Первинний документ: що це таке, які реквізити обов'язкові та які документи можна використовувати
Будь-яка господарська операція повинна бути підтверджена належним чином оформленим первинним документом. Саме він є основою для відображення операції у бухгалтерському обліку. Розглянемо, що вважається первинним документом, які вимоги до нього встановлені законодавством та чи можна використовувати власно розроблені форми.
Що вважається первинним документом
Відповідно до ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, первинний документ — це документ, який містить інформацію про господарську операцію.
Однак наявність документа сама по собі ще не означає, що він є підставою для бухгалтерського обліку. Важливо, щоб документ підтверджував факт реального здійснення господарської операції.
Саме тому закон встановлює, що всі записи у бухгалтерському обліку здійснюються виключно на підставі первинних документів. Для узагальнення інформації можуть також використовуватися зведені облікові документи.
Що вважається господарською операцією
Під господарською операцією закон розуміє дію або подію, що призводить до змін у складі активів, зобов'язань чи власного капіталу підприємства.
Саме такі зміни й повинні підтверджуватися первинними документами. Якщо документ не підтверджує передачу майна, виконання робіт, надання послуг або інші зміни майнового стану підприємства, він не може бути підставою для бухгалтерського обліку.
Які документи можуть бути первинними
Законодавство не містить закритого переліку первинних документів. Залежно від характеру операції такими документами можуть бути:
- акти приймання-передачі;
- акти виконаних робіт;
- акти наданих послуг;
- накладні;
- товарно-транспортні накладні;
- касові документи;
- платіжні інструкції;
- прибуткові та видаткові касові ордери;
- авансові звіти;
- акти списання;
- інвентаризаційні описи;
- бухгалтерські довідки;
- інші документи, що підтверджують здійснення господарської операції.
Які форми первинних документів можна використовувати
Для оформлення господарських операцій можуть застосовуватися:
- типові форми, затверджені нормативно-правовими актами;
- спеціалізовані форми;
- форми, самостійно розроблені підприємством.
Незалежно від виду документа, він повинен відповідати вимогам Закону про бухгалтерський облік та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну № 88.
Чи можна використовувати власні форми первинних документів
Так, підприємства мають право самостійно розробляти форми первинних документів, якщо для відповідної господарської операції законодавством не встановлено обов'язкову типову форму.
Однак такий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, визначені Законом про бухгалтерський облік.
Обов'язкові реквізити первинного документа
Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначає перелік обов'язкових реквізитів.
Первинний документ має містити:
- назву документа;
- дату його складання;
- найменування підприємства або іншого суб'єкта, від імені якого складено документ;
- зміст господарської операції;
- обсяг господарської операції;
- одиницю її виміру;
- посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення (крім окремих документів, вимоги до яких встановлює НБУ);
- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Без зазначених реквізитів документ може втратити статус первинного.
Електронні та паперові первинні документи
Чинне законодавство прирівнює електронні документи до паперових.
Первинні документи можуть створюватися:
- у паперовій формі;
- в електронній формі.
Електронний документ використовується в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Якщо документ формується автоматично інформаційною системою, він набуває юридичної сили лише після накладення кваліфікованого електронного підпису або електронної печатки відповідно до вимог законодавства.
Чи будь-яка помилка робить первинний документ недійсним
Ні. Законодавство більше не застосовує надмірно формальний підхід до оформлення первинних документів.
Неістотні помилки не є підставою для невизнання господарської операції, якщо документ дозволяє встановити:
- особу, яка брала участь в операції;
- дату складання документа;
- підприємство, від імені якого його оформлено;
- зміст господарської операції;
- її обсяг.
Тобто вирішальним є можливість підтвердити сам факт здійснення господарської операції, а не абсолютна бездоганність оформлення документа.
Коли господарську операцію потрібно відображати в бухгалтерському обліку
Господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку саме в тому звітному періоді, коли вони були фактично здійснені.
Дата отримання документа бухгалтерією або дата його підписання не впливає на період відображення операції, якщо відомо, коли вона відбулася.
Висновок
Первинний документ є основою бухгалтерського обліку та підтвердженням реальності господарської операції. Він може бути паперовим або електронним, типовим чи самостійно розробленим, але обов'язково повинен містити всі встановлені законом реквізити. Саме правильне оформлення первинних документів забезпечує достовірність бухгалтерського обліку та допомагає уникнути претензій під час податкових перевірок.
