Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


15.07.20
27160 12 Друкувати

Електронна трудова книжка: який порядок подання скан-копій?

Бюджетна бухгалтерія

Боршовська Валентина, заступник директора Департаменту інформаційних систем та електронних реестрів ПФУ

 

Сьогодні все більше роботодавців звертаються із запитаннями щодо обов’язку надання скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду. Відповіді на ці запитання ви знайдете в нашій статті.

На виконання Указу Президента України від 08.11.2019 р. № 837 Пенсійним фондом у червні 2020 року розпочато впровадження нової системи «Автоматичне призначення пенсій», тобто подати документи для призначення пенсії можна через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Особливістю новації є те, що пенсію буде призначено без особистого звернення до територіального органу ПФУ на підставі поданих у зверненні документів.

В особистому кабінеті застрахована особа заповнює та подає «Анкету-заяву на автоматичне призначення пенсії», що працює наразі у тестовому режимі. Деякі поля заповнюються автоматично за даними особи, наявними на порталі, деяку інформацію необхідно додати в ручному режимі.

Разом з Анкетою додаються файли сканованих документів, що підтверджують набутий трудовий стаж та ідентифікують особу. Файли документів необхідно прикріпити у відповідному розділі, кожний розділ містить перелік необхідних документів.

Зауважимо, що обов’язковою умовою такого автоматичного призначення пенсії є наявність на дату набуття права на неї електронних відомостей про трудову діяльність застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.

Для зручнішого сприйняття інформації ми підготували спеціальну таблицю, в якій зліва наведено запитання, що стосується порядку надання скан-копій трудових книжок, а справа — відповідь на нього.

№ з/п

Запитання

Відповідь

1

Чи зобов’язаний роботодавець надавати скан-копії трудових книжок працівників?

Ні, наразі такого обов’язку для роботодавців не встановлено. Відомості про трудову діяльність працівників можуть подаватися через вебпортал ПФУ страхувальником-роботодавцем або ж особисто працівником. Це прямо зазначено у п. 6 Порядку № 10841.

Проте, зважаючи на те, що в загальному випадку трудові книжки працівників знаходяться в роботодавців, Пенсійний фонд звертається до установ із проханням організувати через вебпортал ПФУ подання сканованих копій документів, що підтверджують трудовий стаж працівників, які набувають права на призначення пенсії за віком

2

Із чого складаються відомості про трудову діяльність працівника?

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.

Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження форми такої згоди Пенсійним фондом її укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

Якщо відомості про трудову діяльність працівник надає особисто, то скан-копія згоди не потрібна

3

Чи є вимоги щодо скан-копій та формату їх подання?

Так, такі вимоги є. Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 6372, а також згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних виготовляються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.

Скановані копії, що виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту.

Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Скан-копії повинні бути чіткими. Тобто повинні добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.

Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно.

Сканувати можна:

— або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі jpg;

— або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один файл у форматі pdf.

Враховуйте: сканування здійснюється в кольоровому форматі. Скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки

4

Який порядок надання скан-копій роботодавцями?

Усю процедуру можна розділити на 4 кроки.

Крок 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ та у правому верхньому куті натисніть поле «Вхід».

Крок 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».

Із списку Акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) оберіть свого надавача послуг Електронного цифрового підпису (ЕЦП), в якому ви отримали електронний підпис. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Крок 3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження. Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.

Крок 4. Додайте:

1) скан-копії трудової книжки (вимоги див. вище). Натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки;

2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.

Готово? Натискайте «Відправити до ПФУ» — і копія трудової книжки буде передана Пенсійному фонду.

Звертаємо вашу увагу, що наразі подано до Верховної Ради законопроєкт № 3623 — Проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — про запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

У разі його прийняття ст. 48 КЗпП буде викладена у новій редакції. У цій статті буде встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При цьому роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний буде вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення

1 Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

2 Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

Інші матеріали із "Бюджетної бухгалтерії", 2020, № 26:

 

Передплатити "Бюджетну бухгалтерію"

 

 

Бухгалтер 911 наголошує: зміст авторських матеріалів може не співпадати з політикою та точкою зору редакції. Серед авторів матеріалів, що публікуються, є не лише представники редакційної команди.

Викладена інформація в конкретній публікації відображає позицію автора. Редакція не втручається в авторські матеріали, не редагує тексти, тож не несе відповідальності за їх зміст.

