Як зараз економлять на працівниках? [аналіз варіантів]

Підприємства економлять на усьому, у тому числі на працівниках. Часто-густо не озираючись на КЗпП.

Але карантин закінчиться, а Держпраці заявиться.

Наведемо популярні зараз варіанти економії і покажемо, що треба врахувати в кожному випадку.

Розглянемо з позиції роботодавця, але буде цікаво й працівникам.

Відпустка за свій рахунок

Позитив для роботодавця. Можливість зберегти кадровий склад. Скорочуються витрати на оплату праці.

Головна деталь. Ініціатором виходу у відпустку за свій рахунок має бути працівник.

Саме у цьому місці відбуваються основні порушення!

Примусово відправити працівника у таку відпустку роботодавець не може. Домовляйтеся з працівником, і буде вам відпустка. Інакше ніяк.

Нюанси. Є випадки, коли відмовити працівникові у виході у відпустку за свій рахунок не можна. Вони перераховані в ст. 25 Закону про відпустки.  Наприклад, працівник — пенсіонер за віком має право на відпустку за свій рахунок до 30 календарних днів щорічно (див. п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Якщо він попросить таку відпустку, роботодавець відмовити не має права.

Інша справа — відпустка за домовленістю сторін.

Максимальна тривалість відпустки, що надається за ст. 25 Закону про відпустки, залежить від підстави надання.

Договірна відпустка за свій рахунок надається в загальному випадку не більше ніж на 15 календарних днів (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки). АЛЕ! Якщо про вихід у таку відпустку домовитися в карантинний період, то можна гуляти без зарплати увесь період карантину (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки).   

Як оформити? У два кроки.

1. Працівник пише заяву. Наводить в заяві причину виходу у відпустку, дату початку відпустки і її тривалість. Але якщо карантинна відпустка — за свій рахунок, то дату її закінчення можна залишити відкритою. Тобто, наприклад, вказати в заяві: прошу надати відпустку без збереження заробітної плати у зв'язку зі встановленням карантину на території України з 18.04.2020 р. до закінчення карантину.

2. Роботодавець видає наказ (розпорядження) про надання відпустки.

Що з ризиками? Якщо відпустка за свій рахунок триває більше 15 к. дн., є небезпека, що інформацію про вас Пенсійний фонд передасть Держпраці. Звідки він дізнається такі подробиці? З ваших звітів з ЄСВ.

У результаті можна потрапити в поле інтересів Держпраці і до плану перевірок на 2021 рік.

Пам'ятаємо про ЄСВ! За загальним правилом, якщо через надану відпустку без збереження заробітної плати база нарахування ЄСВ за ставкою 22 %, визначена за основним працівником, виявилася нижче мінімалки, потрібно розрахувати різницю між цими двома величинами (далі — ЄСВ-різниця) і донарахувати на неї ЄСВ.

Але! Якщо база нарахування  ЄСВ дорівнює нулю (працівник увесь місяць був у відпустці за свій рахунок), платити ЄСВ з мінзарплати не треба!

Неповний робочий час

Позитив для роботодавця. Оплата пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. Менше працюють — менше отримують.

Але це і компроміс для працівника. Така міра дозволить не скорочувати штат працівників. Часто вибір такий: отримувати менше або опинитися на вулиці.

Головна деталь. Якщо хочемо швидко встановити неповний робочий, то ініціатива повинна йти від працівника. Тоді хоч із завтрашнього дня (ст. 56 КЗпП).

Нюанси. Як бути, якщо працівники проти? Можна бути проти, але не довго. Роботодавець може сам установити неповний робочий час (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Щоправда, для цього йому треба попередити працівників і почекати 2 місяці. Та й провести такі зміни можна тільки у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці та за погодженням із профкомом (якщо він є на підприємстві).

Два місяці попередження пройшли, а працівник відмовляється працювати в нових умовах? Тоді його звільняють на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги в розмірі не менше середнього місячного заробітку.

