Калькуляція під час перевірки: коли допоможе, а коли створить проблеми

Податківці часто вимагають калькуляції собівартості, хоча формально підприємства не зобов’язані їх надавати. Розбираємося, навіщо вони потрібні та як уникнути ризиків.

Калькуляція — не первинний документ

Калькуляція — це внутрішній розрахунок витрат, що показує структуру собівартості продукції чи послуг. Вона допомагає керівництву контролювати рівень витрат, але не фіксує господарську операцію.

Саме тому Мінфін і податківці визнають: калькуляція не є первинним документом, адже не містить відомостей про здійснену операцію.

Під час перевірки вимагати її на підставі п.п. 20.1.6 ПКУ контролери не мають права — адже ПКУ дозволяє запитувати лише документи, пов’язані з нарахуванням податків і зборів.

Коли калькуляція все ж стане у пригоді

Попри відсутність обов’язку, іноді калькуляцію варто надати — вона може допомогти платнику, зокрема, під час:
— доведення реальності операції, якщо контролери сумніваються у факті постачання;
— захисту від мінбазних чи компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ у випадку безоплатних роздач чи псування товарів — якщо такі витрати закладені в ціну реалізації;
— розблокування ПН/РК, коли податківці вимагають підтвердження формування вартості продукції;
— підтвердження Таблиці даних платника ПДВ.

Отже, калькуляція — інструмент внутрішнього контролю, а не обов’язковий доказ для податківців. Але за бажання платник може використати її на власну користь, щоб зміцнити позицію під час перевірки.

Отже, калькуляція не є первинним документом, тож вимагати її контролери не можуть. Проте іноді саме вона допомагає довести реальність операцій і уникнути податкових донарахувань.

Детальні приклади судової практики та листів податкової — у статті «Калькуляція: зона ризику» («Податки & бухоблік», 2025, № 90).