Витрати на експлуатацію автомобіля, якого… немає

У такому випадку

всі витрати на експлуатацію як власних, так і залучених у користування автомобілів є господарськими

Тому підприємство зберігає право на податковий кредит із ПДВ, отриманий при придбанні матеріалів, використаних для експлуатації, ремонту або техобслуговування таких авто.

Якщо автомобіля немає. Інша ситуація — коли підприємство не має власних автомобілів і не користується транспортом інших осіб (ані на платній, ані на безоплатній основі), але при цьому несе витрати на експлуатацію автомобілів (на заправку, ремонт, техогляд тощо). Податківці можуть такі витрати не визнавати господарськими. І, як наслідок, вимагати компенсувати податковий кредит з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.

Більше того, якщо підприємство не зможе пояснити, куди поділо списане пальне, податківці можуть розцінити це як реалізацію пального, що тягне за собою обов’язок реєструватися платником пального акцизу.

Крім того, якщо з’ясується, що такі ресурси фактично використовувалися на користь працівників, податківці можуть визнати це оподатковуваним доходом, наданим у натуральній формі, з відповідним оподаткуванням ПДФО і ВЗ. Адже виглядає так, що підприємство передає активи цим особам для особистого користування.

До того ж у випадку, коли таке використання авто належаним чином документально не оформлено, є ризик, що для ЄСВ-цілей податківці спробують підтягнути окремі витрати на авто під зарплату працівника на підставі п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

Щодо податку на прибуток, то тут проблем зазвичай не виникає. Адже

навіть негосподарські витрати залишаються витратами як для малодохідників, так і для високодохідників

Крім того, ПКУ не містить податкових різниць, які б зобов’язували збільшувати фінрезультат до оподаткування на суму таких негосподарських витрат. Але все ж таки податківці ставитимуться до цього з підозрою.

Компенсаційний варіант використання автомобіля. Щоб частково уникнути наведених вище негативних наслідків, підприємство може прив’язати автомобілі працівників, які ним використовуються, до своєї діяльності. Якщо немає бажання оформляти оренду чи позичку, то можна скористатися так званим компенсаційним варіантом користування автомобілем працівника, який ґрунтується на ст. 125 КЗпП.

Згідно з ним працівники, які використовують власні інструменти для потреб підприємства, мають право на компенсацію за їх знос (амортизацію). Під поняттям «інструмент» у цьому контексті розуміють будь-який засіб праці, зокрема автомобіль.

Такий спосіб використання чужого автомобіля доцільно застосовувати, коли він використовується у діяльності роботодавця лише в робочий час (або епізодично). У решту часу працівник може користуватися автомобілем на власний розсуд.

На відміну від оренди чи позички, автомобіль не переходить у володіння чи користування підприємства на постійній основі.

Крім того, у цьому випадку на підприємство не покладається обов’язок підтримувати автомобіль у належному технічному стані, як це передбачено при оренді чи позичці. Тож питання ремонту та техобслуговування за рахунок підприємства та віднесення цих витрат до доходу працівника цей варіант оформлення авто не вирішить. Також є свої нюанси щодо палива для авто. Про це все говоримо нижче.

Ще з мінусів: підприємство не може користуватися автомобілем у будь-який момент без згоди працівника або укладати від його імені договори перевезення та інші угоди, пов’язані з використанням транспортного засобу. Взагалі, при такому варіанті використання краще, щоб за кермом авто був сам працівник. Річ у тому, що за ст. 125 КЗпП компенсація виплачується працівнику, який використовує свій інструмент для потреб підприємства.

Податкові наслідки компенсаційного варіанта. Податківці допускають такий варіант користування автомобілем працівника (див. листи ДПСУ від 05.12.2024 № 5574/ІПК/99-00-24-03-03, від 05.12.2024 № 5573/ІПК/99-00-24-03-03, від 02.04.2021 № 1314/ІПК/99-00-04-03-03-06, від 12.01.2021 № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06 тощо). А це дає право підприємствам без власних чи взятих в оренду або позичку автомобілів нести витрати, пов’язані з їх експлуатацією, і, як наслідок, вважати ці витрати господарськими.

Сума компенсації за зношування (амортизацію), яку підприємство виплачує працівнику за використання його автомобіля для службових потреб, включається до оподатковуваного доходу працівника на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ (ознака доходу в 4ДФ — «127»). Оподатковується він ПДФО та ВЗ на загальних підставах. А от ЄСВ не буде (п. 3.22 Інструкції № 5, п. 11 розд. І Переліку № 1170*).

* Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Якщо витрати на ПММ спочатку несе працівник, а підприємство потім їх компенсує, то ці суми підприємство може включити до своїх витрат і визнати господарськими (за наявності документів, що підтверджують зв’язок з діяльністю). Проте податківці вважають, що така компенсація включається у дохід працівника та оподатковується ПДФО і ВЗ. Втім, посилаючись на п. 11 розд. І Переліку № 1170, податківці стверджують, що ЄСВ на такі виплати не нараховується (БЗ 201.03).

