Відмова в оплаті лікарняного: як оформити

Автор: Кравченко Дар’я, експерт з оплати праці.

Існують випадки, коли лікарняний не підлягає оплаті (повністю або частково)*. У таких ситуаціях важливо правильно оформити відмову в оплаті листка непрацездатності, щоб уникнути претензій, як з боку працівника, так і з боку перевіряючих. Як це зробити — читайте далі.

* Про них ми розповідали у статтях «Лікарняний: коли не оплачується» // «Оплата праці», 2025, № 17 та «Часткова оплата лікарняного: в яких випадках не оплачуються лише певні дні» // «Оплата праці», 2025, № 17.

Дотримуємося процедури

Процедуру відмови в оплаті лікарняного можна поділити на такі етапи.

Етап 1. Надходження лікарняного листа до роботодавця.

Нагадаємо, що підставою для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника є листок непрацездатності (п. 3 Порядку № 440*, ч. 1 ст. 23 Закону про соцстрахування**).

* Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440.

** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-ХІV.

Лікар може оформити працівнику:

— паперовий листок непрацездатності (у випадках, передбачених п. 8 наказу № 1066*);

— лікарняний лист, роздрукований на білому аркуші паперу (у період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення/скасування, якщо медзаклад не має бланків листків непрацездатності та можливості їх отримати);

— електронний листок непрацездатності.

* Наказ МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2022 № 1066.

Від форми лікарняного листа залежатиме день його надходження до роботодавця:

— для паперового (у т. ч. роздрукованого на білому аркуші) — це день надання листка непрацездатності роботодавцю;

— для е-лікарняного — день, в який такий листок непрацездатності набув статусу «Готовий до сплати».

Етап 2. Розгляд документів.

Не пізніше 10 робочих днів з дня надходження лікарняного листа до роботодавця, страхувальник (його уповноважені особи) розглядають документи для призначення працівнику допомоги по тимчасовій непрацездатності (ч. 1 ст. 24 Закону про соцстрахування).

Спочатку відділ кадрів визначає загальну кількість днів тимчасової непрацездатності працівника, його страховий стаж та пільговий статус (за наявності) і зазначає цю інформацію:

— на зворотному боці листка непрацездатності — якщо це паперовий лікарняний (у т. ч. роздрукований на білому аркуші);

— на зворотному боці роздруківки (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено друкування е-лікарняного) або в окремому документі (паперовому чи електронному) — якщо це електронний лікарняний.

Далі страхувальник (уповноважені ним особи):

а) беруть в роботу листок непрацездатності.

А саме: аналізують правомірність та правильність видачі документів, які підтверджують право на оплату лікарняного або слугують підставою для відмови в його оплаті. За необхідності звертаються до ПФУ для підтвердження обґрунтованість видачі такого листка непрацездатності*;

* Як це зробити читайте у статті Деталі — у статті «Необґрунтований лікарняний: що робити роботодавцю» // «Оплата праці», 2023, № 7.

б) приймають рішення про оплату лікарняного або про відмову у призначенні страхових виплат (повністю або частково) (ч. 3 ст. 22 Закону про соцстрахування).

Рішення оформлюють розпорядчим документом (лист ПФУ від 16.03.2023 № 9562-11050/У-03/8-2800/23). Це може бути:

— наказ (розпорядження) — якщо рішення ухвалював сам керівник підприємства;

— рішення — якщо його приймала уповноважена особа з питань призначення страхових виплат;

— протокол — якщо комісія з призначення страхових виплат.

Форму документа страхувальник визначає самостійно.

До речі, зразок наказу про призначення страхових виплат ви можете знайти у статті «Призначаємо лікарняні-2023: хто замінить комісію із соцстрахування» // «Оплата праці», 2023, № 2.

До наказу (розпорядження, рішення, протоколу) додають документи, на підставі яких було ухвалено рішення про відмову у призначенні лікарняних. Зокрема, це можуть бути:

— оригінал паперового лікарняного листа або роздрукований е-лікарняний (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено їх друкування);

— інші документи (пояснювальна записка працівника про роботу в період хвороби, наказ про надання відпустки без збереження зарплати, наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією тощо).

Зауважте, складати окремі розпорядчі документи про відмову в оплаті паперових та електронних листків непрацездатності не потрібно. Достатнього одного рішення.

Проте не забувайте, що в разі відмови в оплаті паперового листка непрацездатності (у т. ч. роздрукованого на білому аркуші) страхувальник (уповноважені особи) додатково мають заповнити третій розділ зворотного боку такого лікарняного листа (розділ «Призначена допомога»).