Як оформити? Якщо йдемо від працівника, то він пише заяву з проханням встановити неповний робочий час за ст. 56 КЗпП. На підставі заяви видають наказ про встановлення неповного робочого часу.

Якщо йдемо від роботодавця, то:

1) не пізніше ніж за 2 місяці до майбутніх змін (а) погодити своє рішення з профкомом (якщо він є), (б) видати наказ про встановлення неповного робочого часу у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці; (в) ознайомити зі змінами працівників (підпис під наказом або окреме повідомлення);

2) напередодні встановлення неповного робочого часу:

— отримати від працівників згоду або відмову від продовження роботи в нових умовах праці;

— видати наказ про встановлення неповного робочого часу працівникам, що погодилися на роботу в нових умовах;

— видати наказ про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП з працівниками, що відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці.

Що з ризиками? Якщо у вас у звітному місяці на 20 % і більше збільшилася кількість працівників з ознакою «неповний робочий час», Пенсійний фонд зіллє цю інформацію Держпраці. Можна потрапити в план перевірок на 2021 рік.

Пам'ятаємо про ЄСВ! Якщо зарплата основного працівника (ставка 22 %) з неповним робочим часом виявилася нижче мінімалки, треба розрахувати ЄСВ-різницю і донарахувати на неї ЄСВ.

Оформляємо простій

Наслідки для роботодавця. Люди не працюють, але 2/3 ставки платити треба. З усіма податками.

Головна деталь. Простій можна ввести для усього підприємства або окремих відділів (цехів, підрозділів) або окремих працівників. Час простою не з вини працівника має бути оплачений з розрахунку не нижче 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Як оформити? В загальному випадку оформляють акт простою (спеціально створена комісія встановлює причини простою і строк простою) + наказ про простій. Але акт простою — папірець не обов'язковий. Може і не бути. А ось наказ про простій бути повинен. У ньому вказуємо: причину простою; час простою (з якої і до якої (якщо вона відома) дати встановлений простій); категорії працівників, структурні підрозділи, які підпадають під дію простою; заходи щодо усунення простою; порядок оплати часу простою; необхідність присутності або відсутності працівників під час простою на робочих місцях.

Що з ризиками? Якщо зарплати працівників «проваляться» нижче мінімалки (у зв'язку з оплатою у розмірі 2/3 окладу), аналізатор ЄСВ-звітів — Пенсійний фонд може «злити» таку інформацію Держпраці.

Пам'ятаємо про ЄСВ! Якщо зарплата основного працівника (ставка 22 %) виявилася нижче мінімалки, треба розрахувати ЄСВ-різницю і донарахувати на неї ЄСВ.

Зменшуємо оклади

Плюси для роботодавця. Вони очевидні. Працівники працюють стільки ж, а отримують менше.

Головна деталь. Є два варіанти.

Перший — полюбовний. Рішення зменшити оклади приймають збори трудового колективу. «За» голосують усі. Тоді оклади можна косити хоч із завтрашнього дня.

Другий — примусовий. КЗпП дозволяє зменшувати розміри виплат працівникам, але з попередженням за 2 місяці.

Нюанси. Для примусового зниження потрібна підстава — зміни в організації виробництва і праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Наприклад, змінилася організаційна структура підприємства, у зв'язку з чим змінилися посадові обов'язки відповідних працівників або змінені форми чи системи оплати праці на підприємстві. Усе це, цілком імовірно, може вплинути на розмір заробітної плати працівників, у тому числі у бік її зменшення.

АЛЕ! Просто зменшувати оклади, оскільки так захотів директор, не можна.

Як оформити?

Варіант «від працівників». Проводяться збори трудового колективу. УСІ працівники голосують за зменшення окладів, що зазначають у протоколі зборів. Вносять зміни в окладовстановлюючі документи підприємства.

Варіант «від роботодавця». Тут порядок той же, як і в разі переведення на неповний робочий час за ініціативою роботодавця (див. вище).

