Електронний документообіг. Що хвилює українських підприємців
Михайло Федоров, Віцепрем'єр-міністр України, міністр цифрової трансформації, НВ.
Переваги, які отримує бізнес від переходу на цифру, справді вагомі.
Період карантину для Мінцифри виявився напрочуд плідним — він запам’ятається низкою гучних релізів. Серед них і сервіс підписання документів на порталі Дія, який ми презентували наприкінці квітня. Він має наблизити до громадян та бізнесу сферу електронних довірчих послуг, розвиток якої — наша зона відповідальності.
Документообіг — фундамент будь-якого бізнесу, головний інструмент підзвітності й безперервний драйвер процесів. Угоди, рахунки, акти виконаних робіт — на початку паперовий документообіг може здаватися непоганим варіантом, однак у ході розвитку бізнесу ручні процеси стають доволі обтяжливою практикою. Електронний документообіг, навпаки, дозволяє оптимізувати бізнес-процеси. А ще відкриває безліч переваг — про них і поговоримо.
Електронний документообіг — це просто
Перший крок до його впровадження — електронний підпис. Тому перехід з паперу на цифру підприємству варто розпочати зі забезпечення електронними підписами співробітників, уповноважених діяти як представники компанії.
Для автоматизації та впорядкування усіх процесів, пов’язаних з документами, існують сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є такі: M.E.Doc., СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Електронна звітність Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Звіт, Арт-Офіс, Арт-Звіт Pro. Їх функціонал дозволяє підписувати електронні документи, обмінюватися ними з контрагентами та вести звітність.
Підписати електронний документ можна й онлайн. Для цього можна скористатися сервісом підписання документів, який ми запустили на порталі Дія. Процес підписання тут охоплює всього декілька кліків, а безпека гарантована. Підписаний документ залишається лише у вашому браузері й не передається на портал Дія. А технологія шифрування закриває доступ до інформації для будь-якої особи, яка не володіє секретним ключем.
Електронний підпис несе таку ж юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних. Натомість після скасування печаток на документах та введення адміністративної відповідальності за їх вимогу перевірити походження підпису на папері доволі складно.
Ще одна функція на порталі — перевірка підпису. Так можна отримати інформацію про всі підписи на файлі, а саме особу підписанта, час підпису, номер сертифіката та інше.
Про юридичну силу електронних документів
Відповідно до українського законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг, документи з накладеним КЕП є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з власноручним підписом. Тому нічого не стоїть на заваді до використання первинних електронних документів у бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.
У ході судової тяганини електронні документи, підписані КЕП, можуть бути доказами у суді. На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів.
Переваги електронного документообігу
Переваги, які отримує бізнес від переходу на цифру, справді вагомі. За підрахунками, на тонах видаткових матеріалів, що супроводжують паперовий документообіг, та логістичних послугах компаніям вдається заощадити 1−2% від обороту.
Технології дозволяють значно зекономити час — не менш цінний ресурс. При налагодженій комунікації з контрагентом підписати документ онлайн можна за лічені хвилини. У паперовому документообігу процес підписання займає від двох днів: одна сторона підписує документ на папері та відправляє його через службу перевезень або подорожує до контрагента для особистого підписання документу.
Оптимізація роботи співробітників підвищує їх ефективність. Скорочення споживання паперу додає плюсів у карму за екологічну свідомість. І найголовніше: електронний документообіг — це рішуче новий рівень безпеки та прозорості, оскільки всі етапи обробки документів протоколюються та зберігаються, а електронний підпис захищає важливу інформацію від сторонніх.
- бурундук
ргумент государства—а вдруг вы в общий коридор выйдите,
а у вас тут дверь
- като
у нас крупная компания по украине разбросаны предприятия. подписываем ключами в программе, удобно. уменьшаются трудозатраты, стоимость бумаги и т.д. не почерю тем кто пишет что тяжело, если НН регистрируете, то это тоже самое, как по мне.
Я и по себе делаю декларацию на бесплатном сайте налоговой, получила ключ в приват и тоже все оформляю без проблем.
Відповісти- Ігор
Прочитав коментарі. Спробую узагальнити:
1. Медок та Фрідо мають інтеграцію з 1С. Не все там ідеально, але видаткові, рахунки, акти вони експортують з 1С в себе. І надіслати можна всім користувачам тих програм + Сота, Соната, та ще. Але не всім, див.п.2;
2. Іншим можна надіслати через «Вчасно» та подібним (див.статтю) + «Дія». Для отримувачів безкоштовно, під час карантину вони всі пропонують безкоштовно. Так, іноді бувають накладки з отримувачем, тобто тільки на екаунт з вказаною 1-ю е-mail. Також завантажується не дуже зручний файл. Є і перевага, всі документи зберігаються. Для ще більш простого варіанта є Приватівська «Paperliss», дів.п.3;
3. Чим зручна Paperliss?: ви формуєте у pdf-форматі файл, завантажуєте та е-підписуєте файл. Тут головне: е-підпис вбудовується у pdf-файл. Тобто файл один, його можна переслати е-поштою будь-кому? З ним легко працювати. Так само отримувач підписує цей документ, і ми отримуємо pdf-файл з кількома вбудованими е-підписами. Потім, для перевірки, перетягуємо цей файл у відповідне «вікно» і бачимо е-підписантів.
Ну, а на останнє, вибачте, грубість: ви для своїх дітей від вчителів/вихователів вимагаєте індивідуальний підхід? То чому до контрагентів лінуєтесь? Як з фіскальнею, ви по стійкі «струнко». Як від мобільних операторів або ДТЕК діда, ви теж мовчите отримуючи в е-вигляді. Чому контрагентам мізки виносите? У роздрібних мережах, в середньому 1,3 бухгалтера на магазин + в магазині 2 бухгалтери, товарознавець, завідуючий, … . Як приклад, в АТБ (1600 магазинів) центральна будівля 12 поверхів. З них 7 бухгалтерія. В кожній області центральна база де 20 – 50 бухгалтерів. На кожне місто де більше 20 магазинів своє управління з 10 – 15 бухгалтерів. І в кожному магазині – писав вище. Всі бухгалтери кожної години по 5 хвилин перекур, 4 рази чай/кава по 15 хвилин, по 2 години на день обговорення моди, страв, в «кого-що», … І ви шукаєте привід не працювати?
Відповісти- Ігор
Евріка!!!
Ось ще одне просте, безкоштовне рішення!
Сайт АЦСКА фіскальні: https://acskidd.gov.ua/verify
Зліва меню: "Підпис даних" - підписує pdf-файл будь-яким ключем та вбудовує в нього підпис.
Зліва меню: "Перевірка підписаних даних" - перевіряє.
Можна завантажувати та підписувати вже підписаний файл. Наприклад, договір, ТТН тощо.
При перевірці показує всі підписи навіть різних АЦСКА.
Ну от що ще треба?
Блоги 
