Коли контрагент не платить: як уникнути штрафів при списанні боргу та повернути кошти без авансів юристам

Сергій Кузьмич, адвокат, керівник юридичної компанії KOLT

Контрагент не платить. На телефонні дзвінки ніхто не відповідає. Претензії теж залишаються без відповіді. На певному етапі бізнес здається – «спишемо борг і забудемо».

Саме в цей момент і трапляться найдорожчі помилки.

Суди зазначають, що сам факт бухгалтерського списання не означає, що борг став безнадійним у розумінні ПКУ. Якщо відсутні підтверджуючі документи або обрана не належна підстава, і податкова розцінить це як умисне заниження податкових зобов’язань, здійснюється донарахування податку, застосовується штраф у розмірі 25% та пеня за весь період. І якщо борг контрагента, наприклад, 500 000 грн. – компанія ризикує додатково «подарувати» бюджету ще 125 000 грн. штрафу плюс пеню, яка капає щодня.

Так, значна частина підприємців дізнаються про помилки в роботі з дебіторкою не від юриста, а від податкової – разом із отриманням акту перевірки.

У цій статті розберемо:

• коли борг вважається безнадійним за Податковим кодексом;

• де бухгалтери найчастіше помиляються при списанні боргу;

• алгоритм списання боргу;

• як уникнути податкових донарахувань і штрафів;

• і головне – коли борг вигідніше не списувати, а повертати, не сплачуючи юристам авансів.

Це практичний матеріал для бухгалтерів і власників бізнесу, які хочуть закрити проблему з боргом через механізм списання або ж повернути свої гроші без додаткових ризиків.

Списання боргу: де ховаються штрафи

Безнадійну заборгованість необхідно відносити у бухгалтерських документах до витрат. Таке відображення впливає на розмір чистого прибутку, загальну суму витрат підприємства та рівень податкового навантаження, що на нього нараховується.

Коли борг є «безнадійним» за ПКУ

Відповідно до пп. 14.1.11 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу, безнадійною є заборгованість, що відповідає одній з таких ознак:

• Минув строк позовної давності – формально це 3 роки з моменту виникнення права вимоги. Але на практиці правило «три роки» має свою специфіку. Строк може перериватися частковими оплатами боржника чи його письмовим визнанням боргу. Крім того, можуть бути інші підстави.

❗ Чому «три роки позовної давності» сьогодні не працюють

Дія строку позовної давності була призупинена у 2020 у зв’язку з карантином. З 2022 перебіг строку позовної давності було призупинено у зв’язку з воєнним станом, а відновлення його перебігу відбулося лише з 04.09.2025. Це означає, що борги, які виникли навіть у 2019–2023 роках, формально ще не є безнадійними з підстави спливу строку позовної давності.

📌 Приклад із практики

ТОВ надало послуги у січні 2023 року. Оплати досі немає, акти контрагентом не повернуті, борг «висить» на рахунку 361. На перший погляд здається: 2023 → 2026 → час списувати.

Але юридично строк позовної давності почав свій перебіг лише з 04.09.2025, тому три роки сплинуть значно пізніше – 04.09.2028. Підстав для списання боргу у зв’язку зі спливом строку позовної давності немає.

Безнадійною також визнається заборгованість, що відповідає одній з таких ознак:

• Боржник – померла особа без спадкового майна або ж визнана безвісно відсутньою.

• Боржник визнаний банкрутом або ліквідований.

• Прострочена заборгованість фізичної чи юридичної особи, не погашена через недостатність її майна, якщо примусове стягнення не забезпечило повного погашення боргу.

Якщо у боржника відсутнє майно для погашення боргу у повному обсязі, такий борг може бути визнаним безнадійним у разі безрезультативності вжитих виконавцем заходів щодо його розшуку, майна немає, і це підтверджено постановою виконавця про повернення виконавчого документа.

Проте, якщо цією постановою визначено строк повторного пред'явлення для виконання виконавчого документа, і це означає, що виконавче провадження у справі ще не закрито, заборгованість не може бути визнана безнадійною.

• Форс-мажорні обставини, засвідчені ТПП.

Наявність форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) засвідчується сертифікатом, що видається ТПП України або регіональними ТПП, уповноваженими нею.

Наведений перелік ознак безнадійної заборгованості не є вичерпним, проте інші обставини трапляються рідше. У разі відповідності заборгованості критеріям Податкового кодексу, вона визнається безнадійною і її можна списати, та зменшити суму прибутку і, відповідно, суму податку.

Алгоритм списання боргу

Кожен крок списання дебіторської заборгованості має бути підкріплений документами. Пропустіть один етап – і податкова може отримати підставу для донарахувань.

Крок 1. Аналіз заборгованості

Варто перевіряти кожен борг: коли він виник, чи вживалися заходи з його стягнення, який залишок строку позовної давності. На цьому етапі стає зрозуміло, чи є борг сумнівним або вже безнадійним.

Крок 2. Підтвердження безнадійності

Без належних документів списання є значним ризиком. Залежно від підстави безнадійності її підтверджують, зокрема, постановою господарського суду про визнання банкрутом, витягом з ЄДР із записом про припинення боржника, постановою про повернення виконавчого документа.

Крок 3. Наказ керівника

Внутрішній документ «запускає» списання в обліку. У ньому необхідно зазначити підставу для визнання боргу безнадійним із посиланням на конкретні документи, суму заборгованості, дату її виникнення.

