Документи на товар у ФОП: які потрібні?

Мірошниченко Віталіна, податковий експерт.

Ми вже не раз говорили про те, що за відсутність документів на товар ФОП можуть оштрафувати¹. Тому для будь-якого ФОП украй важливо розуміти, які саме документи на товар потрібно просити в постачальника, щоб уникнути штрафів.

¹ Вам може бути цікавою стаття «Документи на товар у ФОП: нові правила з 1 серпня» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 31).

Які документи на товар потрібні ФОП

Ні в ПКУ, ні в іншій нормативці немає якогось спеціального переліку прибуткових документів на товар у ФОП . Тому «на безриб’ї» ми через ст. 51 ЦКУ виходимо на правила, що застосовуються юрособами.

«До підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин» (ст. 51 ЦКУ).

Власне, і на практиці податківці зазвичай не бачать різниці між ФОП та юрособами. Тому найчастіше вони вимагають від ФОП «вхідну» первинку на товар, складену за «класичними» правилами для юросіб.

А доки ми не стали «заглиблюватися глибше» , звернемо увагу на такий момент: первинка складається на господарські операції. Тобто, грубо кажучи, і на рух грошей, і на рух товарів (надання робіт/послуг).

Якщо ми візьмемо того ж ФОП-загальносистемника:

— для того щоб відобразити в обліку (врахувати при обчисленні чистого доходу) витрати, йому потрібна саме первинка, що підтверджує факт сплати коштів (рух грошей). Якщо це, звичайно, не бартер. Власне, це те документальне підтвердження, про яке говориться в пп. 177.2 і 177.4.5 ПКУ;

— для того щоб виконати вимоги ст. 177.10 ПКУ, п. 12 ст. 3 Закону про РРО, йому потрібна первинка саме про походження товарів (рух товарів);

— на отриманий дохід також потрібна первинка (оскільки облік ведеться на підставі первинних документів).

Для єдиноподатника гостро проблема з підтвердженням витрат не стоїть (хіба що для групи 3 із ПДВ), зате часто гостро стоїть проблема з документами про походження товарів (у контексті виконання того ж обов’язку з п. 12 ст. 3 Закону про РРО).

Зараз ще додалася проблема з первинкою на відображений у довільному обліковому регістрі дохід². Але про це в статті говорити не будемо.

² Детальніше про що ви можете дізнатися, зокрема, зі статті «Обговорюємо регістр обліку доходів (і витрат) ФОП» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 8).

Так ось, далі ми будемо говорити саме про документи про походження товару!

Що ж це за документи? Це первинні документи в розумінні Закону про бухоблік³, що підтверджують таку господарську операцію, як отримання вами товару.

³ Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Хтось скаже, але ж ФОП не ведуть бухобліку, як це роблять юрособи. Первинка слугує підставою для бухобліку, якого у ФОП немає. Причому тут тоді Закон про бухоблік?

Знову зауважимо — іншого нічого немає. І через ст. 51 ЦКУ ми неминуче прийдемо до правил для юросіб. Тому однозначно документ, що цікавить нас, — це не аркуш паперу, де від руки накидали кілька слів про товар. Це первинний документ у розумінні «бухоблікового» законодавства: Закону про бухоблік, Положення № 88⁴.

⁴ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

І говорять ці документи про таке.

1. Первинний документ — це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію (про факти підприємницької та іншої діяльності).

2. Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Тобто первинний документ може бути або за затвердженою органом державної влади типовою/спеціалізованою формою (у тому числі на виготовленому самостійно бланку), або за довільною формою, але з усіма обов’язковими реквізитами первинного документа.

3. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назву документа (форми), дату складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

4. Усі первинні документи повинні складатись українською мовою (є альтернатива з можливістю використання інших мов, утім, питання це досить заплутане).

Документи, які складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад (див. 102.18 ЗІР). При цьому автентичний переклад має бути здійснений саме українською мовою.

Лист Мінфіну від 24.10.2011 р. № 31-08410-07-29/26066

5. Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

6. Ступінь деталізації опису госпоперації в первинному документі визначають особи, відповідальні за її проведення та правильність оформлення. При цьому вона повинна забезпечити (див. лист Мінфіну від 06.12.2013 р. № 31-08410-07-27/35654):

— розкриття змісту госпоперації та

— ідентифікацію пов’язаних із нею активів, зобов’язань, доходів або витрат.

Проте недостатня деталізація може призвести до невизнання контролерами документа як первинного. Благо суди стають на бік платників і зауважують, що в первинних документах не обов’язково максимально деталізувати операцію. Головне, щоб її можна було ідентифікувати.

