Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Підпишіться!


14.02.20
6489 2 Друкувати

Особливості легітимності первинних Е-документів

Беззаперечним є твердження, що наявність належним чином оформленого та доречного первинного документа є підставою для відображення факту здійснення господарської операції в бухгалтерському та податковому обліку.

В сьогоднішньому блозі ми хотіли б звернути увагу на первинну документацію, так звану «первинку», яка може оформлюватись як на паперових носіях, так і  в електронному вигляді.  Для останнього є всі законні підстави, зважаючи на вимоги Законів про електронні документи та документообіг, про електронні довірчі послуги(Далі за текстом – Закон № 851 та № 2155 відповідно),а також Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами.

Позиція контролюючих органів, яка виражалась у відповідних офіційних документах протягом останніх років щодо можливості застосування електронної форми документів була незмінною. Хоча  можливість й не заперечувалась, але підкреслювалось, що при оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимогзаконодавства, зокрема ПКУ та Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність. При цьому існує також ряд листів Державної фіскальної служби України в яких роз’яснюється (з цитуванням відповідних норм чинного законодавства) питання можливості ведення первинної документації в електронному вигляді.

Але не зважаючи на сталу тенденцію розвитку електронного документообігу, в теперішній час ще існують питання щодо особливостей складання та легітимізації Е-документів, які потребують законодавчого вирішення.

Зокрема, предметом спору може бути питання щодо дати оформлення електронного акту наданих послуг. Саме з цього приводу ДПСУ надіслало на адресу Мінфіну лист від 07.11.2019 р. № 585/4/99-00-07-03-02-13. Суть питання полягає у невизначеності дати первинного документа, який засвідчує факт виконання робіт (надання послуг): або дата складання, яка зазначена у такому документі, або дата його підписання шляхом накладання ЕЦП обома сторонами (у випадку якщо ці дати різняться).

Хоча ми не знайшли у відкритих джерелах  відповідь Мінфіну України на цей лист постараємося розібратися у питанні самотужки.

За договором надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається у процесі вчинення певної дії або провадження певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити отриману послугу (ст. 901 Цивільного кодексу). Законодавством не передбачені будь-які типові документи для оформлення операцій з надання (отримання) послуг. Як правило, таким документом є акт наданих послуг.

Цілком виправданим є існування наступного питання: датою оформлення документа є дата його складання чи дата його підписання, а також ким саме  - підписання виконавцем чи замовником.  Логіка підказує що юридичну силу та доказовість документ буде мати тільки після підписання його обома сторонами договору.

Наявність в первинному документі, незалежно від того яку форму він має паперову або електронну, обов’язкових  реквізитів регламентована Законом про бухгалтерський облік та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. До них зокрема відносяться: дата складання та особисті підписи або інші дані, завдяки яким можливо ідентифікувати учасника господарської операції. В той же час зазначеними нормативними документами визначено, що застосування в бухобліку первинних е-документів здійснюється з урахуванням особливостей Закону № 851 та Закону № 2155. Тобто, весь шлях е-документа розпочинаючи з його створення, підписання та відображення в бухобліку повинен враховувати наступні  особливості:

  • електронний підпис слугує ідентифікацією автора документа;
  • накладення такого ЕЦП завершує створення електронного документу;
  • щоб вважатись оригіналом (тобто бути легітимним), е-документ має містити всі обов’язкові реквізити, до яких зокрема відносяться підписи всіх авторів, які його створювали;
  • час створення документа відповідає часу електронної відмітки часу на момент перевірки ЕЦП замовника на акті.

На превеликий жаль вищезазначений  висновок,  що датою акту є підпис безпосередньо замовника (а не виконавця) послуг не підкріплені однозначними відповідями контролюючих органів, рішеннями судів вищих інстанцій, а також Мінфіну. В той же час неузгодженість з цього питання має вплив на визначення Виконавцем першої події за правилами податкового обліку податку на додану вартість.

Крім того, відповідь на це питання прямо впливає на питання щодо виникнення доходу та витрат у сторін договору з надання послуг (виконання робіт).Згідно правил бухгалтерського обліку стандарту 16, витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони були здійснені. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, у якому вони здійснювалися. Тобто, для виконавця робіт (надавача послуг) витрати визнаються одночасно з визнанням доходу. Для замовника витрати в бухобліку відображають в момент їх здійснення, незалежно від факту отримання первинного документу від виконавця,  за умови складання внутрішнього первинного документа (на підтвердження маємо лист Мінфіну 2016 року за № 31-11410-06-5/11705 та п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів в бухобліку).

Згідно стандарту 15 Дохід, дохід у бухобліку визнається при збільшенні активу або зменшенні зобов'язання, що приводить до збільшення власного капіталу (за винятком збільшення капіталу за рахунок внесків учасників підприємства), якщо оцінка доходу може бути достовірно визначена.

Таким чином, результат господарських операцій (зокрема, визнання доходів і витрат) мають відображатися у бухобліку у звітних періодах їх здійснення – незалежно від того, коли оформлені первинні документи, що засвідчують здійснення таких господарських операцій.

Тобто, на нашу думку, датою первинного е-документа має вважатись дата його складання, яка з практичного досвіду роботи має збігатись із датою накладення цифрового підпису особою, відповідальною за складання первинного документу (виконавцем).

Відповідно, дієвим засобом  уникнення непорозумінь з контролюючими органами та контрагентами є встановлення ефективної системи документообігу, яка дозволить отримувати та підписувати акти щодо робіт (послуг) у день їх складання та отримання.

Тетяна Савчук, аудитор, керівник практики трансфертного ціноутворення та аудиту ID Legal Group.

Теги:
Коментарі
  • Ігор
14.02.20 09:49

Головною, є дата документу. Інше від лукавого, що дає державній фіскальній корупції додаткові інструменти для "штрафних зачіпок".
1. Документ містить відомості про операцію, яка відбулась на дату обо за період (місяць);
3. Одразу могло не бути доступу до Інтернету, поламаний комп, оформлюють/продовжують е-підпис, керівник був у відпустці і після виходу затвердив, були більш важливі події, ... ;
4. Головне: сторони своїм підписом/е-підписом засвідчують/підтверджують визнання/затвердження дати/періоду (місяць) коли операція відбулась. Навіть, якщо підписали/затвердили через тиждень/місяць/... .
5. Тільки почавши по-людські відноситись до "людського життя" почнемо розвиватись.

Відповісти
    Оцінити
  • 32
  • 1
  • Светлана
14.02.20 10:19

Тільки почавши по-людські відноситись до "людського життя" почнемо розвиватись. - 100%

Відповісти
    Оцінити
  • 11
  • 0
У фокусі фото автора
Ушакова Лілія Форма № 1ДФ за 3 квартал: оренда, позики, ФОП, штрафи…...
10838 15
Календар бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
Додаток
Курси валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд