Як ФОП має зараз вести облік доходів, витрат та товарних запасів: правила та приклади

ФОП

Регістр обліку доходів / доходів і витрат

Платники ЄП груп 1, 2, 3 без ПДВ (ставка ЄП 5 %)

Такі ФОП мають вести облік у довільній формі «шляхом помісячного відображення отриманих доходів» (п. 296.1 ПКУ).

Тобто такому ФОП необхідно мати паперовий або електронний регістр обліку доходів. Його форма — довільна (на вирішення ФОП, жодної регламентації немає). У податківців не реєструється.

Основна вимога — кожного місяця записувати в такий обліковий регістр загальну суму доходів від підприємницької діяльності за місяць. Обліку витрат немає. Детальніше про це ми розповімо нижче. А тут лише звернемо увагу, що ФОП на ЄП групи 3, який має доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, має окремо вести облік: 1) доходів від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції; 2) інших доходів (абз. 3 п. 296.1 ПКУ). Для цього можна завести окремий регістр. А можна вести роздільний облік в одному регістрі

Платники ЄП групи 3 з ПДВ (ставка ЄП 3 %)

Такі ФОП мають вести облік доходів і витрат у Типовій формі, яка затверджена наказом № 405*. Доходи і витрати в неї записуємо щодня (детальніше про це будемо розповідати далі у статті).

Знову ж таки ФОП на ЄП групи 3 на ставці 3 %, який має доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, має окремо вести облік: 1) доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції; 2) інших доходів і витрат (абз. 3 п. 296.1 ПКУ). Але для цього немає необхідності вести два окремих регістри, адже можливість роздільного обліку реалізована у самій Типовій формі

Загальносистемники (незалежно від ПДВ-статусу)

Такі ФОП мають вести облік доходів, витрат та за бажанням амортизації в Типовій формі обліку та амортизаційному додатку до неї, які затверджені наказом № 261**. Детальніше про це ми розповімо нижче. При цьому окремо від іншої діяльності (в окремих Типових формах) ведеться:

— облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції (абз. 2 ст. 177.10 ПКУ);

— облік доходів і витрат від діяльності з роздрібної торгівлі пальним, з роздрібної торгівлі алкогольними напоями та/або тютюновими виробами, яка здійснюється за адресою місця роздрібної торгівлі пальним (абз. 3 ст. 177.10 ПКУ) (більше нюансів у статтях «ФОП на загальній системі здійснює роздрібну торгівлю пальним» // «Податки & бухоблік», 2024, № 101)

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями — платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, та Порядку її ведення» від 30.11.2022 № 405.

** Наказ Мінфіну «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» від 13.05.2021 № 261.

ФОП

Регістр обліку товарних запасів

Загальносистемники.

Платники ЄП, зареєстровані платниками ПДВ

Зобов’язані вести Форму ведення обліку товарних запасів, затверджену наказом № 496*.

Зверніть увагу! Попри судові спори, облік товарних запасів не скасовано (більше деталей у статті «Документи на товар для ФОП на єдиному податку, які зобов’язані вести облік товарних запасів» // «Податки & бухоблік», 2026, № 26).

Важливий нюанс! Податківці вважають, що облік товарних запасів повинні вести навіть ті ФОП, які отримують оплату тільки на IBAN-реквізити свого рахунка (див., зокрема, категорію 109.02 БЗ)

Платники ЄП, не зареєстровані платниками ПДВ

Зобов’язані вести Форму ведення обліку товарних запасів, затверджену наказом № 496, лише якщо провадять діяльність з реалізації:

— технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту (ТСПТ);

— лікарських засобів;

— виробів медичного призначення;

— ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Більше нюансів (у т. ч. щодо ТСПТ) знайдете у статті «Документи на товар для ФОП на єдиному податку, які зобов’язані вести облік товарних запасів» // «Податки & бухоблік», 2026, № 26.

Відповідно якщо платник ЄП без ПДВ реалізацію зазначених вище товарів не провадить, то ніякий «товарний» регістр йому не потрібен (п. 12 ст. 3 Закону про РРО) (нюанси для тих, хто надає послуги, є виробником, див. у згаданій вище статті).

Щодо необхідності мати / зберігати документи на товар всі нюанси знайдете у статті «ФОП-єдиноподатник без товарного обліку (звільнений): що з документами на придбання» // «Податки & бухоблік», 2026, № 26

* Наказ Мінфіну «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку» від 03.09.2021 № 496.

Запитання

Відповідь

Де ФОП має брати обліковий регістр?

Єдиної затвердженої форми, як ми з’ясували вище, немає (вона довільна). Тож про купівлю надрукованої форми не йдеться.

Обліковий регістр ФОП може роздрукувати самостійно, розлініяти в паперовому зошиті, журналі, блокноті або створити відповідний файл на власному ПК в Excel тощо. При цьому електронний підпис, щоб вести обліковий регістр на ПК, не є обов’язковим

Яку «шапку» та графи повинен мати обліковий регістр ФОП?

