Директор чи головбух у відпустці: чи можна підписувати документи?

Право на відпочинок

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам статтею 45 Конституції України. У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу, обумовлену трудовим договором.

Відповідно, працівник має бути увільнений від виконання своїх посадових обов’язків на час відпустки. Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на лікарняному, з погляду трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором.
Керівники та головні бухгалтери або підписують документи самостійно під час своєї відпустки, або ж передають свої ключі для підписання іншим.
Якщо запитати, чи можна підписувати документи під час відпустки, юристи скажуть: без проблем, адже це не заборонено.

Проте бухгалтери, особливо ті, хто має значний досвід і пройшов крізь податкові перевірки та оскарження ППР у суді, ставляться до цього обережніше, що цілком зрозуміло. Адже і податкова, і Держпраці, і Мінсоцполітики неодноразово висловлювали свою думку, яка полягає в наступному.

Шлях до суду починається з перевірки, коли податківці просто не визнають юридичну силу первинних документів, підписаних посадовою особою під час її відпустки. Аналогічні ризики можуть виникнути і у разі оформлення документів посадовою особою у вихідні дні, під час лікарняного тощо.

Таких справ сотні, і якщо у вас жодного разу не виникало подібних проблем, варто заглянути в реєстр судових рішень.

Отже, перевірка ДПС. За результатами перевірки складається акт, далі – податкове повідомлення-рішення та судовий спір за позовом платника податків.

Не дивлячись на існуючі рішення Верховного Суду, сьогодні як перша, так і друга апеляційні інстанції часто виносять рішення не на користь платників податків. І часто домогтися справедливого рішення можна лише у Верховному Суді.

Передача повноважень

Необхідно звернутися до статуту підприємства, щоб визначити, чи має директор право передавати свої повноваження на час відсутності.
У статуті може бути зазначено, що на час відсутності директора його обов’язки виконує заступник, і дані про нього мають бути внесені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Зокрема, для виконання обов’язків головного бухгалтера під час відпустки може здійснюватися:

• або відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку;

• або передача повноважень (у тому числі права підпису) іншому працівнику.

Необхідно правильно передати повноваження головбуха іншому працівнику. За загальним правилом для покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника на іншого співробітника оформляють наказ (розпорядження) керівника установи.

Якщо нема кому замінити директора?

Директор у відпустці, але без в.о.

Якщо в період відпустки не планується підписання звітів чи важливих контрактів, можна не призначати виконувача обов’язків.
Усі процеси просто призупиняються або продовжуються без критичних рішень.

 Передати повноваження частково — за довіреністю

Директор може видати довіреність окремій особі (навіть не працівнику), яка:

• зможе приймати окремі рішення (наприклад, представлення в суді, допуск перевірок, підпис певних документів);
• не є в.о., але виконує лише визначений обсяг повноважень.

 Гнучка відпустка: по кілька днів на тиждень

Для документального оформлення відпустки і отримання відпускних, можна:

• брати її частинами (по 1 – 2 дні);
• або поєднувати з вихідними, наприклад: щоп’ятниці чи понеділка.

 Такий підхід дозволяє встигати підписувати документи у робочі дні, якщо виникає потреба.

Висновки:

• На період відпустки директора краще передавати право підпису іншій особі. Оформлювати передачу повноважень на період відпустки згідно зі статутом підприємства.
• Якщо підписання документів у відпустці неминуче, бути готовим доводити правомірність таких дій у суді, посилаючись на власну ініціативу директора та відсутність прямих заборон у законодавстві. Підписання документів у відпустці не заборонене, але бажано уникати цього без нагальної потреби.
• Директор може взяти відпустку, навіть якщо немає кого офіційно призначити в.о.
• Найбезпечніший варіант для директора — оформити довіреність на уповноважену особу з обмеженим колом повноважень.