Відрядження за кордон у 2025 році: що має знати бухгалтер

Службові поїздки за кордон стали звичним явищем для українських компаній. Однак для бухгалтерії це — не лише бронювання готелів і квитків, а й оформлення великої кількості документів, контроль витрат і правильне ведення обліку.

1. Розпорядження на відрядження

Офіційне відрядження починається з наказу, в якому потрібно зазначити:

• ПІБ працівника
• країну та місто відрядження
• організацію, до якої направляється працівник
• дати початку і завершення поїздки
• мету виїзду
• обґрунтування (закордонні поїздки потребують службової записки та запрошення від закордонного партнера).

2. Особливості відрядження за кордон для чоловіків

Для виїзду за кордон чоловікам призовного віку необхідно мати відповідні документи. Зокрема:

• внутрішній або закордонний паспорт громадянина України
• військово-обліковий документ з VIN-кодом
• довідка про відстрочку або документ, що підтверджує підставу для виїзду
• наказ про відрядження, підписаний керівником підприємства
• довідка про бронювання (інформація має бути внесена до системи «Оберіг»).

Прикордонні інспектори мають право відмовити у виїзді, якщо відсутні необхідні документи чи порушено встановлені вимоги перетину кордону.

3. Аванс на витрати

Перед відрядженням працівник подає заяву на отримання авансу. Після повернення необхідно:

• подати авансовий звіт (до кінця наступного місяця після завершення поїздки, відповідно до пп. 170.9.2 та 170.9.4 ПКУ)
• надати документи, що підтверджують витрати: чеки, рахунки, акти тощо.

Правильне оформлення авансового звіту - це не тільки запорука належного обліку, а й спосіб уникнути фінансових неприємностей. 

4. Добові виплати

Добові — це кошти, що покривають повсякденні витрати співробітника під час поїздки. Їхній розмір визначає компанія у внутрішніх положеннях. Якщо не перевищено граничні норми, добові не оподатковуються.

У 2025 році, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, максимально дозволена неоподатковувана сума на добові для відряджень за кордон — до 80 євро на день (еквівалент за курсом НБУ).

У разі, якщо роботодавець виплатить суму, що перевищує встановлений ліміт, різниця вважається додатковим доходом працівника та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором.

5. Документи, що підтверджують витрати

Для звітності працівник повинен зібрати:

• квитки, посадкові талони, документи на багаж
• рахунки або чеки з готелів
• акти наданих послуг
• квитанції за оплату віз, страхування, трансферів тощо.

Щоб уникнути зайвої плутанини, варто співпрацювати з сервісами, які спеціалізуються на організації відряджень і забезпечують усі потрібні документи.

Hotels24.ua надає повний пакет документів для бухгалтерії: рахунки, акти, податкові накладні — вчасно та в одному місці.

6. Облік витрат у податковій звітності

Витрати, понесені під час відрядження, можна враховувати в обліку лише за умови, що:

• є підтвердження у вигляді первинних документів
• витрати мають зв’язок з діяльністю компанії
• дотримано внутрішні процедури та регламенти.

7. Операції з іноземною валютою та обмінні процедури

У разі видачі готівкової іноземної валюти працівнику оформляється ордер каси в іноземній валюті. Якщо ж витрати покриваються корпоративною карткою — обов’язковими є банківські виписки.

Курс валют у бухгалтерському обліку фіксується за датою витрати згідно з офіційним курсом НБУ, тому важливо правильно фіксувати дати платежів.

Підсумки

Організація поїздки за кордон — це не лише логістика, а й цілий комплекс бухгалтерської підготовки. Коректне оформлення документів убезпечить компанію від штрафів та непорозумінь із контролюючими органами.

Щоб уникнути зайвого клопоту, компанії дедалі частіше звертаються до професійних сервісів — таких, як Hotels24.ua, які не тільки підбирають житло, а й надають повний пакет звітних документів.

У 2025 році ключові правила залишилися без змін, проте завдяки сучасним цифровим рішенням і професійним сервісам процес організації відрядження став значно простішим.

Довірте організацію вашого відрядження фахівцям Hotels24.ua — ми подбаємо про все, щоб ви могли зосередитися на важливому.