Електронна трудова книжка запроваджена, але питання про паперову залишаються

10 червня 2026 року завершується перехідний п’ятирічний період, протягом якого роботодавці мали перевести трудові книжки працівників у електронний формат. Після внесення Пенсійним фондом даних про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб паперові трудові книжки передаються працівникам під підпис. Відтепер зберігати їх повинен сам працівник. Та навіть після переходу на «електронку» багато людей хочуть бачити звичні записи у своїх паперових книжках — про прийняття, переведення чи звільнення. І закон це дозволяє: згідно зі статтею 48 КЗпП, роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника внести відповідні записи до паперової трудової книжки, яка зберігається у працівника. Тому, як і раніше, виникає багато запить з приводу заповнення трудової книжки.

- Що робити, якщо в трудовій книжці працівника виявлено помилку?

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується роботодавцем, де було зроблено відповідний запис. Роботодавець за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Відповідно до пункту 2.10 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58) розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)" і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, звільнений ..." і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

- Якщо відбулося перейменування підприємства, чи потрібно вносити запис про це в трудову книжку?

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство (назва) з такого-то числа перейменоване на (назва)», а у графі 4 проставляється підстава перейменування: наказ (розпорядження), його дата й номер. Те саме стосується й випадків, коли підприємство не просто змінило назву, а й відбулася його реорганізація (злиття, приєднання, поділ, виділ, перетворення), оскільки відповідно до частини шостої статті 36 КЗпП дія трудового договору працівника подовжується. Запис про перетворення підприємства роблять у трудових книжках усіх працівників, що працюють на новоутвореному підприємстві. Додатковий запис про прийняття на новоутворене підприємство в трудові книжки працівників, які працюють на цьому підприємстві за своїми посадами, не вносять.

- Як вносяться відомості про заохочення та нагородження?

Відповідно до частини другої статті 141 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) заохочення працівникам оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці, а також на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, заносяться до його трудової книжки.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження та заохочення передбачений пунктами 2.24- 2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Вікторія Ліпчанська, керівник Центру правової допомоги ФПУ