Див. ухвалу ВАСУ від 12.06.2016 р. № К/800/13578/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/59137755)

Далі перейдемо до конкретних документів.

Документи на товар, який ви купили у ФОП або юрособи

Договір постачання. Якщо пам’ятаєте, ми умовилися обговорювати первинні документи, що підтверджують походження у ФОП товару. Тобто ті, які складені за фактом передачі ФОП товарів і містять інформацію про операцію з передачі ФОП товарів.

Договір постачання може вважатися таким документом? Дивіться.

Згідно з ч. 1 ст. 626 ЦКУ договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Тобто, по суті, договір фіксує не факт здійснення господарської операції, а лише безпосередньо порядок дій сторін при її здійсненні. Укладення договору не викликає змін у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.

На цій підставі можна дійти висновку, що договір не є первинним документом.

Але! У житті буває по-різному. Якщо договір фактично фіксує вже здійснену операцію постачання (наприклад, у ньому фігурує формулювання: «Одна сторона передала майно у власність іншої сторони, а інша сторона прийняла майно»), то його можна класифікувати як первинний документ.

Рахунок, рахунок-фактура. Якщо йдеться просто про рахунок «на передоплату», який містить пропозицію оплатити товар, то його не можна визнавати первинним документом. Адже жодної господарської операції поки не відбулося. Подальша його оплата нічого не змінює (у частині, що цікавить нас, — у частині постачання товару).

Тепер щодо рахунку-фактури. Мінфін підкреслює, що оплачений рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі. Але актом зазвичай оформляють тільки факт виконання робіт / передачу результатів послуг, а ось надходження товарів оформляється іншими первинними документами (товарно-транспортними накладними, видатковими накладними тощо). Тому використовувати рахунок-фактуру як первинку рекомендуємо тільки при оформленні операцій з надання послуг (це не наш випадок). Поготів, що позиція податківців із цього приводу суперечлива⁵.

⁵ Деталі знайдете в статті «Рахунок-фактура — первинка: ДФСУ проти?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).

У судовій практиці теж не все гладко. Суди вважають, що рахунок на оплату товару/послуг за своєю природою все-таки не є первинним документом. Це документ, який носить інформаційний характер і містить необхідні платіжні реквізити (постанова ВСУ від 29.04.2020 р. у справі № 915/641/19).

ТТН. Цей документ, вважаємо, цілком підійде для цілей⁶, що цікавлять нас! Адже ТТН «…є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку…» (абз. 27 гл. 1 Правил № 363⁷).

⁶ Обов’язково ознайомтеся зі статтею «Чи підтверджує ТТН відвантаження/оприбуткування товарів?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 34).

⁷ Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363.

Тому добре, якщо постачальник випише вам ТТН. А якщо доставку товару замовляєте ви як покупець, то ТТН виписуєте самі (п. 11.3 Правил № 363).

Бланк ТТН ви знайдете в додатку 7 до Правил № 363. Його можна змінювати , це вже давно не суворий бланк. Головне, зберегти в ньому всі обов’язкові реквізити, зазначені в п. 11.1 Правил № 363, зокрема — зазначити номенклатуру всіх відвантажених товарів!

Якщо в ТТН немає можливості перелічити найменування всіх товарів, то до неї складають документ довільної форми, в якому зазначають усі дані про вантаж (графи 1 — 9 ТТН). А в самій ТТН при цьому роблять відмітку, що до неї додається як товарний розділ документ, без якого вона недійсна (п. 11.6 Правил № 363).

Та все ж, якщо постачальник відмовиться виписувати ТТН, не засмучуйтеся. Суди згодні з тим, що ТТН не підтверджує обставини придбання та продажу ТМЦ. Тому якщо у вас немає ТТН, але є інша первинка, все гаразд  (постанови ВС від 23.04.2019 р. у справі № 820/10480/15 і від 26.06.2019 р. у справі № 814/4633/13-а⁸).

⁸ reyestr.court.gov.ua/Review/81366397, reyestr.court.gov.ua/Review/82758717

Те ж саме, якщо товар ви забирали самі і з цієї причини ТТН немає.

Знову ж таки спеціально під цю справу ще у 2019 році змінили визначення ТТН⁹.

⁹ Деталі знайдете в статті «ТТН-нововведення: оновлена форма і можливість складати в електронній формі» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 28).

