Все про строки реєстрації ПН/РК
%20(1).png){kind=logo}
Автор: Казанова Марина, податковий експерт
Платники ПДВ добре знають строки реєстрації податкових накладних (ПН) / розрахунків коригування (РК) і зазвичай орієнтуються в них без додаткових підказок. Водночас на практиці питання щодо їх застосування все одно є. Наприклад, взяти зменшуючий РК, який має реєструвати покупець. Чому ризики є навіть у ситуаціях, коли законодавчо встановлений строк їх реєстрації не порушено? Або яка специфіка роботи операційного дня при реєстрації ПН в останній день граничного строку? Чи є особливості щодо строків реєстрації експортних ПН або ПН, складених за щоденними підсумками операцій? Поговоримо, як про базові правила, так і про особливості, на які потрібно звернути увагу.
Граничні строки реєстрації
Це строки, протягом яких платник може без негативних наслідків зареєструвати ПН/РК у ЄРПН. Їх перевищення:
(1) загрожує штрафами за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК за п. 1201.1 ПКУ чи за п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ;
(2) відкладає право на податковий кредит покупця (а при коригуванні — право продавця зменшити податкові зобов’язання) до періоду реєстрації ПН/РК.
Таблиця 1. Граничні («безштрафні») строки реєстрації ПН/РК
-
Передплачуйте та читайте повністю:
- новини, ексклюзивні статті, довідники
- завантажуйте бланки
- усе це без реклами
місяць
|
Дата складання ПН/РК / специфіка |
Воєнні строки (п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ) |
Загальні строки (п. 201.10 ПКУ) |
|
Складені у першій половині місяця (1-го — 15-те число включно) |
До 5-го числа (включно) наступного місяця |
До останнього дня (включно) місяця складання |
|
Складені у другій половині місяця (з 16-го — останній день місяця включно) |
До 18-го числа (включно) наступного місяця |
До 15-го числа (включно) наступного місяця |
|
Зведені ПН за пп. 198.5, 199.1 ПКУ та РК до них |
Протягом 20 календарних днів (включно), що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені |
|
|
Зменшуючий РК до ПН на платника ПДВ (реєструє покупець) |
Протягом 18 календарних днів з дня отримання покупцем |
Протягом 15 календарних днів з дня отримання покупцем |
Для ПН/РК, складених з 16.01.2023, застосовуються «воєнні» (подовжені) строки, встановлені п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ. Вони діють до припинення або скасування воєнного стану та ще протягом шести місяців після цього. Після завершення зазначеного періоду відновлять дію загальні строки за п. 201.10 ПКУ.
Максимально можливі строки реєстрації
Це строки, після спливу яких зареєструвати ПН/РК уже фізично буде неможливо.
Таблиця 2. Максимально можливі строки реєстрації
|
Документ |
Максимальний строк реєстрації |
|
ПН |
1095 календарних днів з дати складання ПН (безпосередньо в ПКУ цей строк не визначено, але саме такий строк називають податківці, зокрема, в категорії 101.16 БЗ) |
|
РК |
Не пізніше 1095 календарних днів з дати складання ПН, до якої складено РК (п. 192.1 ПКУ). Після спливу цього строку зареєструвати РК неможливо. Див. також статтю «Повернення товару або авансу після 1095 днів: ПДВ-облік» // «Податки & бухоблік», 2026, № 19 |
Хто складає і реєструє ПН/РК
Відповідальним за складання і реєстрацію ПН/РК у ЄРПН зазвичай є постачальник (продавець), за винятком декількох випадків, обумовлених окремо в п. 9 Порядку № 1246*.
Таблиця 3. Хто складає і реєструє ПН/РК
|
Документ |
Складає |
Реєструє |
|
ПН |
постачальник |
постачальник |
|
ПН/РК на послуги від нерезидента |
отримувач послуг — платник ПДВ |
отримувач послуг — платник ПДВ |
|
РК збільшуючий* |
постачальник |
постачальник |
|
РК без зміни суми компенсації |
постачальник |
постачальник |
|
РК зменшуючий до ПН, яка не видається покупцю (у т. ч. до ПН на неплатника) |
постачальник |
постачальник |
|
РК зменшуючий на покупця — платника ПДВ* |
постачальник |
одержувач |
|
РК зменшуючий на платника ПДВ, якщо операція є звільненою від ПДВ (тобто в якій немає суми ПДВ) |
постачальник |
постачальник (БЗ 101.15) |
|
* Якщо в РК коригуються кількісні та/або вартісні показники за декількома (!) товарами / послугами, то дивляться на підсумок коригування (суму ПДВ): — якщо загальна сума коригування (сума ПДВ) позитивна — РК реєструє продавець; — якщо загальна сума коригування (сума ПДВ) від’ємна — РК реєструє покупець. |
||
Операційний день для реєстрації ПН/РК
Реєстрація у робочі дні. Операційний день триває з 08:00 до 20:00 у робочі дні.
