Перехід працівника між категоріями 1 і 2 в Д5: нові правила від ДПС і стара проблема КЗпП

ДПС оприлюднила проєкт наказу Мінфіну “Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4”, стосовно змін до форми Податкового розрахунку, та Порядку його заповнення, який має впорядкувати одну з найпроблемніших для бухгалтерів ситуацій: перехід працівника з основного місця роботи на сумісництво або навпаки без звільнення.

З одного боку, проєкт дає чіткий алгоритм заповнення додатка Д5. З іншого – він оперує терміном «переведення», якого в такому значенні не знає трудове законодавство. Розглянемо, що саме пропонується та як це співвідноситься з КЗпП.

Що саме пропонують змінити у Д5?

У проєкті змін до Порядку заповнення Податкового розрахунку (наказ Мінфіну № 4) з’являється спеціальна норма для додатка Д5:

«У разі переведення з основного місця роботи на сумісництво або навпаки в додатку Д5 таке переведення відображається двома рядками, в яких зазначається графа 07 «Категорія особи» 1 або 2 з датою закінчення та графа 07 «Категорія особи» 2 або 1 з датою початку. Графа 12 зазначається «1 – так» для обох рядків. Переведення особи на основне місце роботи здійснюється за умови відсутності не закінчених трудових відносин за категорією особи 1».

По суті, пропонується:

• відображати зміну статусу “основне місце ↔ сумісництво” без звільнення в Д5 двома рядками:
  • рядок із датою закінчення категорії (1 або 2);
  • рядок із датою початку нової категорії (2 або 1);
• у графі 07 «Категорія особи» показати відповідно:
  • «1» – найманий працівник з трудовою книжкою (основне місце роботи);
  • «2» – найманий працівник без трудової книжки (зовнішній сумісник);
• у графі 12 для обох рядків поставити «1 – так» (тобто це той самий застрахований).

Так Мінфін фактично закріплює давно практикований підхід, коли працівник “переходить” між категоріями 1 і 2 без розриву трудових відносин.

ПФУ ще раніше фактично запропонував схожий підхід для Д5. У листі від 14.01.2025 № 2800-060202-8/2786 Пенсійний фонд радив роботодавцям, які оформлювали зміну основного місця на сумісництво (чи навпаки) без звільнення, відображати це так:

• у першому рядку – дата закінчення трудових (або ЦПД) відносин за категорією 1 (найманий працівник із трудовою книжкою);
• у другому рядку – дата початку трудових відносин за категорією 2 (працівник без трудової книжки).

Тепер ДПС пропонує формалізувати цей технічний підхід у Порядку заповнення Податкового розрахунку. Тобто те, що раніше було «порадами ПФУ» та де-факто практикою, стане прямою нормою форми.

Суперечність із трудовим законодавством

Стаття 32 КЗпП визначає переведення як:

• переведення на іншу роботу/посаду на тому ж підприємстві;
• переведення на інше підприємство (фактично через звільнення за п. 5 ст. 36 КЗпП);
• переведення в іншу місцевість разом із підприємством.

Пленум ВСУ у п. 31 постанови № 9 від 06.11.1992 також вказував:переведенням на іншу роботу є доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній у трудовому договорі.

У випадку «зміни основного місця на сумісництво», чи навпаки, ми маємо:

• ту ж посаду;
• того ж роботодавця;
• те ж місце роботи.

Тобто з погляду КЗпП сутність трудової функції не змінюється, і називати це «переведенням» юридично некоректно. Цю позицію підтверджували:

• Мінсоцполітики у листі від 18.10.2017 № 446/0/22-17/134;
• Мінекономіки у листі від 24.06.2024 № 4701-05/45070-09;
• роз’яснення Держпраці.

Що це означатиме для бухгалтерів на практиці

Якщо проєкт буде затверджено в нинішньому вигляді:

1.Технічна ясність для Д5.

• Бухгалтерам стане простіше і безпечніше показувати зміну статусу працівника між основним місцем і сумісництвом без звільнення.
• Не буде необхідності «винаходити велосипед» або спиратися лише на листи ПФУ та неформальні роз’яснення.

2.Юридична колізія не зникає.

• Попри нову норму в Порядку заповнення, КЗпП не змінюється:
  офіційного поняття «переведення з основного місця роботи на сумісництво» не з’являється.
• Тому з точки зору трудового права та перевірок Держпраці ризики залишаються:
  формально роботодавець має або оформити звільнення, або зміну істотних умов праці з відповідною процедурою (попередження, згода тощо).

3.Факт двох підходів різних органів.

• ДПС/ПФУ фокусуються на звітності та обліку ЄСВ/ПДФО – їм потрібен чіткий алгоритм у Д5.
• Мінекономіки, Мінсоцполітики та Держпраці – про чистоту трудових відносин.
• У підсумку маємо ситуацію, коли форма звітності допускає те, чого не передбачає трудове право.

Проєкт змін до Податкового розрахунку:

• упорядковує технічну сторону: прямо прописує, що перехід працівника між основним місцем роботи й сумісництвом без звільнення у Д5 показується двома рядками з різними категоріями (1/2) і датами початку/закінчення;
• фактично закріплює підхід ПФУ, який уже застосовувався на практиці;
• водночас не вирішує колізію з КЗпП: трудове законодавство не визнає такого виду «переведення», а отже роботодавцям варто й надалі уважно оформлювати кадрові документи та спиратися на офіційні роз’яснення Мінекономіки, Мінсоцполітики та Держпраці.