Практичні поради з оцифрування документів про трудову діяльність

📘Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит:  уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України.

 Аудит трудової книжки складається з наступних етапів:

1. Перевіряємо правильність написання на першій сторінці трудової книжки наступних даних: 

• Прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочення. При зміні прізвища колишнє  прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. На внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
• Дата народження. 
• Підпис власника трудової книжки.
• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових  книжок на підприємстві.
• Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

2. Перевіряємо усі записи про прийняття/звільнення в розділі «Відомості про роботу»:

• У записах повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення.
• Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру.
• Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону. 
• Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою.

3. Для оцифрування відомостей про трудову діяльність можна подати сканкопії наступних документів:

• трудова книжка;
• документи про набуття освіти;
• військовий  квиток;
• свідоцтво про народження дитини для жінок;
• трудові договори;
• довідки  про періоди роботи за відсутності трудової книжки.

Де застрахована особа може побачити свою електронну трудову книжку?

• в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд» обрати пункт «Електронна трудова книжка» у лівому боковому меню;
• натиснути кнопку «Дані ЕТК» та обрати вкладку «Відцифрована ЕТК»;
• у вкладці «Скан-копії трудової книжки» є всі скани документів, які були надані для оцифрування періодів трудової діяльності.