ПН/РК можна відправляти на реєстрацію і після 20:00 та у неопераційний день. Але тоді датою реєстрації буде наступний операційний день.
Якщо ПН/РК подано в межах операційного дня (наприклад, о 15:30):
квитанція про реєстрацію / неприйняття / зупинення повинна надійти того ж операційного дня
Якщо квитанцію не надіслано, то документ (ПН/РК) вважається зареєстрованим (п. 201.10, п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Але! Практична рекомендація щодо часу подання:
бажано надсилати ПН/РК до 18:0, щоб встигли прийти повідомлення про отримання податківцями електронного документа і квитанція про реєстрацію
Причина — відповідно до п. 8 розд. II Порядку № 557* перша квитанція (повідомлення про отримання) надсилається:
— протягом 2 годин з часу його отримання контролюючим органом;
— в іншому разі — протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Тож аби отримати повідомлення про одержання податківцями РК у день його направлення на реєстрацію, доцільно відправляти документ на реєстрацію, як мінімум, до 18:00.
Вихідні дні. Вихідні дні не є операційними днями, крім випадку, коли на такий день припадає граничний строк реєстрації ПН/РК.
Важливо:
якщо граничний строк реєстрації припадає на вихідний:
— він не переноситься на наступний робочий день;
— натомість сам вихідний стає операційним днем
Особливий режим останнього дня реєстрації. В останній день граничного строку реєстрації (5-те та 18-те число місяця)
операційний день триває: з 00:00 до 24:00 (а не з 08:00 до 20:00)
Але податкова має право надіслати квитанцію про реєстрацію не цього ж дня, а не пізніше наступного операційного дня.
Приклад. ПН від 03.06.2026.
Граничний строк реєстрації — 05.07.2026 (неділя).
05.07.2026 (неділя) — операційний день (00:00 — 24:00). Відправляти ПН на реєстрацію можна з 00:00 до 24:00. Квитанція може надійти вже наступного операційного дня (06.07.2026), але датою реєстрації повинна бути дата подання на реєстрацію — 05.07.2026.
04.07.2026 (субота) — неопераційний день.
03.07.2026 (п’ятниця) — операційний день (08:00 — 20:00). Якщо ПН буде подана на реєстрацію до завершення операційного дня, квитанція має надійти цього ж дня.
ПН-РЕЗ. На відміну від «звичайних» ПН/РК, реєстрація ПН на експорт товарів РЕЗ та РК до них та надсилання квитанції може здійснюватися протягом трьох операційних днів з дня їх подання для реєстрації (п. 27 Порядку № 1246).
Проблеми з реєстрацією. На практиці іноді виникають ситуації, коли платник своєчасно надсилає ПН на реєстрацію (в останній день граничного строку, але в межах операційного дня), проте через технічні проблеми ДПС її реєстрація в ЄРПН відбувається вже після спливу встановленого строку. У таких випадках податківці зазвичай намагаються застосувати штраф за несвоєчасну реєстрацію ПН.
Водночас у подібних спорах суди переважно стають на бік платників. Вирішальне значення має те, що платник:
— своєчасно направив ПН на реєстрацію;
— не мав можливості вплинути на роботу інформаційних систем ДПС.
Як зазначають суди,
принциповим є не дата фактичного надходження ПН до ЄРПН, а дата їх відправлення виходячи з технічного способу реєстрації ПН (див., наприклад, постанову першого апеляційного адмінсуду від 22.01.2025 у справі № 360/469/24)
При цьому скриншоти з програми M.E.Doc суди прийняли як доказ правоти платника.
Детальніше див. у статті «Коли штраф за несвоєчасну реєстрацію ПН протиправний?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 70.
Чи є специфіка для «нестандартних» ПН?
