Податківці розповіли про зберігання е-документів платниками
В якому форматі повинні зберігатися у платника податків електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску), а також архіви файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді та який термін їх зберігання (у т. ч. якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше ніж 1095/1825/2555 днів)?
Платники податків зобов’язані зберігати електронні первинні документи і архіви поданої е-звітності на електронних носіях у форматі, що дозволяє перевірити їх цілісність. Мінімальні строки зберігання встановлено Податковим кодексом: 1095 / 1825 / 2555 днів (залежно від категорії документів), із продовженням на періоди зупинення строків давності (карантин, воєнний стан) і до завершення спорів/перевірок. Про це нагадують податківці у Категорії: 129.03 "ЗІР".
Який формат і де зберігати
Формат: у тому вигляді, в якому документ був створений/відправлений/отриманий, із можливістю його відновити (оригінальні файли ПН/РК, J(F) файли звітності, квитанції, підписані PDF/XML тощо).
Цілісність: має бути технічна можливість перевірити КЕП/печатку та мітку часу.
Мета-дані: зберігайте дані про походження, призначення, дату і час відправлення/одержання.
Носії: електронні носії (сервер/хмара/зовнішні диски). Якщо неможливо гарантувати довгострокове зберігання — дублюйте на кількох носіях та робіть періодичне резервне копіювання. У крайньому разі — паперова копія.
Що саме зберігати
Електронні первинні документи (акти, накладні, рахунки, договори/додаткові угоди, банківські виписки, касові документи тощо).
Регістри бухобліку, фінзвітність, розшифровки.
Архіви поданої е-звітності (оригінали файлів + квитанції №1/№2).
Документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за яким здійснюють ДПС (у т.ч. дозвільні документи, ТЦУ, КІК).
Мінімальні строки зберігання (ПКУ, п. 44.3)
2555 днів – документи для податкового контролю за ТЦУ, КІК, п. 141.4 ПКУ.
1825 днів – первинка/регістри/фінзвітність юросіб (у т.ч. платників ЄП-юросіб), якщо не застосовується 2555 днів.
1095 днів – інші документи (на які не поширюються дві категорії вище) та документи з «іншого» законодавства під контролем ДПС.
Відлік: з дня подання відповідної звітності (або граничного строку її подання, якщо не подано); для «інших законів» — з дня госпоперації (для дозволів — з дня завершення строку дії).
Коли строки «подовжуються»
На період зупинення строків давності (карантин COVID-19, воєнний стан) — строки зберігання автоматично продовжуються.
На час перевірки, адміністративного/судового оскарження — зберігати до завершення процедури, але не менше мінімальних строків.
Якщо отримано інформацію за п. 86.14 ПКУ про можливу неправомірну вигоду іноземній посадовій особі — мінімальний строк + 1095 днів.
Ліквідація платника
У разі ліквідації передати до архіву документи за не менш як 1825 днів (а для категорій ТЦУ/КІК — 2555 днів), що передували даті ліквідації.
Практичний чек-лист для бізнесу
Положення про е-документообіг: зафіксуйте правила зберігання, формати, відповідальних осіб.
Повний архів е-звітності: оригінальні файли + обидві квитанції, реєстри відправок.
Перевірка КЕП/міток часу: періодично тестуйте верифікацію підписів на історичних файлах.
Резервні копії: 3-2-1 стратегія (3 копії, 2 різні носії, 1 — поза офісом/у хмарі).
Журнал подій: хто і коли створив/отримав/підписав/вніс зміни.
Монітор строків: додавайте буфери на періоди зупинення давності (карантин/воєнний стан) і на час спорів.
Готовність до перевірки: навіть якщо понад 1095/1825/2555 днів вас не перевіряли, тримайте архіви з урахуванням продовжень строків давності та спеціальних норм.
Чи можна зберігати лише PDF?
Так, якщо PDF є оригіналом електронного документа з КЕП/міткою часу або файл дозволяє відновити первісний вигляд і підтвердити цілісність/автентичність.
Квитанції обов’язкові?
Так. Вони підтверджують подання та мають зберігатися разом з оригіналами е-звітів.
Що, якщо носій зламався?
Мають бути копії на альтернативних носіях. Якщо збереження на носіях неможливе — зберігайте паперові копії (крайній варіант).