Отже, оптимальніше, щоб підприємство самостійно придбавало ПММ для автомобіля — як за готівковий розрахунок (через підзвіт, у тому числі закупівлі водієм), так і безготівково — і видавало їх для використання при роботі автомобіля. У цьому випадку працівник не несе витрат, а отже, немає підстав для нарахування ПДФО і ВЗ. А понесені витрати підприємство все одно визнає своїми господарськими витратами. Адже фактично йдеться про звичайне використання активів у діяльності підприємства.

Проте слід уважно контролювати, щоб ПММ використовувалися виключно для службових потреб. Наприклад, податківці неодноразово наголошували, що перевищення норм витрат палива на роботу автомобіля, навіть якщо такий автомобіль використовується у службових цілях, розцінюється як додаткове благо працівника з оподаткуванням ПДФО/ВЗ (див. листи ДПСУ від 05.12.2024 № 5574/ІПК/99-00-24-03-03 та від 05.12.2024 № 5573/ІПК/99-00-24-03-03).

Якщо ж підприємство несе витрати щодо поточного та капітального ремонту, поліпшення автомобіля без відшкодування працівником, то податківці можуть такі витрати визнати додатковим благом у негрошовій формі з відповідним оподаткуванням ПДФО/ВЗ (лист ДПСУ від 04.12.2019 № 1706/6/99-00-04-07-03-15/ІПК). Також доходом працівника будуть витрати на техобслуговування його авто за рахунок підприємства, звісно, якщо він ці витрати не компенсує.

Якщо ви все ж таки схиляєтесь до компенсаційного варіанта використання авто, потурбуйтесь про належне документальне оформлення.

Документальне оформлення. На наш погляд, тут слід відштовхуватися від того, чи містить колективний договір положення про можливість використання працівниками власних інструментів (у тому числі автомобілів) у діяльності підприємства з виплатою компенсації.

Якщо такі положення є, то зазвичай працівник подає заяву з проханням дозволити використовувати його автомобіль для службових потреб. Якщо керівник не проти, він видає відповідний наказ (розпорядження). У ньому, серед іншого, зазначає мету та період використання автомобіля, розмір та порядок виплати компенсації.

У випадку коли у колдоговорі відсутні зазначені положення, то доцільно укласти із працівником окремий договір про використання його автомобіля для потреб підприємства.

Після того як відбулася прив’язка автомобіля до підприємства, слід підтвердити зв’язок самих витрат на експлуатацію такого автомобіля із господарською діяльністю.

Для цього потрібно мати подорожний лист* або інший документ, який підтверджує сам факт поїздки і витрати пального (звіти про використання автомобіля протягом робочого дня тощо).

* Подорожний лист зараз не є обов’язковим документом. Але платнику треба довести списання фактично використаних ПММ, тому можна використовувати зручну форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх реквізитів первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію і підтвердження її здійснення.

Висновки

• Без власного чи орендованого автомобіля підприємство не може обґрунтовано визнавати витрати на його експлуатацію господарськими, адже податківці можуть розцінити такі витрати, як особисте користування, або навіть вимагати реєстрації платником акцизу.
• Можна оформити компенсацію за використання автомобіля працівника (ст. 125 КЗпП), що дозволяє підприємству офіційно користуватися авто для службових потреб і визнавати понесені витрати господарськими.
• Компенсація працівнику за використання його автомобіля оподатковується ПДФО і військовим збором, але не є базою для нарахування ЄСВ.
• Щоб витрати на експлуатацію автомобіля працівника були визнані господарськими, потрібно належно оформити документи: заяву працівника, наказ керівника або договір, а також мати підтвердні документи щодо службових поїздок (подорожні листи, звіти).

Інші матеріали із "Податки & бухоблік", 2025, № 90:

• Правильно оформлюємо первинку: як не потрапити в халепу
• Первинні документи без зазначення посади / прізвища: чи визнають недійсними?
• Дата первинки: коли можуть бути проблеми?
• Чи може рахунок (інвойс) замінити накладну / акт?
• Калькуляція: зона ризику
• Витрати майбутніх періодів: про що забувають бухгалтери?
• Наднормативні втрати і негосподарські витрати: неоднозначні наслідки
• Страхові платежі при придбанні автомобіля: первісна вартість чи витрати?
• Витрати на експлуатацію автомобіля, якого… немає
• Експлуатація легкового автомобіля: як довести господарськість?
• Облік шин і акумуляторів: спірні питання
• Ремонт нерухомості: обходимо спірні точки
• Основний засіб не працює: чи припиняти амортизацію?

Подписаться на "Податки & бухоблік"