Етап 3. Інформування працівника про відмову.

Страхувальник (уповноважені особи) обов’язково (!) має повідомити працівника про відмову в оплаті листка непрацездатності (повністю або частково) (ч. 1 ст. 24 Закону про соцстрахування).

Для цього не пізніше 5 днів після ухвалення відповідного рішення працівнику надсилають (видають) повідомлення про відмову і за значенням її причини та порядку оскарження.

Зауважимо, що, на наш погляд, у такому повідомленні також доцільно зазначити реквізити документа, що став підставою для відмови у призначенні допомоги, період, який не підлягає оплаті, а також реквізити протоколу (розпорядження, наказу), яким зафіксовано таке рішення.

Повідомлення про відмову складають у довільній формі.

Етап 4. Коригування Табеля обліку робочого часу.

Якщо за результатами розгляду лікарняного листа прийнято рішення про відмову в його оплаті (повністю чи частково), у роботодавця може виникнути потреба відкоригувати Табель обліку робочого часу, наприклад, змінивши позначення днів хвороби працівника з «ТН» («26») — тимчасова непрацездатність на «НН» («27») — неоплачувана тимчасова непрацездатність.

Така ситуація може виникнути, зокрема, коли підставою для відмови в оплаті є:

— наявність у лікарняному «алкогольної» відмітки;

— зафіксоване порушення режиму лікування;

— необґрунтована видача листка непрацездатності;

— випадок, коли тимчасова непрацездатність була оплачена частково (випало кілька днів).

Докладно про порядок внесення змін до Табеля обліку робочого часу читайте у статті «Табель обліку робочого часу: помилився? Виправ!» // «Податки & бухоблік», 2024, № 81 (ср. 025135600).

Оформлюємо

Почнемо з того, що електронні лікарняні наших працівників набули статусу «Готовий до сплати» лише через 7 календарних днів після їх закриття — 30.08.2025.

Відповідно вже 01.09.2025 комісія з призначення страхових виплат взяла в роботу ці листки непрацездатності, розглянула їх та ухвалила рішення відмовити в їх оплаті: повністю — для Сидоренка С. С., частково — для Чередниченка М. С.

Підстави відмови були такими:

— Сидоренко С. С. перебуває на військовій службі в період мобілізації. За період хвороби виплати йому здійснює військова частина, де він проходить службу. Роботодавець лікарняні мобілізованого працівника не оплачує;

— Чередниченко М. С. фактично працював 1 день у період тимчасової непрацездатності. Оскільки за цей день заробіток ним не втрачався (буде нарахована зарплата), підстав для призначення допомоги за цей день немає. Отже, лікарняний підлягає оплаті лише частково.

Рішення про відмову оформлено протоколом. Нижче наведемо фрагмент розділу ІІ цього документа, заповненого на підставі даних прикладу (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент розд. ІІ протоколу, заповнений за даними прикладу

До протоколу було долучено такі документи:

— наказ від 15.04.2022 № 66-к про увільнення Сидоренка С. С. від роботи на час проходження військової служби;

— пояснювальну записку Чередниченка М. С. від 26.08.2025 щодо роботи у період тимчасової непрацездатності та відкритого в цей період е-лікарняного.

Того ж дня працівникам були надіслані повідомлення про відмову в призначенні допомоги. Наведемо зразок документа, оформленого для Сидоренка С. С. (див. рис. 2).

На підставі протоколу комісії відділ кадрів відкоригував Табель обліку робочого часу Чередниченка М. С. А саме: 11 серпня 2025 року позначив як фактично відпрацьований день з використанням коду «Р» — години роботи, передбачені колдоговором.

А ось коригувати Табель обліку робочого часу Сидоренка С. С. не довелося, оскільки в період тимчасової непрацездатності (під час мобілізації) його й так табелювали кодом «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.

Висновки

• Рішення про відмову в оплаті лікарняного приймає страхувальник (керівник, уповноважена особа чи комісія). Воно оформлюється відповідним розпорядчим документом (наказом, рішенням, протоколом).
• Працівник обов’язково має бути письмово поінформований про відмову в оплаті лікарняного із зазначенням причин, строків та порядку оскарження. Повідомлення слід надати протягом 5 днів після ухвалення рішення.
• Відмова в оплаті лікарняного може вплинути на Табель обліку робочого часу. За потреби неоплачені дні позначаються кодом «НН» («27»).