Облік в електронній формі: чи зобов’язан платник податків робити копії для перевіряючих?

Чи повинен платник податків (крім великих) надати посадовим особам контролюючого органу при проведенні перевірки копії первинних документів, якщо їх ведення здійснюється в електронній формі?

Так, повинен.

Згідно з абзацом 1 п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Частиною 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абз. 1 п. 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88)).

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (ч. 6 ст. 9 Закону № 996 та абз. 3 п. 2.2 Положення № 88).

Крім того, платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (абзац 1 п. 85.2 ПКУ).

Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ).

Аналогічно абз. 1 п. 85.4 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу копії документів, що належать до предмета перевірки.

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ч. 6 ст. 7 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Відповідно до п. 5.26 розд. 5 наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 «ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів»» (далі – Наказ № 144) відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:

♦ слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),

♦ найменування посади,

♦ особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,

♦ дати засвідчення копії.

Згідно з п. 1.1 розд. 1 Наказу № 144 цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.