Додаток Д1 Об’єднаного звіту: експрес-відповіді на ваші запитання

Запитання

Відповіді

Непрацюючі працівники

Чи треба показувати у Д1 працівника, який увесь місяць перебував у відпустці за свій рахунок у зв’язку з воєнним станом?

Так, обов’язково треба. При цьому в графі 08 зазначте код категорії застрахованої особи, що відповідає оплаті праці, в графі 14 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах з роботодавцем, а у графі 13 — кількість днів перебування працівника у відпустці за свій рахунок протягом звітного місяця. Інші графи — у загальному порядку

Чи треба показувати у Д1 мобілізованого працівника?

Так, мобілізованого працівника показуйте у Д1. При цьому у графі 08 зазначайте код категорії застрахованої особи, що відповідає оплаті праці. Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах з роботодавцем проставите у графі 14. Графу 13 не заповнюйте! Інші графи — в загальному порядку

Чи треба показувати у Д1 працівника, з яким призупинений трудовий договір?

Так, працівника, з яким призупинено трудовий договір, обов’язково показуйте у Д1. Порядок заповнення граф за рядком із відомостями на такого працівника аналогічний тому, що розглядався вище для мобілізованого

Чи відображати працівницю, яка перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у Д1 за місяці, наступні за місяцем нарахування допомоги?

Ні, адже кількість днів у трудових відносинах протягом таких місяців ви мали проставити в Д1 за місяць, в якому допомога була нарахована. Але з цього правила є два винятки.

Перший — працівниці у поточному місяці була нарахована будь-яка виплата, на яку нараховується ЄСВ. Другий — період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці зараховується до спецстажу. У цих випадках заповнювати Д1 на таку працівницю треба

Чи відображати у Д1 працівницю, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років?

Ні, така працівниця у Д1 не відображається. Але і в цьому випадку не без винятків. Перший: працівниці у поточному місяці нарахували будь-яку виплату, на яку нараховується ЄСВ. Другий — період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років зараховується до спецстажу. У цих випадках на таку працівницю рядок у Д1 заповнюйте

Неповний робочий час

Як у Д1 показати основного працівника з неповним робочим днем?

Для того, щоб зазначити факт роботи основного працівника у роботодавця у режимі неповного робочого часу, в Д1 передбачена спеціальна графа 22. У ній потрібно проставити «1». Усе інше — у загальному порядку

Працівник в інвалідністю

Чи потрібно у Д1 працівнику з інвалідністю з неповним робочим днем суму ЄСВ дотягувати до мінімального внеску?

Ні, не потрібно, якщо до його доходу застосовується пільгова ставка ЄСВ, наприклад, 8,41 %. Вимога сплати ЄСВ з фактичної бази нарахування ЄСВ, але не менше ніж з мінімальної зарплати (МЗП), не діє у випадку застосування пільгової ставки внеску. Тут важлива саме ставка ЄСВ. У якому режимі працює працівник (неповний робочий час чи повний), не має значення.

Якщо ж до доходу працівника з інвалідністю застосовується ставка внеску 22 %, оскільки він належним чином не підтвердив інвалідність, то вимогу про сплату ЄСВ з МЗП слід виконати

Як відобразити у Д1 суму лікарняних, які нараховані працівнику з інвалідністю (ставка ЄСВ — 8,41 %)?

Для відображення суми лікарняних, які нараховані саме працівнику з інвалідністю, передбачений спеціальний код категорії застрахованої особи (графа 08) — «36». Нагадаємо, що лікарняні відображаються в Д1 в окремому від зарплати рядку. Обов’язково зазначайте у графі 10 місяць та рік, за який нараховано лікарняні, та у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності

Зовнішній сумісник

Як заповнити Д1 на зовнішнього сумісника?

У Д1 доходи зовнішнього сумісника відображаються без особливостей. Єдиний нюанс — у графі 21 проставляйте ознаку «0 — ні», що вказує на те, що дохід нараховано за сумісництвом.

Також зауважимо, що вимога про сплату ЄСВ з МЗП не працює за зовнішніми сумісниками

Працівник пів місяця працював за основним місцем роботи, потім звільнився і вже другу половину місяця працював як зовнішній сумісник. Як заповнити Д1?

У цьому випадку доходи, нараховані за основним трудовим договором, відображайте в Д1 окремо від доходів, нарахованих за зовнішнім сумісництвом.

Кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) у Д1 проставляється в одному з рядків загальною сумою за місяць. У графі 21 за доходами, нарахованими за основним трудовим договором, має бути зазначена ознака «1», за сумісництвом — «0».

Майте на увазі, що при зміні ознаки місяця роботи з основного на сумісництво і навпаки в межах одного місяця вимогу щодо сплати ЄСВ з МЗП не застосовуємо

Працівник — зовнішній сумісник був звільнений на початку місяця, а в кінці цього ж місяця знову прийнятий на роботу до того ж роботодавця за основним місцем роботи. Як відобразити у Д1 кількість днів у трудових відносинах?

Як і в попередньому випадку, доходи працівника, нараховані за основним трудовим договором та за зовнішнім сумісництвом, зазначаємо в Д1 в окремих рядках, а кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) проставляємо у одному з рядків загальною сумою за місяць.

Наприклад, працівник звільнився з основного місяця роботи 20.04.2026, а 30.04.2026 знову працевлаштувався до того ж роботодавця за сумісництвом. Окрім зарплати, інші доходи не нараховувалися. Тоді роботодавець на працівника сформує в Д1 за квітень 2 рядки, проте загальну кількість днів у трудових відносинах, а саме 21 к. дн., проставить у графі 14 в одному з рядків на вибір

Лікарняні

Як відобразити перехідні лікарняні (хвороба почалася в одному місяці, а закінчилася в наступному) в Д1?

Перехідні лікарняні відображають у Д1 за той місяць, в якому вони були нараховані, але з розбиттям за місяцями, за які вони нараховані. У графі 08 зазначайте код «29» — для звичайних працівників, або ж «36» — для працівників з інвалідністю. У графі 10 вкажіть відповідні місяць та рік, за який нараховані лікарняні. У графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припадають на відповідний місяць

Як у Д1 відобразити лікарняні за рахунок підприємства та за рахунок ПФУ?

У Д1 сума лікарняних не розподіляється на суму лікарняних за рахунок підприємства та за рахунок ПФУ. Таке розподілення проводиться у табличній частині Податкового розрахунку

Працівник протягом місяця був у неоплачуваній відпустці та на лікарняному. Зарплата не нараховувалася. У скількох рядках у Д1 треба відображати інформацію про це?

У випадку, що розглядається, Д1 можна заповнити двома способами (на ваш вибір).

Перший спосіб — відомості про відпустку за свій рахунок та про лікарняні зазначити в окремих рядках. Один рядок — без сумових показників із кодом категорії застрахованої особи, що відповідає зарплаті (графа 08), кількістю днів у відпустці за свій рахунок (графа 13) та кількістю днів у трудових відносинах протягом місяця (графа 14). У другому рядку зазначити усі дані щодо кількості днів непрацездатності та сум лікарняних, а в графі 08 — код, що відповідає лікарняним.

Другий спосіб — зазначити відомості щодо кількості днів відпустки за свій рахунок за рядком із лікарняними, що нараховані за місяць, на який припала відпустка

Працівнику нарахована зарплата за перший день лікарняного, який він відпрацював повністю. Чи потрібно цей день у Д1 показувати як день тимчасової непрацездатності?

Ні, не потрібно. У рядку з інформацією про суми лікарняних у графі 12 зазначайте тільки ті дні тимчасової непрацездатності, які оплачені саме як лікарняні.

Дуже важливо правильно зазначати кількість календарних днів тимчасової непрацездатності у графі 12, бо ці дані потім використовуються при визначенні суми середньоденної зарплати для розрахунку суми лікарняних

Допомога по вагітності та пологах

Сума допомоги по вагітності та пологах за 126 календарних днів нарахована у травні за дні квітня, травня, червня, липня та серпня. Інших нарахувань у травні не було. Як таку допомогу відобразити в Д1?

Сума допомоги по вагітності та пологах відображається у Д1 за той місяць, у якому проведено її нарахування (у випадку, що розглядається, — у Д1 за травень), з розподілом за місяцями, на які припала відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.

Серед іншого:

— у графі 08 проставляйте код «42» — для звичайних працівниць, «43» — для працівниць з інвалідністю;

— у графі 10 — місяць та рік, за який нарахована допомога;

— у графі 14 — кількість календарних днів у місяці, за який нарахована допомога;

— у графі 15 — кількість календарних днів відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами.

