Чекліст справ кадровика наприкінці 2025 та на старті 2026 року

Проведіть аудит використання всіх відпусток станом на кінець 2025 року. Визначте залишки невикористаних днів і складіть таблицю, у якій щодо кожного працівника зазначте кількість таких днів та період, за який вони накопичені. Така таблиця стане помічником під час складання графіка на 2026 рік. Крім того, доцільно ознайомити з таблицею залишків відпусток працівників та керівників підрозділів, де вони працюють.

Не забудьте погодити графік відпусток з виборним органом первинної профспілкової організації (або профспілковим представником).

Ознайомлення з графіком. Затверджений графік відпусток на 2026 рік потрібно довести до відома всіх працівників. Яким саме способом це зробити — вирішувати вам.

На нашу думку, додавати до графіка відпусток графи «Ознайомлений» чи «Підпис працівника» варто лише тоді, коли ви фізично зможете зібрати підписи всіх працівників у цьому документі. В іншому випадку краще розмістити графік відпусток у приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі. При цьому для збору підписів працівників можна оформити окремі аркуші ознайомлення, які за потреби передати до відповідних структурних підрозділів.

Якщо працівники працюють дистанційно, то ознайомити їх з графіком відпусток можна тим же способом, який ви використовуєте для ознайомлення таких працівників з наказами.

Календар робочого часу на 2026 рік

Під час дії воєнного стану, складаючи календар робочого часу на 2026 рік, дотримуйтеся, окрім загальних норм КЗпП, також положень Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136).

Наразі строк дії воєнного стану продовжено до 05:30 3 лютого 2026 року Указом Президента України від 20.10.2025 № 793/2025, затвердженим Законом України від 21.10.2025 № 4643-IX.

Чи буде продовжено воєнний стан у лютому 2026 року, на сьогодні невідомо. Тому поки що норму тривалості робочого часу на наступний рік визначаємо з урахуванням припущення, що воєнний стан буде припинений у лютому 2026 року. Якщо ж воєнний стан буде продовжено, норму тривалості робочого часу доведеться перерахувати.

Пам’ятайте, що під час дії воєнного стану за загальним правилом збільшувати норму тривалості робочого часу працівників з 40 до 60 годин на тиждень дозволено лише для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури — в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо (див. ч. 1 ст. 6 Закону № 2136).

Враховуйте також, що під час дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не діють (див. ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Тож у календарі робочого часу на цей період святкові та неробочі дні, визначені КЗпП, будуть:

— або робочими днями, якщо вони припадають на дні, встановлені графіком роботи як робочі;

— або вихідними днями, якщо вони припадають на встановлені вихідні.

Надурочні наприкінці року

Якщо на вашому підприємстві є працівники, для яких установлено підсумований облік робочого часу, то

наприкінці року слід підрахувати працівникам з підсумованим обліком загальну кількість надурочних годин за обліковий період

Адже закінчення року — це час, коли добігають кінця будь-які облікові періоди, незалежно від їх тривалості (місяць, квартал, півріччя, рік). Інформацію про кількість надурочних годин, накопичених протягом облікового періоду, слід передати до відділу бухгалтерії для відповідної оплати.

Загальна кількість надурочних годин за обліковий період дорівнює різниці між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за цей період (див. абзац третій п. 12 Методичних рекомендацій.., затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138).

Більше подробиць щодо підрахунку кількості надурочних годин за підсумованого обліку наведено у статті «Надурочні наприкінці року» // «Податки & бухоблік», 2024, № 104.

Закриття номенклатури справ

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (див. п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).

Зведена номенклатура справ підприємства складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000/5, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, наведеною в додатку 11 до цих Правил (див. п. 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Одним з таких структурних підрозділів є відділ кадрів (відділ служби персоналу). Тож зосередимося на номенклатурі справ цього підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу на наступний рік розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі. Для цього вивчають документи з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які у ньому працюють. Як може виглядати номенклатура справ відділу кадрів, ви можете побачити у статті «Складаємо номенклатуру справ» // «Податки & бухоблік», 2020, № 41.

Номенклатуру справ відділу кадрів (служби персоналу) підписує його керівник та візує керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Вводять в дію номенклатури справ з початку календарного року. Ведуть їх безпосередньо у структурних підрозділах. За необхідності структурний підрозділ за погодженням зі службою діловодства та архівом підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів) може вносити до своєї номенклатури нові справи, не передбачені чинною номенклатурою, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури.

Після закінчення року номенклатури справ структурного підрозділу закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства підприємства.

Підсумковий запис у журналах реєстрації кадрових наказів

Залежно від строку зберігання накази з кадрових питань поділяють на:

— накази тривалого строку зберігання — зберігаються протягом 75 років;

— накази тимчасового строку зберігання — зберігаються протягом 5 років.

Вони мають реєструватися в окремих журналах.

Крім того, для зручності кадрові накази можуть бути поділені на підвиди: про прийняття на роботу, про звільнення з роботи, про переведення, про надання відпусток тощо. У такому разі журнал реєстрації може бути відкритий під кожен підвид наказів.

У кожному з журналів кадрові накази реєструють з початку року за порядковими номерами, починаючи з одиниці, за єдиною наскрізною нумерацією

Тож щороку нумерацію наказів слід оновлювати — закривати відповідний журнал реєстрації кадрових наказів за минулий рік і розпочинати новий.

Для цього в журналі роблять підсумковий запис, в якому зазначають загальну кількість наказів, виданих протягом року, а також фіксують перший та останній номери наказів.

Форма підсумкового запису законодавством не регламентована. Виходячи з усталеної практики, радимо оформити його фразою на кшталт: «У цьому журналі за 2025 рік зареєстровано (кількість) наказів з № (номер першого наказу) по № (номер останнього наказу)». Після цього проставте дату, посаду, підпис, ім’я та прізвище особи, відповідальної за ведення журналу.

Зауважимо, що на невеликих підприємствах з незначною кількістю кадрових наказів допускається продовжувати їх реєстрацію в одному й тому ж журналі декілька років поспіль. Але все одно нумерацію наказів щороку починайте з № 1, а в кінці року обов’язково зробіть підсумковий запис про кількість зареєстрованих за такий рік наказів (див. вище).

Журнали реєстрації в системах електронного документообігу закриваються за правилами, передбаченими для таких журналів.

Передавання документів до архіву підприємства

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) через 2 роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Роблять це на підставі описів справ. Про те, як правильно сформувати та оформити справи, а також скласти описи справ, ви можете дізнатися зі статті «Підготовка документів до зберігання» // «Податки & бухоблік», 2020, № 41.

Як зазначено у п. 5 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5, підготовка справ для передання до архіву включає перевіряння:

— правильності формування документів у справи;

— відповідності заголовків справ змісту вміщених до справ документів;

— оформлення документів кожної справи,

— оформлення справ;

— відповідності справ номенклатурі, затвердженій керівником підприємства.

У разі виявлення будь-яких недоліків у формуванні та оформленні справ їх необхідно усунути. У випадку відсутності справ, що значаться в описах, уживаються заходи з розшуку, передбачені п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5.

Передача справ до архіву відбувається за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником підприємства.

Більше про передачу справ до архіву підприємства див. у статті «Зберігаємо документи на підприємстві» // «Податки & бухоблік», 2020, № 41.