Не встигли оцифрувати трудову книжку до 10 червня: які наслідки?
10 червня 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період, відведений для переведення паперових трудових книжок в електронну форму. Саме ця дата визначена Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX як гранична для подання відомостей про трудову діяльність до Пенсійного фонду України.
Втім, якщо скан-копії трудової книжки не були подані до цієї дати або ПФУ не встиг їх опрацювати через значне навантаження, це не призведе до втрати трудового стажу чи інших критичних наслідків.
Чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності в разі неподання сканкопій паперової трудової книжки в установлений термін.
Після завершення 10 червня 2026 року перехідного періоду для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок, або при призначенні пенсії для врахування періодів роботи до 1 січня 2004 року на підставі оригіналів трудових книжок.
У ПФУ закликають громадян не піддаватися інформаційним маніпуляціям, зберігати спокій та свої трудові книжки до їх оцифрування.
Чи передбачені штрафи?
Наразі законодавство не встановлює жодної відповідальності за неподання сканованих копій трудових книжок до 10.06.2026. Штрафи не загрожують ані роботодавцям, ані працівникам.
Це пояснюється тим, що обов’язок щодо подання відомостей покладено одночасно як на роботодавця, так і на самого працівника. Тому невиконання цієї дії не може бути підставою для притягнення до відповідальності будь-якої зі сторін.
Чи може зникнути страховий стаж?
У більшості випадків хвилюватися не варто. Оцифрувати трудову книжку можна буде і після завершення перехідного періоду.
Особливо це стосується періодів роботи після 1 січня 2004 року. Дані про такий стаж уже містяться в електронних реєстрах Пенсійного фонду на підставі інформації про сплату страхових внесків.
Інша ситуація зі стажем, набутим до 01.01.2004. Саме цей період підтверджується записами у паперовій трудовій книжці та іншими документами про трудову діяльність. Якщо такі відомості не будуть оцифровані, під час оформлення пенсії їх доведеться подавати додатково в паперовому вигляді.
Читати також:
Якщо не подали до ПФУ оцифровану трудову книжку: інструкція до дії
Які ризики залишаються?
Основна небезпека пов’язана не з дедлайном, а зі збереженням самих документів.
Якщо паперова трудова книжка буде втрачена або пошкоджена до моменту оцифрування, підтвердження стажу за періоди до 2004 року може перетворитися на складну процедуру. У такому разі доведеться звертатися до архівних установ або отримувати довідки від колишніх роботодавців.
Крім того, особам, які найближчим часом планують вихід на пенсію, варто не відкладати подання документів. Інакше процес призначення пенсії може затягнутися через необхідність додаткової перевірки стажу.
Хто може подати документи?
Передати скановані копії трудової книжки до ПФУ може:
- роботодавець;
- сам працівник через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.
На що звернути увагу перед поданням?
Перед скануванням варто перевірити правильність оформлення трудової книжки. Наявність помилок у записах, відсутність підписів, печаток або невірно зазначені персональні дані можуть стати причиною неприйняття документів або незарахування окремих періодів стажу в автоматичному режимі.
Чи можуть перенести дедлайн?
Наразі на законодавчому рівні обговорюється можливість продовження строку оцифрування трудових книжок, оскільки значна кількість документів ще не переведена в електронний формат. Однак поки що жодних змін не ухвалено, тому офіційною кінцевою датою залишається 10 червня 2026 року.
На цю тему більш детально читайте у матеріалі «Дедлайн щодо оцифрування трудових книжках можуть перенести».
