Документи згоріли разом з офісом: покрокові дії СГ за ПКУ і Положенням № 879

Офіс зруйновано і всі документи втрачено (включно з територіями бойових дій та окупації)

Суб’єкти господарювання, у яких зруйновані офіси та втрачено архіви й первинні документи (у тому числі ті, що працювали на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях), мають діяти за двома основними блоками правил:

• загальні норми Податкового кодексу (п. 44.5 ПКУ);
• спеціальні воєнні норми (п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) + інвентаризація за Положенням № 879.

Загальні дії при втраті документів (для всіх платників)

За п. 44.5 ПКУ, якщо документи втрачені, пошкоджені або достроково знищені, платник зобов’язаний:

1. Протягом 5 днів з дня події:

• письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку (у порядку подання звітності);
• додати документи, що підтверджують подію (акт ДСНС, довідки поліції, військових адміністрацій тощо);
• окремо повідомити митний орган (якщо є митні декларації, авторизації, спецспрощення).

2. Відновити документи протягом 90 календарних днів з наступного дня після надходження повідомлення до ДПС.

Якщо таке повідомлення подано вчасно і через втрату документів неможливо провести перевірку:

• строки проведення перевірок переносяться до дати відновлення документів,
• але не більше ніж на 120 днів.

Якщо документи не відновлено (або їх знову втрачено після використання права на відновлення):

вважається, що цих документів не було у платника на момент подання звітності або виконання митних/валютних/інших вимог.

Це означає високі ризики донарахувань при перевірках.

Спеціальні правила для територій бойових дій та окупації (п.п. 69.28 ПКУ)

На період воєнного стану п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ встановлює особливі гарантії для платників, які:

• провадили діяльність на територіях активних бойових дій; або
• на тимчасово окупованих рф територіях;
• не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників.

Коли вважається, що пред’явити документи неможливо

Підстави:

• документи втрачені, знищені, зіпсовані; або
• знаходяться на територіях бойових дій / окупації, і:
  • їх неможливо вивезти;
  • вивезення пов’язане з ризиком для життя/здоров’я;
  • існують адміністративні перешкоди (блокпости, заборони тощо).

Що треба зробити платнику

1. Подати до ДПС повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення / втрати первинних документів. Повідомлення підписують:

У повідомленні вказати:

• керівник підприємства;
• головний бухгалтер (якщо є).
• обставини втрати / неможливості вивезення;
• податкові (звітні) періоди, яких це стосується;
• загальний перелік документів (за можливості – з реквізитами).

2. Після подання такого повідомлення:

запроваджується мораторій на документальні перевірки за податкові періоди, зазначені у повідомленні.

Якщо згодом стане відомо, що документи однозначно втрачені:

• додатково подати повідомлення про втрату первинних документів із описом обставин.

Платники, які подали повідомлення за п.п. 69.28 ПКУ:

не підлягають перевірці щодо зазначених у ньому періодів, у тому числі після завершення воєнного стану.

Обов’язок довести, що підстав для застосування п.п. 69.28 немає, покладено на контролюючий орган.

У разі відмови в застосуванні цієї норми:

• ДПС протягом місяця видає вмотивоване рішення із підставами та доказами;
• платник може оскаржити це рішення адміністративно або в суді;
• до остаточного рішення по справі:
  • ДПС не має права ставити під сумнів показники звітності;
  • не може ініціювати будь-які перевірки за вказані в повідомленні періоди.

Обов’язкова інвентаризація для юросіб

Юридичні особи (в т.ч. ті, чиї активи / документи/підрозділи розташовані на територіях бойових дій або окупації) мають додаткові обов’язки за Положенням № 879:

У разі крадіжок, зловживань, псування майна – інвентаризація проводиться на день виявлення (п. 7 Положення № 879).

Для підприємств, що мають місцезнаходження / майно на територіях бойових дій, тимчасово окупованих територіях, або в районах воєнних дій,

інвентаризація проводиться:

• коли з’являється безпечний і безперешкодний доступ до активів і документів (п. 8 Положення № 879);
• обов’язково – станом на 1‑ше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинки й облікових регістрів.

За рішенням керівника можна провести інвентаризацію окремо визначеного майна на дату встановлення факту викрадення / знищення/нестачі.

Результати інвентаризації відображаються в бухобліку відповідного звітного періоду й стають основою для коректного формування звітності.

Узагальнений алгоритм дій для СГ, у яких зруйновано офіс і втрачено документи

Фіксуємо подію: акти ДСНС, поліції, військових адміністрацій тощо.

1. За загальним правилом (п. 44.5 ПКУ):

• протягом 5 днів – повідомити ДПС (і митницю, якщо потрібно) про втрату документів;
• розпочати процедуру відновлення (до 90 днів).

2. Якщо офіс / документи були на території бойових дій / окупації:

• подати повідомлення за п.п. 69.28 ПКУ про неможливість вивезення / втрати первинних документів;
• у разі втрати – додаткове повідомлення саме про втрату;
• користуватися мораторієм на перевірки за вказані періоди.

Для юросіб:

• при першій можливості доступу до активів і документів – провести інвентаризацію (суцільну або вибіркову за рішенням керівника);
• обов’язково – інвентаризація станом на 1‑ше число місяця, що слідує за місяцем відновлення доступу;
• відобразити результати в обліку.

Ключовий висновок:
Суб’єктам господарювання, які через бойові дії або окупацію втратили офіси й документи, критично важливо не мовчати, а:

• вчасно повідомити ДПС (і, за потреби, митницю) про втрату/неможливість вивезення первинки;
• скористатись спеціальними гарантіями п.п. 69.28 ПКУ, що фактично блокують перевірки за постраждалі періоди;
• для юросіб – провести інвентаризацію після відновлення доступу до активів.

Це дає реальний правовий захист і мінімізує ризики донарахувань та спорів з контролюючими органами в майбутньому.