У платників постає питання: чи є специфіка у визначенні строків реєстрації «нестандартних ПН/РК» (наприклад, зведених ритмічних, на мінбазу чи за щоденними підсумками операцій). Це питання може бути й викликано тим, що податківці давали досить неоднозначні роз’яснення, зокрема щодо того, чи поширюються на них воєнні «подовжені» строки реєстрації.
Таблиця 4. Особливості реєстрації окремих ПН/РК
|
ПН/РК |
Граничні строки реєстрації |
На що звернути увагу |
|
Податкові накладні |
||
|
ПН на постачання товарів / послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів (п. 187.7 ПКУ) |
Загальні «воєнні» подовжені строки (5-те або 18-те число залежно від того, на першу чи другу половину місяця припадає дата складання ПН) |
Особливість є в даті складання ПН. Адже ПЗ виникають не за правилом першої події, а за оплатою — на дату отримання оплати (п. 187.7 ПКУ). Див. також статтю «Продаж за рахунок бюджетних коштів і ПДВ» // «Податки & бухоблік», 2023, № 81 |
|
Зведена ПН на ритмічні* постачання (п. 201.4 ПКУ) |
Загальні «воєнні» подовжені строки. Якщо обмежилися складанням однієї зведеної ПН (наприкінці місяця), то строк буде, як для ПН за другу половину місяця (до 18-го числа включно наступного місяця) |
Те що «воєнні» подовжені строки реєстрації ПН з п. 89 підрозд. 2 розд. XX ПКУ поширюються і на зведені ритмічні ПН, підтверджено в БЗ 101.16 |
|
* Ритмічні постачання — постачання товарів / послуг одному покупцю два та більше разів на місяць. |
||
|
Експортна ПН (0 %) |
Загальні «воєнні» подовжені строки (5-те або 18-те число залежно від того, на першу чи другу половину місяця припадає дата складання ПН) |
Важливо врахувати, що експортні ПЗ виникають на дату оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства (п.п. «б» п. 187.1 ПКУ). Правило першої події не працює. Незважаючи на те, що ПДВ — 0, за несвоєчасну реєстрацію або відсутність реєстрації такої ПН застосовується штраф |
|
ПН зі ставкою 0 % в інших випадках, ніж експорт |
Незважаючи на те, що ПДВ — 0, за несвоєчасну реєстрацію або відсутність реєстрації такої ПН застосовується штраф |
|
|
ПН на послуги, отримані від нерезидента (місце постачання послуг, визначене за ст. 186 ПКУ, — митна територія України) |
Загальні «воєнні» подовжені строки (5-те або 18-те число залежно від того, на першу чи другу половину місяця припадає дата складання ПН) |
ПН складають за першою подією (датою оплати за послуги або датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом, п. 187.8 ПКУ) |
|
ПН на пільгові (звільнені від ПДВ) постачання |
Незважаючи на те, що сама ПН без ПДВ, за несвоєчасну реєстрацію такої ПН або відсутність реєстрації теж передбачений штраф |
|
|
ПН за щоденними підсумками операцій |
Загальні «воєнні» подовжені строки (5-те або 18-те число залежно від того, на першу чи другу половину місяця припадає дата складання ПН) (БЗ 101.27) |
Така ПН має складатися саме за підсумками дня. Раз на місяць (як зведену ПН) її складати не можна. Детальніше див. статтю «Чи можна в роздрібній торгівлі замість щоденних ПН складати одну місячну зведену?» // «Податки & бухоблік», 2026, № 21 |
|
Протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені |
Складені такі ПН мають бути не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому необхідно компенсувати податковий кредит (пп. 198.5 та 199.1 ПКУ) |
|
|
ПН на мінбазу |
ПКУ дозволяє: (1) складати зведену мінбазну ПН (навіть якщо операція була одна) не пізніше останнього числа місяця, в якому були дешеві чи безоплатні постачання. У такому разі строк реєстрації такої ПН буде як для ПН за другу половину місяця; (2) складати індивідуальні ПН на мінбазу. У такому разі ПН має складатися тією ж датою, що й ПН на фактичну ціну постачання. Строк реєстрації ПН залежатиме від того, в першій чи другій половині місяця складено ПН |
