Платникам нагадали про терміни зберігання ЄСВ-звітності
Податкові органи звертають увагу платників податків на дотримання вимог законодавства щодо строків зберігання електронних документів. Йдеться не лише про бухгалтерські документи, а й про звітність та персоніфіковані дані працівників.
Згідно зі статтею 13 розділу І Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не може бути меншим, ніж строк, встановлений законодавством для відповідних документів у паперовій формі.
Водночас стаття 8 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» покладає відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та збереження документів на власника підприємства або уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством.
Мінімальні строки зберігання
Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити:
- фіксацію всіх господарських операцій у первинних документах;
- збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності;
- дотримання встановлених строків зберігання, але не менше трьох років.
Конкретні строки зберігання документів визначені Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (з урахуванням змін та доповнень).
Особливо тривалий строк — 75 років
Відповідно до пункту 7.1 глави 7 розділу І Переліку № 578/5, відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, мають зберігатися протягом 75 років.
До таких документів належить, зокрема, персоніфікована звітність: звіти про суми нарахованої заробітної плати, страхових внесків та єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Таким чином, навіть у разі ведення обліку виключно в електронній формі роботодавці та бухгалтери мають забезпечити довготривале та безпечне зберігання відповідних електронних документів відповідно до законодавчих вимог.