Крок 4. Відображення в бухгалтерському обліку

Якщо під цей борг раніше формувався резерв сумнівних боргів – списання проводиться через його зменшення (Дт 38 / Кт 36, 37). Суму понад резерв або у випадках, коли резерв не створювався, списують у такий спосіб: Дт 944 / Кт 36, 37. Паралельно борг фіксується на позабалансовому субрахунку 071 – і залишається там щонайменше три роки.

Крок 5. Податковий облік

Списання безнадійної заборгованості в податковому обліку залежить від категорії платника податку на прибуток. «Малодохідники», тобто компанії з річним доходом до 40 млн. грн, які не застосовують податкові різниці за п. 134.1.1 ПКУ, відображають наслідки формування резерву сумнівних боргів та списання заборгованості без коригування фінансового результату до оподаткування. Для підприємств з доходом понад 40 млн. грн, а також «малодохідників», що добровільно обрали застосування податкових різниць, діють інші правила.

Такі платники зобов'язані керуватися п. 139.2 ПКУ, який передбачає чотири види коригування фінансового результату при формуванні резерву сумнівних боргів та списанні безнадійної заборгованості. Відповідні податкові різниці відображаються у додатку РІ до Податкової декларації з податку на прибуток, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 20.10.2015 № 897.

Бездіяльність кредитора = безнадійна заборгованість з податковими наслідками

Як показує практика податкових перевірок, відсутність реальних заходів зі стягнення боргу або примусового виконання рішення суду привертає підвищену увагу контролюючих органів та може призводити до донарахування податкових зобов’язань.

📌 Приклад із практики

Податкові органи під час перевірок часто стикаються з випадками, коли компанія має значну дебіторську заборгованість, однак протягом тривалого часу не вживає жодних активних дій для її стягнення. Навіть якщо кредитор раніше звертався до суду з позовом, проте не ініціював примусове виконання судового рішення або пропустив строк для пред’явлення виконавчих документів до виконання, така пасивна поведінка привертає підвищену увагу контролюючих органів.

Цю пасивну поведінку кредитора податковий орган під час перевірок часто розцінює як прощення боргу. Як наслідок, він донараховує податкові зобов’язання і застосовує штрафні санкції. Після цього бізнесу доводиться роками відстоювати свою позицію у спорах із податковою.

Як повернути кошти без авансів юристам

Платити юристу з грошей, які він ще не допоміг повернути – як купувати квиток на потяг, що може не приїхати. У справах, які ми ведемо, клієнт сідає в цей потяг безкоштовно.

Нерідко чую таке від підприємців: «Заборгованість – 300 тисяч гривень, а юристу потрібно заплатити авансом 30 тисяч. Але навіть вигравши справу, я можу зазнати збитків, адже є ризик, що кошти фактично не вдасться стягнути».

У сфері стягнення заборгованості є кілька ефективних робочих моделей для співпраці бізнесу з юристами:

• Гонорар успіху (success fee)

Ви платите юристу відсоток від фактично стягнутої суми – і лише після того, як стягнуті з боржника кошти надійшли на рахунок компанії. Таким чином, адвокат зацікавлений у досягненні результату, а не в затягуванні процесу.

У компанії KOLT ми працюємо саме за такою моделлю. Юристи оцінюють перспективи справи перед тим, як розпочати роботу. Для клієнта це означає нульовий фінансовий ризик. Якщо немає позитивного результату – немає й фінансових витрат.

• Відшкодування витрат з боржника у судовому процесі

Судові витрати на стягнення боргу в Україні може оплатити сам боржник. Витрати на професійну правничу допомогу можливо стягнути з боржника рішенням суду. Якщо витрати на адвоката розумні та документально підтверджені – значну їх частину або повністю сплатить сторона, яка програла спір.

Чому ми беремо справи без авансу:

• співпраця з юристами передбачає оплату виключно за результат (за success fee);

• перед початком роботи перевіряємо активи боржника, щоб клієнт не витрачав час на судовий процес без реальних шансів виконання рішення;

• беремося лише за справи з перспективами фактичного отримання грошей.

Що обрати: списувати чи стягувати?

Я раджу бізнесу ставити собі три запитання:

1. Чи є у боржника активи?
2. Чи підтверджена позиція компанії документально?
3. Чи створить списання боргу ризики для підприємства?

Якщо хоча б на два питання відповідь «так» – борг варто намагатися повернути, а не списувати.

Але найгірше рішення – не робити нічого, а через рік виявити, що позовна давність спливла, боржник ліквідований, а податкова застосувала штрафні санкції…

Не знаєте, з чого почати? Дізнайтеся за 48 годин реальні перспективи отримання грошей – і тоді вирішуйте

Перш ніж приймати рішення – списувати борг чи стягувати заборгованість – потрібно з’ясувати два моменти: що є у вас на руках і що має боржник.

Юридична компанія KOLT безкоштовно за 48 годин здійснює:

• юридичну оцінку документів та реальних шансів на стягнення;

• перевірку майнового стану боржника (нерухомість, техніка тощо);

• надання чіткого висновку, чи є підстави для стягнення боргу та чи має боржник активи.

Залиште запит – це буквально 10 секунд вашого часу, і отримайте безкоштовну консультацію: https://kolt.com.ua/audits/

Юридична компанія KOLT

Адреса: 04053, Україна, м. Київ, вул. Січових Стрільців, 76, оф. 6

Телефон: +380 (73) 40 40 740

Сайт: https://kolt.com.ua/

Електронна пошта: info@kolt.com.ua