Деталі щодо складання ПН знайдете в статті «Податкова накладна на мінбазу (з типом причини «15»)» // «Податки & бухоблік», 2025, № 58 |
|
Розрахунки коригування |
||
|
РК, які реєструє постачальник (крім РК до зведених ПН, складених за пп. 198.5 та 199.1 ПКУ |
Загальні «воєнні» подовжені строки (5-те або 18-те число залежно від того, на першу чи другу половину місяця припадає дата складання РК) |
Важливо правильно визначити дату, якою має складатися РК |
|
Зменшуючий РК до ПН на покупця — платника ПДВ |
18 к. дн. з дати отримання РК покупцем |
З цим строком є проблеми, адже ПКУ не передбачає механізму фіксації дати отримання покупцем РК (див. також коментар нижче) |
|
РК до зведеної ПН на компенсуючі ПЗ за п. 198.5 ПКУ або до зведеної ПН на розподільчі ПЗ за п. 199.1 ПКУ |
Протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені |
— |
|
РК до розподільчих ПН, складених за ст. 199 ПКУ у зв’язку з річним перерахунком ПДВ |
Дата складання перерахункового РК має бути не пізніше 31.12. Строки реєстрації — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені (тобто не пізніше 20 січня (включно) наступного року) |
Перерахунок має бути відображений у декларації за грудень (у випадку анулювання ПДВ-реєстрації — в декларації останнього звітного періоду) незалежно від того, зареєстрований РК чи ні (категорія 101.24 БЗ) |
|
Розблоковані ПН/РК |
||
|
ПН/РК, розблоковані за рішенням комісії |
Відомості про реєстрацію ПН/РК вносяться в ЄРПН у день прийняття в установленому порядку та набрання чинності рішенням про реєстрацію ПН/РК |
Розблоковані ПН/РК реєструються в ЄРПН не поточною датою їх розблокування, а датою направлення на реєстрацію — тобто заднім числом |
|
ПН/РК, розблоковані за рішенням суду |
Датою внесення відомостей у ЄРПН вважається: — день, зазначений у рішенні суду, або — день набрання законної сили рішенням суду |
|
Зменшуючий РК: як рахувати 18 календарних днів
За правилами п. 192.1 ПКУ зменшуючий РК (на покупця — платника ПДВ):
— складає продавець;
— а зареєструвати його в ЄРПН має покупець.
Тому і штраф за несвоєчасну реєстрацію зменшуючого РК накладається на покупця (особу, яка зобов’язана зареєструвати РК).
Зважаючи на це, для зменшуючих РК (складених на покупців — платників ПДВ) у ПКУ встановлено спеціальний строк реєстрації — який прив’язаний до дати отримання покупцем РК. Під час воєнного стану цей строк складає — 18 к. дн. з дня отримання РК покупцем.
Проте на практиці не все так гладко. Річ у тім, що ЄРПН не фіксує дату отримання РК покупцем.
Через це під час камеральних перевірок податківці нерідко рахують 18 днів від дати складання РК, а не від дати його отримання
Або орієнтуються на загальні строки реєстрації ПН.
Це при тому, що сама ДПС визнає, що строк реєстрації має обчислюватися саме з дня отримання РК покупцем (лист ДПСУ від 10.06.2025 № 3174/ІПК/99-00-04-02-03 ІПК; БЗ 101.27).
При цьому, щоб уникнути проблем,
податківці радять для відправлення РК застосувати спеціальний сервіс обміну електронними документами між контрагентами — Single Window of Electronic Documents (SWinED), API якого знаходиться за посиланням
Як зазначають податківці, якщо обмінюватися РК через цей сервіс, то податківці бачитимуть дату отримання РК.
Якщо ж платники обмінювалися РК не через цю систему, і податківці розрахували строки реєстрації від дати складання РК, а не отримання, та надіслали акт камеральної перевірки на порушення — тоді потрібно подавати заперечення до акта перевірки з підтвердженням дати отримання РК покупцем.
Суди зазначають (див., зокрема, постанову ВС від 12.03.2025 у справі № 380/3834/24; постанову Третього апеляційного адміністративного суду від 17.04.2026 у справі № 280/3717/24):
— покупець не відповідає за затримку направлення РК постачальником;
— строк реєстрації обраховується саме від моменту отримання РК;
— скриншоти та дані програм можуть бути доказами дати отримання РК покупцем.
