Графік відпусток — 2026: чи існує насправді «дедлайн 5 січня»?
Кінець року для кадровика та бухгалтера — це завжди марафон. Одним із головних завдань у чек-листі є затвердження графіка відпусток. Але чи справді ви зобов'язані встигнути до «сакральної» дати — 5 січня? І що робити, якщо працівники хочуть відпочивати вже з перших днів нового року?
Коли саме затверджувати графік: міфи проти реальності
Навколо дати затвердження графіка відпусток роками точаться дискусії. Багато бухгалтерів та кадровиків побоюються не встигнути до 5 січня, вважаючи цю дату крайньою межею, перетин якої загрожує штрафами. Давайте розберемося, що з цього приводу каже закон, а що — практика.
Що говорить Закон?
Якщо ви відкриєте КЗпП або Закон про відпустки, то будете здивовані: конкретної дати дедлайну там немає. Законодавство не містить прямої вимоги затвердити графік, наприклад, до 31 грудня чи 5 січня. Це означає, що кожен роботодавець має право визначити цю дату самостійно.
Звідки взялося 5 січня?
Ця дата — «привіт» із минулого. Вона фігурує у Типових правилах внутрішнього трудового розпорядку, затверджених ще у 1984 році. Мінсоцполітики у своїх рекомендаціях радить орієнтуватися саме на цей термін (не пізніше 5 січня поточного року). Але пам'ятайте: це рекомендація, що базується на радянських нормативах, а не пряма норма сучасного законодавства.
Ідеальна формула строку з практики
Має сенс керуватися логікою та правилом «двох тижнів».
Ідеальний варіант — скласти та затвердити графік мінімум за 2 тижні до початку першої запланованої відпустки у новому році.
Чому саме так?
Згідно із законодавством, ви зобов'язані письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до її старту. Якщо ж працівник захоче відпочивати на початку року, а графік затверджено пізніше, ви фізично не зможете виконати цю вимогу.
Уявімо ситуацію: процес узгодження затягнувся, графік ще не затверджений керівником, а працівник йде у відпустку вже 3 січня. Чи є це порушенням?
Ні, це не проблема. У такому випадку діє простий алгоритм: працівник пише заяву про надання відпустки, роботодавець видає наказ. Оскільки ініціатором є сам працівник, правило про «попередження за 2 тижні» тут не працює.
Порада: Щоб уникнути щорічного головного болю та суперечок з перевіряючими, зафіксуйте конкретну дату затвердження графіка у своїх локальних актах (наприклад, у правилах внутрішнього трудового розпорядку або колдоговорі). Це стане вашим законним аргументом і чітким дедлайном.
Ми розібралися з датами, але це лише початок. Чи для всіх роботодавців графік відпусток є обов’язковим під час воєнного стану, чи є винятки? Як правильно внести до графіка працівника, якого прийняли посередені року? Чи обов'язково включати до цього документа сумісників та тих, хто працює за гіг-контрактами? Як не припуститися типової помилки з повідомленням про відпустку? Адже простий підпис у графі «Ознайомлений» у графіку не є письмовим повідомленням і не звільняє від відповідальності.
Детальний аналіз цих та інших важливих аспектів читайте у повній версії статті: «Графік відпусток — 2026» // «Податки & бухоблік», 2025, № 103.