Що з ризиками? Настукати Держпраці можуть податківці. Нічого особистого. Просто зменшення фонду оплати праці призведе до зменшення сум ПДФО, ВЗ, ЄСВ. Можна потрапити в план перевірок Держпраці на 2021 рік.

Порада.  Перш ніж різати оклади, проаналізуйте склад виплат працівникам. Можливо, за рахунок зменшення (відміни) тих виплат, які не належать до основної зарплати і виплачуються за наявності фінансових можливостей, ви зможете скоротити витрати на оплату праці.

Приклад такої виплати — щомісячні премії. Якщо зафіксовано, що вони виплачуються за наявності фінансових можливостей, то за відсутності таких можливостей роботодавець має повне право ці премії не нараховувати.

Але не можна прибирати доплати, надбавки, інші виплати, гарантовані чинним законодавством, просто тому, що немає фінансових можливостей їх виплачувати. Це справедливо і в разі зменшення їх розміру.

Скорочуємо персонал

Плюси для роботодавця.  Скорочуючи чисельність працівників — скорочуємо витрати на оплату їх праці.

Головна деталь. При скороченні чисельності або штату працівників можна розірвати трудовий договір за ініціативою роботодавця (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Працівникові, що звільняється на цій підставі, виплачують вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку.

Нюанси. На думку Мінпраці (див. лист від 07.04.2011 р. № 114/06/187-11), скорочення чисельності та скорочення штату — поняття не тотожні. Так, чисельність працівників — це списковий склад працюючих. Тому скорочення чисельності працівників передбачає зменшення їх кількості. У свою чергу, штат співробітників — це сукупність посад, установлених штатним розписом підприємства. Тобто скорочення штату є зміною штатного розпису за рахунок ліквідації певних посад або зменшення кількості штатних одиниць за певними посадами.

Скорочення штату або чисельності працівників має бути обґрунтоване. Роботодавець має право прийняти рішення про скорочення, якщо така необхідність підтверджена, наприклад, погіршенням фінансового стану підприємства, зменшенням збуту і попиту на окремі види продукції.

Як оформити?

Роботодавцеві необхідно:

1) підготувати відповідне техніко-економічне обґрунтування необхідності скорочення чисельності та/або штату працівників;

2) не пізніше ніж за 3 місяці до намічених звільнень передати профкому (якщо він є на підприємстві) дані про кількість і категорії працівників, яких це може торкнутися, терміни звільнення і т. п.;

3) видати спільний наказ (розпорядження) про скорочення чисельності або штату. У ньому необхідно вказати причини проведення скорочення штату або зменшення чисельності працюючих, конкретні посади та роботи, які підлягають скороченню, а також дату, з якої буде проводитися скорочення штату (чисельності) на підприємстві;

4) скласти та затвердити новий штатний розпис (без урахування скорочуваних посад) або внести зміни в діючий;

5) у разі масового вивільнення працівників не пізніше ніж за 2 місяці до дати вивільнення подати в територіальні органи служби зайнятості форму звітності № 4-ПН;

6) видати наказ (розпорядження), що попереджає працівників про звільнення на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП, не пізніше ніж за 2 місяці до планованої дати. Ознайомити з ним працівників під підпис.

Увага! Якщо з'являються вакансії, вони обов'язково мають бути запропоновані працівникам, які потрапили під скорочення. Відмову від запропонованої роботи оформляйте письмово;

7) отримати згоду виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на звільнення працівників — членів профспілки;

8) видати наказ (розпорядження) про звільнення на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Що з ризиками? Тут на роботодавця можуть настукати трудовикам і податківці, і Пенсійний фонд (якщо чисельність скоротилася на 10 % або більше), і Центр зайнятості (якщо масове скорочення, подана форма № 4-ПН).

Можна потрапити в план перевірок Держпраці на 2021 рік.

Лілія Ушакова, експерт «Податки & бухоблік»