Знов-таки форма обліку довільна (п. 296.1 ПКУ). Тому все на розсуд самого ФОП.

Можна обмежитися табличкою з 2 графами: «Місяць, рік» та «Дохід». Можна взяти за зразок кількість і назви граф зі «старої» форми Книги обліку доходів, що діяла колись для єдиного податку (див. статтю «Правила ведення саморобної Книги обліку доходів» // «Податки & бухоблік», 2021, № 17).

Але ми зазвичай радимо обирати золоту середину. Щоб без проблем заповнити декларацію з єдиного податку, доцільно вести в регістрі окремі графи для:

1) дозволеного доходу (який оподатковується за звичайною ставкою ЄП);

2) забороненого доходу (з якого сплачуємо ЄП за ставкою 15 %), наприклад перевищення ліміту або дохід від діяльності, яка не вказана в Реєстрі платників ЄП);

3) винятків з доходу — для так званих транзитних сум, якщо вони є характерними для діяльності ФОП (наприклад, ФОП є комісіонером, повіреним, агентом, експедитором і згідно з п. 292.4 ПКУ в його дохід має потрапляти лише винагорода, а транзитні кошти з доходу слід виключати, див., зокрема, статтю «Що варто знати про комісію єдиноподатникам» // «Податки & бухоблік», 2024, № 71).

А ось окрему графу для повернень вже, виходить, можна і не створювати, адже сучасна думка податківців така, що у випадку з отриманням і поверненням коштів / авансу в різних звітних періодах слід діяти через уточнення ЄП-звітності. Тож і в обліку таке повернення логічніше показувати саме як виправлення помилки (хіба що підпис ФОП проставляти не потрібно) (див. статті «Повернення коштів і ФОП на ЄП: новий підхід податківців» // «Податки & бухоблік», 2024, № 90, «Техніка виправлення помилок в облікових регістрах ФОП» // «Податки & бухоблік», 2024, № 30). Втім, якщо у вас вже є графа для повернень, то можна її залишити. Але знов-таки самі повернення вже логічніше показувати саме як виправлення помилки;

4) доходу від реалізації власної сільгосппродукції (якщо у вас є такий дохід).

Щодо «шапки» облікового регістру та приклади заповнення граф див. рис. 1 нижче

Коли слід вносити дохід до облікового регістру: після кожної операції чи достатньо одного запису на місяць?

Достатньо записувати дохід до регістру лише раз на місяць. Водночас якщо вам зручніше вносити дані щоденно — це не заборонено. Наприклад, у таблиці Excel можна створити окремий аркуш для кожного місяця, де щодня записуватимуться доходи, а наприкінці все автоматично підсумовується в окремому листі з місячними підсумками. Якщо такий спосіб вам підходить — сміливо користуйтеся. Головне — щоб в обліковому регістрі були відображені підсумкові дані за кожен місяць

Як визначається дата виникнення доходу, в т. ч. в інвалюті (щоб зрозуміти, до якого місяця відноситься дохід)?

Керуємось правилом, що в базовому випадку в платника ЄП дохід виникає за касовим методом, тобто в день отримання готівкової / безготівкової оплати. Але враховуємо такий нюанс. Дохід, отриманий за допомогою банківського еквайрингу (оплата карткою через POS-термінал) та інтернет-еквайрингу (оплата карткою в інтернеті) із застосуванням РРО/ПРРО, податківці вимагають визнавати за датою, яка вказана у фіскальному чеку (а не за датою надходження безготівкових коштів на рахунок) (див., зокрема, категорію 107.01.03, замітку «Оплата картою: як визначати ЄП-дохід ФОП при інтернет- і банківському еквайрингу?»).

А якщо ФОП отримав дохід в іноземній валюті?

Якщо клієнт-нерезидент перераховує оплату на валютний рахунок ФОП, то ЄП-дохід виникає на дату надходження коштів на валютний рахунок ФОП. Зверніть увагу: не має значення дата надходження валюти на розподільчий рахунок; дата продажу валюти; фактична гривнева сума після продажу валюти. Орієнтуємося саме на дату надходження виручки на валютний рахунок і курс НБУ на цю дату.

Якщо ж мова про надходження валюти через платіжні системи (Payoneer, Wise тощо), то ЄП-дохід визнається на дату надходження коштів на рахунок, відкритий у системах PAYONEER та WISE (і за курсом НБУ на цю дату), а не на дату зарахування на валютний рахунок ФОП в Україні (детальніше читайте у статтях «Як оподатковувати валютні доходи ФОП-єдинника» // «Податки & бухоблік», 2026, № 30, «7 запитань щодо Payoneer від ФОП на єдиному податку» // «Податки & бухоблік», 2026, № 13, «Валютний дохід ФОП на спрощенці: курс НБУ чи курс банку і що робити з різницею» // «Податки & бухоблік», 2026, № 9)

ФОП займається декількома видами діяльності. Чи треба в регістрі зазначати окремо доходи за кожним кодом КВЕД?

