Як ЕДО спрощує роботу бухгалтерії в будівельній компанії

Бухгалтер у будівництві — це не лише про «рахунки та акти». Це щоденна рутина, де легко загубити документ, зробити помилку чи не встигнути вчасно підготувати звітність. Окрім того, будівельна сфера — одна з найбільш «документозалежних»: договори з підрядниками, акти виконаних робіт, видаткові накладні, рахунки, податкові документи. На папері це перетворюється на нескінченні стоси папок і зайві години ручної роботи.

Саме тому підпис документів онлайн стає критично важливим для бухгалтерії у 2025 році. Звучить як типове завдання для електронного документообігу (ЕДО): спростити роботу для бізнесу.

Проблеми, які вирішує ЕДО

• Втрата документів – паперові акти й накладні часто губляться між офісом і будівельним майданчиком.

• Затримки у підписанні – керівники на об’єктах не завжди мають можливість підписати документи оперативно.
• Помилки при введенні даних – ручне перенесення інформації з паперу в систему призводить до неточностей.
• Брак прозорості – складно відслідкувати, хто і коли підписав документ, на якій він стадії.

Як виглядає робота з ЕДО

Усі документи створюються, надсилаються, погоджуються та підписуються онлайн.

1. Бухгалтер формує рахунок чи акт у системі.
2. Контрагент або керівник отримує повідомлення і може підписати документ електронним підписом навіть зі смартфона.
3. Документ автоматично зберігається в архіві, доступному для всіх уповноважених осіб.

Жодних кур’єрів, факсів чи поштових відправлень.

Переваги для бухгалтера

• Менше ручної роботи — дані автоматично підтягуються в систему.
• Менше помилок — зникає необхідність дублювати інформацію.
• Швидкий пошук — будь-який акт чи рахунок можна знайти за кілька секунд.
• Зручність у звітності — документи завжди в порядку та готові до перевірки.

Переваги для компанії загалом

• Економія часу — документообіг скорочується з днів до годин.
• Фінансовий контроль — керівництво бачить реальний стан розрахунків.
• Прозорість співпраці — легше контролювати роботу підрядників і постачальників.
• Зниження витрат — менше паперу, друку, поштових і кур’єрських витрат.

Як впровадити ЕДО у будівельній компанії

1. Обрати сервіс ЕДО, який підтримує всі потрібні документи (рахунки, акти, податкові).
2. Навчити бухгалтерів і співробітників працювати з ним.
3. Поступово перевести найбільш «проблемні» процеси — акти виконаних робіт, рахунки за матеріали.
4. Залучати підрядників і постачальників: чим більше партнерів підключено, тим швидше відчувається ефект.

Висновок

Бухгалтер у будівництві має величезний обсяг задач — від перевірки актів до контролю платежів. ЕДО знімає частину навантаження, економить робочий час і мінімізує ризики. Виграє не лише бухгалтер, а й директор, прораб і вся команда.

Електронний документообіг — це не майбутнє, а реальна необхідність для тих, хто хоче будувати швидко, якісно і без зайвої паперової плутанини.