Бухгалтерська довідка: все, що треба знати бухгалтеру 

Бухгалтерська довідка — один із базових документів, що забезпечує точність та повноту облікових даних. Вона використовується для оформлення операцій, для яких не передбачено типових форм первинних документів, а також для виправлення помилок. Нижче розглянемо, у яких випадках складається бухгалтерська довідка, хто її оформлює та які обов’язкові реквізити вона має містити.

Чи існує типова форма бухгалтерської довідки?

Так, типова форма бухгалтерської довідки затверджена  Методрекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356..Завантажити форму Бухгалтерської довідки можна за посиланням. 

Суб'єкти господарювання також можуть використовувати власні форми, за умови, що вони містять усі обов'язкові реквізити.

Які обов'язкові реквізити бухгалтерської довідки?

Відповідно до законодавства про бухгалтерський облік, первинні документи (до яких належить бухгалтерська довідка) повинні містити такі обов'язкові реквізити:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При виправленні помилок у довідці також обов'язково зазначаються:

• причина виникнення помилки;
• документи та облікові регістри, в яких було зроблено помилковий запис (номер меморіального ордера, період, за який він складений).

Чи можуть бути у довідці додаткові реквізити?

Так, залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації, до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити, такі як печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо.

Хто складає та затверджує бухгалтерську довідку?

Бухгалтерську довідку складає працівник, відповідальний за відповідну ділянку обліку. Після її перевірки довідку має підписати головний бухгалтер. Підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Коли складати бухгалтерську довідку (час її складання)?

Бухгалтерська довідка складається за потреби відображення в обліку певної операції чи виправлення помилки. Якщо довідка складається для виправлення помилок попередніх періодів, вона оформлюється у тому звітному періоді, коли помилку виявлено та виправляється.

Наведемо декілька прикладів складання бухгалтерської довідки:

1. Виправлення помилки минулого періоду: Наприклад, у березні 2025 року при розрахунку амортизації службового автомобіля припустилися помилки в сумі нарахованої амортизації: замість 5000 грн до витрат потрапила сума 15000 грн (завищено на 10000 грн). Для виправлення помилки поточного року 31.07.2025 р. складена бухдовідка. На підставі цієї довідки робимо проведення Дт 91 - Кт 13 сторно на суму 10000 грн. 

2. Нарахування доходів або витрат за невчасного надходження первинних документів на кінець звітного періоду: Наприклад, нарахування послуг з комунальних платежів за останній місяць кварталу, якщо акти виконаних робіт або рахунки від постачальників надходять наступного місяця. Довідка фіксує суму очікуваних витрат (доходів) на підставі договорів та розрахунків.

3. Виправлення технічної помилки у поточному періоді: Наприклад, якщо бухгалтер помилково вніс невірну суму або дебетовий/кредитовий рахунок у первинний документ, який вже зареєстровано. Довідка обґрунтовує виправлення та корегує бухгалтерські записи.

4. Переведення (рекласифікація) активів або зобов'язань: Наприклад, переведення обладнання з категорії основних засобів до складу запасів (якщо воно відповідає критеріям) або навпаки, якщо змінюється його цільове призначення або характеристики. Бухгалтерська довідка є підставою для такої рекласифікації.

5. Розподіл загальновиробничих витрат: Якщо підприємство здійснює різні види діяльності, і є загальні витрати, які необхідно розподілити між ними за певною методикою (наприклад, пропорційно обсягу послуг або займаній площі). Бухгалтерська довідка використовується для розрахунку та відображення такого розподілу.

6. Облік доходів і витрат майбутніх періодів: Наприклад, у листопаді 2025 року підприємство оплатило річну передплату Factor PRO на 2026 рік. Оплату здійснили у листопаді 2025 року та віднесли на Дт рахунку 39 "Витрати майбутніх періодів". Списання на витрати періоду здійснюватиметься щомісячно (січень-грудень 2026) пропорційно до терміну дії передплати на підставі бухгалтерської довідки. 

7. Облік сумнівної (безнадійної) заборгованості та зобов’язань: Бухдовідкою оформляють розрахунок суми резерву сумнівних боргів, теперішньої вартості довгострокової дебіторської заборгованості, суми списання безнадійної дебіторської заборгованості, теперішньої вартості довгострокових зобов’язань, суми забезпечень, у тому числі на оплату відпусток, суми списання безнадійної кредиторської заборгованості.

8. Облік запасів: Бухдовідкою оформляють розрахунок  транспортно-заготівельних витрат і торговельної націнки, вартості вибуття запасів при використанні методів середньозваженої собівартості, нормативних витрат, ціни продажу, чистої вартості реалізації запасів, якщо облік ведуть виходячи з цієї вартості, загальновиробничих витрат та їх розподіл відповідно до НП(С)БО 16 «Витрати», вартості ТМЦ, отриманих від ліквідації ОЗ.

9. Інші бухгалтерські операції: 

Окрім наведених вище випадків, оформлення бухдовідки здійснюється ще в багатьох операціях, зокрема, серед них:

• закриття сальдо рахунків класів 7, 8 і 9, а також перенесення фінрезультату на рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»;
• зарахування авансів із субрахунків 371 «Розрахунки за виданими авансами» і 681 «Розрахунки за авансами одержаними» до складу витрат і доходів майбутніх періодів відповідно;
• перекласифікація довгострокової заборгованості в короткострокову.

Бухгалтерська довідка — це інструмент, який забезпечує не лише правильність обліку, а й прозорість та впорядкованість фінансової інформації підприємства. Чим точніше вона оформлена — тим надійніше працює вся система обліку.