Накладна на відвантаження товару / видаткова накладна, виписана постачальником (важливіше, ніж ТТН). Якщо ТТН у вас немає, видаткова накладна обов’язково має бути. Але навіть якщо ТТН є, все одно краще постаратися отримати й видаткову накладну. Адже це основний первинний документ для списання й оприбуткування товарів.

Накладну підписують постачальник і одержувач при відвантаженні товару. Печатка на ній необов’язкова.

Постачальник може скласти накладну на типовому бланку № М-11 (його можна знайти в наказі № 193¹⁰), а може й у довільній формі (що на практиці трапляється частіше). Головне, щоб видаткова накладна містила всі обов’язкові реквізити первинного документа (ми їх перелічували вище).

¹⁰ Наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193.

Зверніть увагу: не можна виписати самому собі накладну або «самоакт» (форма № М-7 з наказу № 193) на товари, отримані без документів. Такі «внутрішні» документи не влаштують податківців. Податківців влаштують тільки «зовнішні» документи від постачальників! Але що ж робити, якщо постачальники не дають документів?

За правилами — не купувати товар у таких постачальників  (саме цього й домагаються законодавці). На практиці — є чимало способів викрутитися від ризикових до більш-менш правдоподібних. Але про це — в окремій статті .

Чек РРО, розрахункова квитанція, товарний чек. Фіскальний чек РРО, розрахункова квитанція із зареєстрованої в податківців розрахункової книжки (складені з дотриманням правил чинного законодавства) є документами, що підтверджують походження товарів. Товарний чек також є, але щодо нього має бути виконана умова — наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа.

Якщо закупівлями за готівку у ФОП займається найманий працівник, то також потрібні авансові звіти (Звіти про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) з підписом працівника.

Само собою, ФОП «авансових звітів» не складає¹¹.

¹¹ Див., зокрема, статтю «Картка «ключ до рахунку» VS авансовий звіт» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).

Документи на товар, який ви купили в громадянина

Якщо ФОП закуповує товар у громадян (наприклад, на ринку), то зрозуміло, що жодного «зовнішнього» документа фізособа йому не видасть. У цьому випадку податківців влаштує закупівельний акт, який складає сам ФОП-покупець. Форму такого акта можна взяти з додатка 5 до Методрекомендацій № 157¹².

¹² Методичні рекомендації щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені наказом Мінекономіки від 17.06.2003 р. № 157.

Зрозуміло, бланк можна допрацювати «під себе», але так, щоб у ньому були всі обов’язкові реквізити первинного документа.

Щоправда, якщо ви щодня закуповуєте товари (продукцію) в багатьох фізосіб, тоді замість акта зручніше використовувати закупівельну відомість. Її форма не затверджена, тому ви можете розробити її на власний розсуд.

Фіскали зазначають, що у формі як закупівельного акта, так і відомості потрібно зазначати:

— дані про місце укладення угоди, тобто закупівлі продукції;

— прізвище, ім’я, по батькові продавця;

— найменування продукції;

— ціну одиниці продукції;

— обсяг проданої продукції;

— суму виплачених коштів;

— підпис продавця про отримання коштів;

— реєстраційний номер продавця сільгосппродукції або серію та номер паспорта (якщо він через релігійні переконання відмовився від прийняття реєстраційного номера, повідомив про це податківців і має відмітку в паспорті);

— реквізити Довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок (за її наявності);

Форма № 3ДФ, затверджена наказом Міндоходів від 17.01.2014 р. № 32.

— загальну суму нарахованого доходу та суму утриманого при виплаті коштів ПДФО (якщо він утримувався).

Крім того, фіскали рекомендують як прототип для розробки закупівельної відомості брати відомість для виплати готівки, наведену в додатку 1 до касового Положення № 148¹³, і в ній зазначати всі вищеназвані реквізити.

¹³ Затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

На цьому сьогодні ставимо крапку.

Продовження — у наступний номерах.

Інші матеріали із "Бухгалтер 911", 2021, № 12:

• «Знов за рибу гроші». Оновлено форми ПН/РК і ПДВ‑декларації/УР
• «Давайте знайомитися!» Нова об’єднана звітність з ЄСВ, ПДФО і ВЗ
• «Під прицілом» податкової перевірки (ч. 2)
• «Проблемна» первинка: як відображати операції в обліку?
• Новий формат поля підпису в ПН: розвіюємо сумніви
• Податкова накладна після перевірки
• Регліміт від помилкової податкової накладної
• «Карантинна» допомога по частковому безробіттю: КМУ оновив Порядок
• НеCOVIDна допомога по частковому безробіттю: затверджено новий Порядок
• Документи на товар у ФОП: які потрібні?