Підтвердження трудового стажу після 10 червня: Кабмін доручив ПФУ завершити наповнення електронних трудових книжок

Кабінет Міністрів України розпорядженням від 18.06.2026 № 592-р визначив подальші кроки щодо наповнення Реєстру застрахованих осіб та вдосконалення системи електронних трудових книжок. Документ став логічним продовженням цифровізації трудових відносин після завершення п’ятирічного перехідного періоду, передбаченого Законом України № 1217-ІХ.

Нові завдання Пенсійного фонду України мають усунути прогалини в даних про трудову діяльність працівників та забезпечити повніше наповнення електронних трудових книжок. Для роботодавців, кадровиків і бухгалтерів це означає необхідність і надалі контролювати достовірність відомостей про працівників у державних реєстрах.

Чому виникла необхідність у новому розпорядженні

З 10 червня 2026 року офіційно завершився п’ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники мали можливість передавати до Пенсійного фонду відомості з паперових трудових книжок.

Однак після завершення цього етапу значна частина інформації про трудовий стаж залишилася неоцифрованою.

Насамперед це стосується:

• трудового стажу до 2004 року;

• окремих періодів роботи, відомості про які не були передані до Реєстру застрахованих осіб;

• записів, що містяться лише в паперових трудових книжках;

• документів про трудову діяльність, які не були завантажені через вебпортал ПФУ.

Саме для усунення таких прогалин Кабмін ухвалив розпорядження № 592-р.

Що доручено Пенсійному фонду

Зокрема, Пенсійному фонду доручено:

• доопрацювати програмне забезпечення для автоматичного зіставлення даних персоніфікованого обліку з інформацією про трудову діяльність працівників;
• забезпечити внесення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність після 10 червня 2026 року;
• спростити доступ громадян до даних електронних трудових книжок;
• організувати інформаційну підтримку процесу наповнення реєстру;
• до кінця 2026 року подати Кабінету Міністрів звіт про результати виконаної роботи.

Як працюватиме автоматичне наповнення електронних трудових книжок

Одним із ключових напрямів модернізації стане використання інформації з інших державних реєстрів та архівних джерел.

Передбачається, що система зможе автоматично знаходити та підтягувати відсутні дані про трудову діяльність працівників.

Це дозволить:

• скоротити обсяги ручного внесення інформації;

• зменшити необхідність завантаження сканкопій документів;

• прискорити формування повної електронної трудової книжки;

• підвищити якість відомостей про страховий стаж.

Фактично частину технічної роботи буде покладено на інформаційні системи Пенсійного фонду.

Що зміниться для роботодавців і кадровиків

Попри автоматизацію процесів, роботодавці не звільняються від контролю за достовірністю кадрових даних.

Навпаки, після внесення інформації до реєстру виникає необхідність її постійної перевірки.

Кадровим службам та бухгалтерам рекомендується:

• регулярно переглядати інформацію в електронних кабінетах ПФУ;

• перевіряти правильність відображення стажу працівників;

• контролювати внесення кадрових змін;

• оперативно реагувати на виявлені помилки.

Особливу увагу слід приділяти даним, які впливають на:

• страховий стаж;

• право на пенсійне забезпечення;

• розрахунок лікарняних;

• соціальні виплати;

• кадрову звітність.

Які ризики можуть виникнути

Автоматичне наповнення реєстрів не виключає можливості технічних помилок.

Серед потенційних ризиків:

• неправильне відображення періодів роботи;

• дублювання записів;

• неповне перенесення даних;

• відсутність окремих кадрових подій.

Якщо такі розбіжності не будуть своєчасно виправлені, вони можуть вплинути на підтвердження страхового стажу працівника та розрахунок соціальних виплат у майбутньому.

Висновки

Розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.06.2026 № 592-р спрямоване на завершення процесу цифровізації трудової діяльності після закінчення перехідного періоду, встановленого Законом № 1217-ІХ. Пенсійний фонд має доопрацювати інформаційні системи та забезпечити внесення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність громадян.

Для роботодавців це означає не стільки нові обов’язки щодо оцифрування документів, скільки необхідність постійного контролю за правильністю даних в електронних трудових книжках. Саме достовірність інформації у реєстрах надалі впливатиме на страховий стаж, соціальні гарантії та пенсійні права працівників.