Як стати Дідом Морозом, або Даруємо подарунки дітям співробітників

Автор: Свіриденко Алла, податковий експерт.

Підготовка до Нового року на підприємстві — це завжди маса приємного клопоту. Напередодні свята потрібно прикрасити офіс або магазин, привітати любих покупців і клієнтів, порадувати подарунками працівників та їх діточок, ну і, звичайно ж, не забути надіслати новорічні листівки постачальникам та іншим контрагентам. Усі ці заходи пов’язані з додатковими витратами. І в сьогоднішньому номері ми з вами якраз і поговоримо про те, як облікувати витрати на всі ці святкові активності й новорічні атрибути. А розпочнемо з того, що з’ясуємо: як порадувати подарунками дітей ваших співробітників та які податки при цьому доведеться сплатити.

Подарунки від роботодавця

Документальне оформлення.Для того щоб правильно облікувати закупівлю та роздачу дитячих новорічних подарунків і не отримати претензій від контролерів, потрібно ретельно підійти до оформлення первинних документів.

Найголовніший подарунковий документ — наказ (розпорядження) про видачу дитячих подарунків. У ньому, крім іншої стандартної інформації, обов’язково зазначте: хто буде отримувачем подарунків — працівник підприємства (один з батьків дитини) чи безпосередньо сама дитина. Наприклад, формулювання наказу може виглядати так:

— «вручити працівникам, що мають дітей, дитячі новорічні подарунки» — у цьому випадку отримувачами подарункового доходу будуть працівники*, і саме їх П. І. Б. зазначають у відомості видачі подарунків;

* На наш погляд, значно простіше оформити як отримувачів подарунків — батьків дітей. Це позбавить вас від необхідності вимагати від них податкові (ідентифікаційні) номери дітей для заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ.

— «вручити дітям працівників підприємства подарунки до Нового року» — отримувачі доходу — діти, і саме їх П. І. Б. вносять до відомості видачі подарунків.

Тут же, у наказі, неодмінно встановіть граничний вік дитини, до досягнення якого їй (на неї) видають подарунок. Зазвичай на практиці на подарунок можуть розраховувати діти до 18 років (тобто поки фізособа вважається дитиною з погляду ст. 6 СКУ).

Після того як наказ готовий, потрібно порахувати кількість дітей, скласти і затвердити кошторис на закупівлю подарунків.

Видають подарунки отримувачам під підпис у відомості видачі подарунків, складеній у довільній формі

Ну й, крім того, не зайвим буде скласти акт на списання дитячих подарунків.

ПДФО і ВЗ.Уникнути ПДФО в цьому випадку дає «подарунковий» п.п. 165.1.39 ПКУ. Він дозволяє не включати до оподатковуваного доходу отримувача (не важливо — одного з батьків чи самої дитини) вартість негрошовогоподарунка (його частину), яка не перевищує 25 % мінімальної зарплати (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного року. Тобто у 2020 році підприємство має право не оподатковувати ПДФО вартість негрошових подарунків, якщо вона не перевищує 1180,75 грн (4723 грн х 25 %) з розрахунку на місяць.

Ба більше, не утримують з неоподатковуваного подарункового доходу й ВЗ (п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Зверніть увагу! Якщо працівник отримує подарунки на декількох дітей або роботодавець дарує новорічні подарунки не лише дітям, але й самому співробітникові, тоді з граничною величиною порівнюють загальну вартість усіх негрошових подарунків, отриманих особою у звітному місяці від одного податкового агента.

Сума перевищення збільшує оподатковуваний дохід працівника на підставі п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ. Тому з неї утримують ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.

Причому пам’ятайте (!): базу оподаткування для утримання ПДФО і ВЗ податківці рекомендують визначати по-різному. До ПДФО-бази потрапляє оподатковувана частина вартості подарунка, розрахована за звичайними цінами і збільшена на «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5, п.п. 164.2.17 ПКУ). При ставці податку 18 % його величина дорівнює 1,219512. А ось до бази оподаткування ВЗ негрошові подарунки потрапляють без застосування «натурального» коефіцієнта (див. лист ДПСУ від 19.08.2020 р. № 3460/ІПК/99-00-04-05-03-06, 126.05 БЗ).

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ подарункові доходи отримувачів (працівників або їх дітей) показують з ознакою доходу*:

* Нагадаємо, востаннє відзвітувати за формою № 1ДФ ви повинні за IV квартал 2020 року. А вже зі звітних кварталів 2021 року потрібно буде подавати єдину звітність з ПДФО, ВЗ і ЄСВ (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 95, с. 29).

— «160» — у межах 1180,75 грн (тобто в неоподатковуваній за п.п. 165.1.39 ПКУ частині);

— «126» — у частині вартості подарунка, що перевищує 1180, 75 грн.

У розділі II цього розрахунку показують як оподатковувану, так і неоподатковувану ВЗ частину вартості подарунка.

ЄСВ.Незалежно від того, хто є отримувачем подарунка (працівник підприємства чи його дитина), на подарунковий дохід ЄСВ нараховувати не потрібно. А ось підстави для такого висновку різні:

— якщо отримувачами подарунків є діти працівників — від сплати соцвнеску рятує відсутність у них трудових відносин із підприємством;

— якщо отримувачами подарунків є працівники — зекономити на ЄСВ дозволяє п. 8 розд. II Переліку № 1170 і п. 3.23 Інструкції № 5.