Ні, таких вимог немає.

Тобто доходи від усіх видів діяльності заносимо в регістр загальною сумою за місяць! Ніякої розбивки за видами діяльності робити не потрібно.

Єдиний виняток: платники ЄП групи 3, якщо мають доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, які повинні вести їх облік окремо від усіх інших доходів (п. 296.1 ПКУ)

Чи необхідно зараз розбивати дохід на «готівку» та «безготівку»?

Таких вимог вже ніде немає. Але хтось скаже, а як же оприбуткування?

Так, згідно з «касовим» Положенням № 148* (п. 11 розд. II) оприбуткування готівки у підприємців здійснюється в т. ч. у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів в установленому ПКУ порядку. Ну так ми і показуємо місячні підсумки. І якщо під весь дохід у нас є первинка, як того хочуть податківці, то можна вважати, немає ніякої проблеми в тому, що ми не виділяємо окремо готівковий і безготівковий дохід.

Але тим, хто в принципі не хоче нічого обговорювати з податківцями, можна все ж порадити виділяти окремо готівку та безготівку. Такий варіант, безумовно, позбавить ФОП від зайвих питань. Так само такий поділ буде корисним, якщо ви вносите готівкову виручку на підприємницький рахунок (більше деталей знайдете у статті «ФОП на ЄП і власні кошти: коли поповнення рахунку не вважається доходом» // «Податки & бухоблік», 2025, № 65).

А як саме показувати в обліковому регістрі розподіл на готівку і безготівку? На розсуд самого ФОП. Можна виділяти для готівки і безготівки окремі рядки при розшифровці місячної чи денної суми доходу, а можна розбити графу «Доходи» на дві колонки «готівка» і «безготівка» та одразу відображати в одному рядку суми отриманого доходу різного виду

Чи потрібно підтверджувати документально суму отриманого доходу?

Так, потрібно (категорія 107.01.06 БЗ, лист Комітету ВРУ з питань фінансів, податкової та митної політики від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504).

Для ФОП на ЄП групи 1 достатньо того, щоб готівковий дохід було записано в обліковий регістр. Додатково складати розрахункові квитанції немає потреби. Безготівковий дохід має підтверджуватися виписками про рух коштів на банківському рахунку. Плюс не завадить мати якісь додаткові документи (не обов’язково первинні), з яких можна зрозуміти, за що саме отримано безготівковий дохід.

Для ФОП на ЄП груп 2 та 3 готівковий дохід підтверджується звітами РРО/ПРРО (Z-звітами РРО/ПРРО); записами в книзі обліку розрахункових операцій, здійсненими на підставі корінців розрахункових квитанцій — якщо ФОП має право замість РРО/ПРРО застосовувати КОРО з РК; просто записами в обліковому регістрі ФОП — якщо мова про рідкісні випадки, коли ФОП, приймаючи готівку, має можливість обходитися без РРО/ПРРО та без РК з КОРО (типу продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів тощо). Підтвердженням безготівкових доходів будуть виписки про рух коштів на банківських рахунках ФОП. Плюс не завадить мати якісь додаткові документи (не обов’язково первинні), з яких можна зрозуміти, за що саме отримано дохід (рахунки на оплату, договори, накладні, акти виконаних робіт, рахунки-фактури (інвойси), листи-заяви про повернення авансів або помилково перерахованих коштів тощо).

Більше деталей знайдете у статті «Чи потрібні ФОП на ЄП первинні документи на отримані доходи» // «Податки & бухоблік», 2026, № 26

Як виправляти помилки в обліковому регістрі?

Ніякої регламентації немає. Якщо ФОП веде облік в електронній формі, можна просто виправити неправильний запис на правильний так, ніби нічого й не було. Втім вочевидь більш коректно йти шляхом, про який буде йти мова далі (хіба що засвідчувати виправлення підписом ФОП не потрібно).

Якщо ФОП веде облік в паперовій формі, то, спираючись на практику минулих часів, вочевидь буде логічним діяти саме шляхом внесення додаткових записів, а не шляхом закреслення помилкових даних.

У новому рядку відображається від’ємне або додатне значення. При цьому внесення такого додаткового коригуючого запису слід засвідчити підписом платника податку, тобто ФОП.

Також складаємо довідку в довільній формі, яка розкриває суть помилки, і прикріплюємо цю довідку до зошита, журналу чи електронної таблиці, в яких ведеться облік ФОП.

Більше деталей та приклад знайдете у статті «Техніка виправлення помилок в облікових регістрах ФОП» // «Податки & бухоблік», 2024, № 30

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.