Коментарі
  • Гость
15.07.20 09:22

В Порядке указано следующее:

8. Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, ..., мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.

Где здесь написано, что только страницы, на которых есть записи?


Відповісти
  • Владимир
15.07.20 23:15

Гость, пусті - непридатні для сприйняття їх змісту, бо нічого не містять. А по суті Ви гарно підковирнули, так виписують норми двієчники

Відповісти
  • Наталья
15.07.20 09:57

Читайте далі.. "Скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки"

Відповісти
  • Светлана
15.07.20 10:00

Даешь каждому пенсионеру компьютер и сканер! Ключ электронный давать с выездом на дом в удобное для пенсионера время!

Відповісти
  • 9991
15.07.20 10:14

Светлана, я цілий день убила для сканування і приєднання копій в кабінет  ПФУ для призначення пенсії. Це при тому, що маю досвід роботи на ПК і не чайник. Там скільки обмежень по розмірам і форматам, що так просто не зробити пересічному громадянину із мінімальним знанням компьютера. Потім подзвонили і попросили підійти в ПФУ для ідентифікації особи. Прийшла, а вони дивуються для чого :)))

Відповісти
  • а у нас
15.07.20 10:48

9991, а уявіть як це роботодавцям! Ладно, кадри відсканують, а далі бухгалтеру сиди і відправляй, неначе робить більше немає чого!

Відповісти
  • Юрий
15.07.20 10:13

Бла-бла-бла. Почему-то я уверен, что на практике все будет как прежде: приходи лично и покажи трудовую инспектору ПФ. У меня были три попытки коммуникации с Шевченковским ПФ г. Харькова через вэб-портал ПФУ: назначение пенсии, перерасчет и внесение изменений в связи с увольнением. И хотя я все делал как требовалось: заполнял формы в личном кабинете, прикладывал сканы всех документов, подписывал ЭЦП, все заканчивалось одинаково: приходило сообщение из ПФ: прийдите для идентифткации. На мой вопрос, зачем? инспектор ПФ отвечала: "Скан копии это хорошо, но мне надо лично посмотреть на ваши документы"!
ВОТ такая диджитализация ПФУ в Харькове!   

Відповісти
  • Инесса
15.07.20 11:09

Юрий, но мне надо лично посмотреть на ваши документы"!-
вот ключевая фраза, на которой заканчивается вся их хваленая диджитализация. У нас для этой процедуры- "лично посмотреть" -тетка из ПФУ достает огромную лупу из-под стола и под микроскопом ищет к чему бы придраться в документах: тут она видит вдруг подчистку, там ей печать не нравится (и продублируй эту запись заверенной справкой с несуществующего уже предприятия).  Так и растворяется твой страховой стаж под ее "микроскопом". А они поют громко -диджитализация. Все это сказки венского леса для наивных.

Відповісти
  • Лея
15.07.20 11:07

ФОПу воучили листа з пенсійного фонду, що має направити скан-копії трудової книжки праціника до пенсійного фонду для призначення пенсії. Але справа в тім, що книжки знаходяться у працівників. Чи має право ФОП сканувати книжки( та надсилати до ПФ? Так, є згода на обробку персональних даних від працівника, але ж книжки не зберігаються у ФОПА.

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
15.07.20 12:01

Лея, "має" – нет (с какого это перепугу?), а "может" – да. При приёме на работу, когда ФОП делает запись о приёме, он может отсканировать трудовую книжку и вернуть её работнику; и отправить сканкопию тр. книжки (вместе со згодой на обробку перс. дан.) в ПФУ.

Відповісти
  • Татьяна
15.07.20 14:55

"Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.  " Кто-то представляет, как выполнить эти условия?  300 dpi - это 3-4 Мб.....

Відповісти
  • Инна
15.07.20 19:21

Отправила уже несколько трудовых - просто делала фото на телефон, отправляла фото на вайбер, в программе для редактирования рисунков обрезала лишнее и уменьшила размер. Все прекрасно принялось с первого раза, пришел ответ в течении 1 недели. У одного сотрудника был дубликат трудовой - попросили письмо из архива, сделал запрос, отправила - результат все принято. А раньше  бегай по кабинетам, сиди в очереди. Теперь все заранее согласовано. Тому кто ворчит, что все равно надо идти в ПФ, должны увидеть оригиналы, ну простите, это нормально. В любом случае, когда все уже согласовано, проверено, просто предъявление оригинала не займет много времени.

Відповісти
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам