Ці документи захищають ФОПа: ваш обов’язковий набір
Без потрібних документів ФОП може мати проблеми, зокрема з банком чи податковою. Тому важливо знати, що саме підтверджує ваш статус і законність доходів.
1. Витяг з ЄДР (Єдиного державного реєстру)
Витяг з ЄДР — це документ, який підтверджує, що ви дійсно є зареєстрованим підприємцем. Він показує, що ФОП діє офіційно, і містить основні дані: види діяльності, адресу, дату реєстрації, інформацію про підписанта. Цей документ часто потрібен банку для відкриття рахунку, при участі у тендерах чи грантових програмах, а також під час перевірок. Отримати його можна онлайн — через портал Дія або сайт Міністерства юстиції.
Для ФОП витяг з ЄДР має ще одну користь — він допомагає перевіряти себе і своїх партнерів. По-перше, ви можете переконатися, що всі ваші дані в реєстрі правильні. Буває, що в ЄДР вносять помилки — наприклад, у назві міста чи адресі, і такі дрібниці потім створюють проблеми під час співпраці або перевірок. По-друге, через ЄДР можна перевірити контрагента перед укладенням договору: чи він реально зареєстрований, хто має право підпису, хто є засновниками, чи не перебуває підприємство у стані ліквідації, і який у нього статутний капітал. Так ви убезпечите себе від недобросовісних партнерів і ризикованих угод.
2. Витяг з Реєстру платників єдиного податку
Витяг з Реєстру платників єдиного податку підтверджує, що ви офіційно перебуваєте на спрощеній системі та маєте право сплачувати єдиний податок. Це – документ, який доводить ваш статус платника певної групи і використовується для підтвердження легальної діяльності.
Найчастіше витяг потрібен при укладанні договорів із юридичними особами, під час перевірок, у банку чи при участі в грантах і тендерах. Юрособи зазвичай вимагають його, щоб переконатися, що ви справді є платником єдиного податку, адже співпраця з ФОП, виключеним із Реєстру, може створити для них податкові ризики.
У документі зазначено: дату реєстрації, групу, ставку, види діяльності та дату останніх змін. Отримати витяг можна через Електронний кабінет платника податків. Якщо ви змінюєте групу чи вид діяльності, потрібно оновити документ.
Як через Е-кабінет отримати витяг з реєстру платників єдиного податку ми писали тут.
3. Книга (Регістр) обліку доходів (та витрат)
Книга обліку доходів (та витрат) — це головний документ, який підтверджує ваші доходи. Якщо ви – платник ПДВ на 3 групі або перебуваєте на загальній системі оподаткування, у ній також фіксуються витрати. Якщо облік не ведеться або ведеться з порушеннями, податкова може донарахувати податок або застосувати штраф.
Більш детально про заповнення Регістру обліку доходів для платника єдиного податку, ми писали у статті Податковий облік у ФОП на ЄП: правила, що збережуть ваш спокій
4. Довідка про відкриття рахунку ФОП
Довідка про відкриття рахунку ФОП — це документ, який підтверджує, що у вас офіційно відкритий підприємницький рахунок у банку. Її видає банк одразу після відкриття рахунку, і хоча зараз податкова часто отримує ці дані автоматично, довідка все одно може знадобитися.
По-перше, її можуть вимагати контрагенти — особливо юридичні особи, які перераховують вам кошти за договором. Для них це підтвердження, що рахунок належить саме ФОП, а не фізичній особі. По-друге, довідку можуть попросити при поданні документів у податкову після реєстрації ФОП, щоб підтвердити, що ви вже маєте діючий рахунок для розрахунків.
Також цей документ допомагає уникнути непорозумінь у разі перевірки — іноді без нього складно довести, що надходження на рахунок були підприємницькими, а не особистими.
5. Платіжні документи про сплату податків та ЄСВ
Платіжні документи про сплату податків і ЄСВ — це ваш головний доказ того, що всі податки та внески сплачені вчасно й у правильному розмірі. До них належать банківські квитанції, платіжні доручення або виписки з рахунку, де видно дату, суму та реквізити платежу.
Навіть якщо ви сплачуєте все через інтернет-банкінг і бачите статус «успішно виконано», не варто покладатися лише на це. Бувають випадки, коли кошти не доходять до бюджету через технічні збої або помилки у реквізитах. У таких ситуаціях саме платіжна квитанція стане доказом, що ви виконали свій обов’язок, і допоможе уникнути штрафів.
6. Довідка про відсутність заборгованості з податків та ЄСВ
Довідка про відсутність заборгованості з податків та ЄСВ підтверджує, що ваш ФОП не має боргів перед державою. Вона часто потрібна для участі у грантових програмах, тендерах, при співпраці з великими компаніями або для банку, якщо ви оформлюєте кредит чи відкриваєте рахунок.
Отримати довідку можна онлайн через Електронний кабінет платника податків. Зазвичай її формують протягом одного робочого дня, а термін дії становить лише 10 днів, тому подавати запит варто безпосередньо перед тим, як документ знадобиться.
Інформацію про те, як в е-вигляді отримати довідку про відсутність заборгованості, можна знайти за посиланням.
7. Документи, що підтверджують походження доходів (договори, акти, рахунки)
А ось ці документи – база для будь-якого ФОП. Вони потрібні для підтвердження легальності доходів, правильності обліку і для захисту під час перевірок. Зберігати їх потрібно щонайменше 3 роки.
Для загальносистемників також мають значення документи, що підтверджують витрати.
8. Документи про використання майна (оренда/власність)
Вони потрібні, щоб довести законність використання офісу, складу, виробничого приміщення або обладнання.
Договори оренди: На офіс, обладнання, транспорт.
Документи про право власності: На приміщення або основні засоби, якщо вони використовуються у підприємницькій діяльності.
Це, звісно, не повний перелік документів, які можуть знадобитися ФОП у роботі. Все залежить від сфери діяльності, виду послуг і партнерів, з якими ви співпрацюєте. Але ці основні документи — ваша база безпеки. Вони підтверджують легальність бізнесу, сплату податків і допомагають уникнути непорозумінь із банками, контрагентами чи податковою.
Безліч корисної інформації з сотнями прикладів, первинними документами, заповненими бланками, підказками, шпаргалками в лаконічному живому форматі знайдете на онлайн-курсах “Бухгалтер для ФОП” та «Хроніки ФОПа на єдиному»: від реєстрації до звітності».
«Бухгалтер для ФОП». Це курс «із зірочкою» — він не просто про базу, а й про всі ті каверзні випадки, коли в законі написано одне, в податковій кажуть інше, а ви сидите й думаєте: «І що тепер робити?». Розберемо складні ситуації, нестандартні питання і знайдемо способи, як законно викрутитися та зекономити.
«Хроніки ФОПа на єдиному: від реєстрації до звітності». Це – інструкція без нудних лекцій і зайвої «води» — чітко, лаконічно і зрозуміло, навіть якщо ви в бухгалтерію занурюєтеся вперше.
Ми проаналізували сотні запитів від підприємців з різних сфер і вплели відповіді в курси. Тут і глибока експертиза, і різноманіття тем, і жива мова без канцелярщини. Тому ви не просто «прослухаєте» лекції, а реально розберетеся в обліку, звітності та податках.