Також варто врахувати, що законодавством не встановлено конкретного строку, у який постачальник зобов’язаний надіслати покупцю РК на зменшення для його реєстрації. Податківці радять з метою коректного ведення податкового обліку надсилати РК покупцю протягом того операційного дня, в якому його було складено (див. статтю «В який строк постачальник має надіслати РК на реєстрацію покупцю?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 103).
Анулювання ПДВ-реєстрації: специфіка реєстрації ПН/РК
Тут важливим є те, що:
дата анулювання ПДВ-реєстрації є останнім днем, коли платник може реєструвати ПН та РК (п. 184.6 ПКУ)
Тому не пізніше дати анулювання ПДВ-реєстрації платникові бажано зареєструвати всі ПН/РК за операціями зі своїми контрагентами (покупцями), щоб покупці не залишилися без податкового кредиту. Хоча здебільшого це буде можливо, якщо анулювання ПДВ-реєстрації здійснюється за добровільним рішенням платника (а не коли податківці самі анулюють ПДВ-реєстрацію).
При цьому якщо на дату анулювання ПДВ-реєстрації граничний строк реєстрації ПН/РК ще не минув, штрафи за їх нереєстрацію не застосовуються (БЗ 101.27)
Тобто, наприклад, за ПН на «анулюючі» ПЗ за п. 184.7 ПКУ штрафу не буде (адже граничний строк її реєстрації припадає вже на період після дати анулювання ПДВ-реєстрації). Це стосується і всіх інших ПН/РК, гранична дата реєстрації яких припадає вже на період після дати анулювання ПДВ-реєстрації.
Висновки
- Під час воєнного стану діють подовжені строки реєстрації ПН:
- — для ПН, складених з 1-го по 15-те число місяця включно, — граничний строк реєстрації до 5-го числа (включно) наступного місяця;
- — для ПН, складених з 16-го числа до кінця місяця — до 18-го числа (включно) наступного місяця.
- Для зведених ПН, складених за пп. 198.5 та 199.1 ПКУ, а також РК до них діє спеціальний строк реєстрації — протягом 20 календарних днів після закінчення місяця їх складання.
- Строк реєстрації зменшуючого РК до ПН на платника ПДВ обчислюється з дня його отримання покупцем. Проте тут не все так гладко, оскільки ЄРПН не фіксує дату отримання зменшуючого РК покупцем.
- Якщо ПН/РК подається на реєстрацію в робочий день (не в день граничного строку реєстрації), то операційний день для його реєстрації триває з 8-ї години 00 хвилин до 20-ї години 00 хвилин такого дня.
- Під час ВС операційний день для реєстрації ПН/РК, на який припадає граничний строк реєстрації ПН/РК (тобто 5-го, 18-го числа місяця), триває з 0 годин 00 хвилин до 24 годин 00 хвилин.
- Якщо граничний строк реєстрації припадає на вихідний день, він не переноситься, а такий день вважається операційним для цілей реєстрації ПН/РК в ЄРПН.
Інші матеріали із "Податки & бухоблік", 2026, № 49:
- Все про строки реєстрації ПН/РК
- Усе про штрафи за несвоєчасну реєстрацію та нереєстрацію ПН/РК
- Нова редакція Переліку бойових і окупованих територій
- Талони на пальне: безплатна передача, ліцензія, акциз, ПДВ тощо!
- Нове старе звільнення від плати за землю, якщо нерухомість знищено війною
- Переведення на іншу роботу: оплатні гарантії та розрахунки
- Купівля з КПК без первинки: чи врятує бухгалтерська довідка?
- Індексуємо зарплату за липень 2026 року
- Призначення платежу у ФОП: що писати, щоб не зробити дохід там, де його немає
- ФОП на загальній системі і витрачання коштів з ФОП-рахунку на власні потреби
- Продаж ноутбуків резидентом Дія Сіті — платником ПнВК
- Оновлена декларація з податку на прибуток: зміни для платників сільгоспЄП
- Інші зміни, внесені у декларацію з податку на прибуток
- Закон про OLX та алкогольно-тютюнові зміни
- Біоетанол у бензині з 1 липня: вже понад 7 % та — зі штрафам
Передплатити "Податки & бухоблік"
- Воєнний стан
- ,
- ПДВ
- ,
- Податкова накладна
- ,
- Коригування
- ,
