Податківці розповіли про зберігання е-документів платниками

В якому форматі повинні зберігатися у платника податків електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску), а також архіви файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді та який термін їх зберігання (у т. ч. якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше ніж 1095/1825/2555 днів)?

Платники податків зобов’язані зберігати електронні первинні документи і архіви поданої е-звітності на електронних носіях у форматі, що дозволяє перевірити їх цілісність. Мінімальні строки зберігання встановлено Податковим кодексом: 1095 / 1825 / 2555 днів (залежно від категорії документів), із продовженням на періоди зупинення строків давності (карантин, воєнний стан) і до завершення спорів/перевірок. Про це нагадують податківці у Категорії: 129.03 "ЗІР".

Який формат і де зберігати

Формат: у тому вигляді, в якому документ був створений/відправлений/отриманий, із можливістю його відновити (оригінальні файли ПН/РК, J(F) файли звітності, квитанції, підписані PDF/XML тощо).

Цілісність: має бути технічна можливість перевірити КЕП/печатку та мітку часу.

Мета-дані: зберігайте дані про походження, призначення, дату і час відправлення/одержання.

Носії: електронні носії (сервер/хмара/зовнішні диски). Якщо неможливо гарантувати довгострокове зберігання — дублюйте на кількох носіях та робіть періодичне резервне копіювання. У крайньому разі — паперова копія.

Що саме зберігати

Електронні первинні документи (акти, накладні, рахунки, договори/додаткові угоди, банківські виписки, касові документи тощо).

Регістри бухобліку, фінзвітність, розшифровки.

Архіви поданої е-звітності (оригінали файлів + квитанції №1/№2).

Документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за яким здійснюють ДПС (у т.ч. дозвільні документи, ТЦУ, КІК).

Мінімальні строки зберігання (ПКУ, п. 44.3)

2555 днів – документи для податкового контролю за ТЦУ, КІК, п. 141.4 ПКУ.

1825 днів – первинка/регістри/фінзвітність юросіб (у т.ч. платників ЄП-юросіб), якщо не застосовується 2555 днів.

1095 днів – інші документи (на які не поширюються дві категорії вище) та документи з «іншого» законодавства під контролем ДПС.

Відлік: з дня подання відповідної звітності (або граничного строку її подання, якщо не подано); для «інших законів» — з дня госпоперації (для дозволів — з дня завершення строку дії).

Коли строки «подовжуються»

На період зупинення строків давності (карантин COVID-19, воєнний стан) — строки зберігання автоматично продовжуються.

На час перевірки, адміністративного/судового оскарження — зберігати до завершення процедури, але не менше мінімальних строків.

Якщо отримано інформацію за п. 86.14 ПКУ про можливу неправомірну вигоду іноземній посадовій особі — мінімальний строк + 1095 днів.

Ліквідація платника

У разі ліквідації передати до архіву документи за не менш як 1825 днів (а для категорій ТЦУ/КІК — 2555 днів), що передували даті ліквідації.

Практичний чек-лист для бізнесу

Положення про е-документообіг: зафіксуйте правила зберігання, формати, відповідальних осіб.

Повний архів е-звітності: оригінальні файли + обидві квитанції, реєстри відправок.

Перевірка КЕП/міток часу: періодично тестуйте верифікацію підписів на історичних файлах.

Резервні копії: 3-2-1 стратегія (3 копії, 2 різні носії, 1 — поза офісом/у хмарі).

Журнал подій: хто і коли створив/отримав/підписав/вніс зміни.

Монітор строків: додавайте буфери на періоди зупинення давності (карантин/воєнний стан) і на час спорів.

Готовність до перевірки: навіть якщо понад 1095/1825/2555 днів вас не перевіряли, тримайте архіви з урахуванням продовжень строків давності та спеціальних норм.

Чи можна зберігати лише PDF?
Так, якщо PDF є оригіналом електронного документа з КЕП/міткою часу або файл дозволяє відновити первісний вигляд і підтвердити цілісність/автентичність.

Квитанції обов’язкові?
Так. Вони підтверджують подання та мають зберігатися разом з оригіналами е-звітів.

Що, якщо носій зламався?
Мають бути копії на альтернативних носіях. Якщо збереження на носіях неможливе — зберігайте паперові копії (крайній варіант).