт­ролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку, копії таких документів (засвідчені печаткою (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи).

Слід зазначити, що у разі якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення або коли надіслані у передбаченому вище порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продов­жується на строк, визначений ст. 82 Податкового кодексу.

У разі якщо надіслані у передбаченому вище порядку документи надійшли до контролюючого органу після завершення перевірки або у разі надання таких документів відповідно до абзацу другого п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу, конт­ролюючий орган має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків.

При цьому Податковим кодексом також передбачено можливість надання додаткових документів при надсиланні до  контролюючого органу заперечення до акта перевірки.

Так, протягом п’яти робочих днів з дня, що настає за днем отримання акта перевірки, платник податків має право подати до контролюючого органу, що проводив перевірку, заперечення та/або додаткові документи, які підтверджують показники, відображені таким платником у податковій звітності.

Зазначимо, що ця норма працює безпосередньо з нормами п. 86.7 ст. 86 Податкового кодексу, якими встановлено, що у разі незгоди платника податків або його представників з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки, вони мають право подати свої заперечення та/або додаткові документи в порядку, визначеному п. 44.7 ст. 44 цього Кодексу, до контролюючого органу, який проводив перевірку платника податків, протягом п’яти робочих днів з дня, що настає за днем отримання акта (довідки).

Такі заперечення та/або додаткові документи розглядаються контролюючим органом протягом семи робочих днів, що настають за днем їх отримання (днем завершення перевірки, проведеної у зв’яз­ку з необхідністю з’ясування обставин, що не були досліджені під час перевірки та зазначені у зауваженнях), і платнику податків надсилається відповідь у порядку, визначеному ст. 58 цього Кодексу, для надсилання (вручення) податкових повідомлень-рішень.

Платник податків (його уповноважена особа та/або представник) має право брати участь у розгляді заперечень та/або додаткових документів, про що такий платник зазначає у запереченнях та/або листі про надання додаткових документів у порядку, визначеному п. 44.7 ст. 44 зазначеного Кодексу.

Якщо платник податків виявив бажання брати участь у розгляді його заперечень до акта перевірки та/або додаткових документів, зазначивши про це в запереченні та/або листі про надання додаткових документів у порядку, визначеному п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу, конт­ролюючий орган зобов’язаний повідомити такому платнику про місце і час проведення такого розгляду. Таке повідомлення надсилається платнику податків не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від нього заперечень та/або листа про надання додаткових документів у порядку, визначеному п. 44.7 ст. 44 цього Кодексу, але не пізніше ніж за чотири робочі дні до дня їх розгляду. Повідомлення має бути надіслано у порядку, визначеному ст. 42 цього Кодексу.

Рішення про визначення грошових зобов’язань приймається керівником (його заступником або уповноваженою особою) контролюючого органу з урахуванням результатів розгляду заперечень платника податків (у разі їх наявності). Платник або його законний представник може бути присутнім під час прийняття такого рішення.

Насамкінець слід наголосити на необхідності дотримання платниками перерахованих вище норм законодавства, що сприятиме поліпшенню відносин між контролюючими органами і суб’єктами господарювання, своєчасному та у повному обсязі наданні потрібних до перевірки документів та унеможливленню виникнення спірних ситуацій, у тому числі щодо підтвердження добросовісними платниками реально здійснених господарських операцій, надання достатніх доказів реальної втрати документів, вилучення їх правоохоронними органами тощо.

Участь керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу у розгляді заперечень платника податків до акта перевірки є обов’язковою. Такі заперечення є невід’ємною частиною акта (довідки) перевірки.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Закон № 3814 — Закон України від 24.12.93 р. № 3814-ХІІ «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.

Порядок № 1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004.

Правила № 1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Перелік 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5

Автор: Владимир Бычков, заместитель начальника Управления — начальник отдела качества аудита Управления координации аудита Департамента аудита ГФС Украины.