Інші графи — у загальному порядку.

За потреби перевіряйте виконання вимоги щодо сплати ЄСВ з МЗП у поточному місяцю та у попередньому. У випадку необхідності нараховуйте додаткову базу з ЄСВ. У рядку з додатковою базою за попередній та поточний місяці проставляйте у графі 08 — «42», а в графі 09 — «13».

Додаткова база з ЄСВ за наступні місяці має бути визначена в таких місяцях. Вона визначається місяць у місяць

Працівниця (основне місце роботи, без інвалідності) відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами йде у відпустку для догляду за дитиною з 6 травня 2026 року. Сума допомоги за травень менша за МЗП. Чи потрібно робити доплату до мінімального внеску та як його відобразити у Д1?

Так, потрібно виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП у

місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років, адже трудові відносини з працівницею не припиняються. Якщо сума допомоги по вагітності та пологах менша за суму МЗП, що діє в місяці закінчення відпустки, треба визначити додаткову базу нарахування ЄСВ, донарахувати на неї внесок та відобразити це у Д1 за цей місяць.

Сформуйте на працівницю окремий рядок, в якому зазначте, серед іншого, у графі 08 — «42», у графі 09 — «13», у графі 10 — поточний місяць і рік (05.2026), у графі 18 — суму додаткової бази, у графі 20 — суму нарахованого на додаткову базу ЄСВ.

Інші графи заповніть у загальному порядку

Винагорода за договором цивільно-правового характеру

Фізична особа (не ФОП) виконує роботи за цивільно-правовим договором (ЦПД). Початок виконання робіт у попередньому місяці, закінчення у поточному. Акт виконаних робіт підписано у поточному. Як відобразити ці події в Д1?

За місяць, на який припав початок робіт, проте винагорода не нараховувалася, сформуйте в Д1 рядок без сумових показників, але з кількістю днів у цивільно-правових відносинах у графі 14. У графі 08 вкажіть код «26». Інші графи — у загальному порядку.

Винагороду за ЦПД відображайте у Д1, сформованому за місяць її фактичного нарахування.

Оскільки винагорода нарахована за два місці, то її сума ділиться на кількість місяців, за які вона нарахована, тобто на 2. Винагороду за кожен місяць зазначайте в Д1 в окремому рядку, проставляючи, зокрема, у графі 08 — «26», у графі 09 — «1». За рядком із розподіленою сумою винагороди:

— першого місяця графу 14 не заповнюйте;

— другого (поточного) місяця в графі 14 вкажіть кількість календарних днів перебування фізичної особи у цивільно-правових відносинах у такому місяці.

Інші рядки заповнюйте в загальному порядку

Виплати при звільненні

Працівника (основне місце роботи, без інвалідності) звільнено останнім днем місяця. Увесь такий місяць він перебував у відпустці за свій рахунок. У місяці звільнення йому нарахована компенсації за невикористану відпустку у розмірі, який менший за МЗП. Як відобразити відомості щодо цього працівника у Д1?

Так, у випадку, що розглядається, треба визначити додаткову базу нарахування ЄСВ, донарахувати на неї внесок та відобразити це в Д1.

Річ у тім, що працівник перебував у трудових відносинах увесь місяць. Тож вимога про сплату ЄСВ з МЗП має бути виконана.

Припустимо, що працівник підприємства звільнився 30.04.2026. Тоді в Д1 за квітень 2026 року на такого працівника буде заповнено два рядки.

Один рядок — із сумою компенсації. За цим рядком, серед іншого, зазначайте у графі 08 — «1», у графі 10 — 04.2026, у графі 13 — кількість календарних днів відпустки за свій рахунок (30), у графі 14 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (30). Звісно, вкажіть суми компенсації (графи 16 та 17) та нарахований на неї ЄСВ (графа 20).

Другий рядок — із сумою додаткової бази (графа 18) та ЄСВ (графа 20). У графі 08 — «1», у графі 09 — «13».

Інші графи за рядками заповнюйте в загальному порядку

Чи потрібно відображати суму вихідної допомоги у Д1?

Ні, не потрібно. На суму вихідної допомоги, яку нараховують при звільненні у визначених законодавством випадках, не нараховується ЄСВ, оскільки вона не входить до фонду оплати праці й не є базою нарахування ЄСВ. Тому в додатку Д1 вона не відображається