Матвідповідальний у відпустці: чи можна просто передати ключі від складу?
Видачу та приймання матеріальних цінностей під час відпустки матеріально відповідальної особи (МВО) може здійснювати інший працівник. Але лише за умови належного оформлення передачі цінностей – із проведенням інвентаризації та складанням відповідних документів.
Коли обов’язково передавати цінності іншому працівнику
МВО відповідає за збереження довірених їй цінностей тільки в період, коли вони знаходяться у її віданні. Якщо працівник іде у відпустку, а в цей час:
- планується рух запасів, ОЗ чи інших матеріальних цінностей (видача, приймання, переміщення),
залишати склад або інші місця зберігання «без господаря» не можна.
У такому випадку передача матеріальних цінностей іншому працівнику є обов’язковою для забезпечення належного обліку та збереження.
Інвентаризація – обов’язкова умова передачі
Передача матеріальних цінностей іншій МВО здійснюється після інвентаризації. Це прямо передбачено п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
Порядок:
- На день приймання-передачі справ проводиться інвентаризація.
- Складаються:
- інвентаризаційні описи;
- акти;
- документ про приймання-передачу матеріальних цінностей.
- Документи підписують:
- обидві матеріально відповідальні особи (та, що передає, і та, що приймає);
- члени інвентаризаційної комісії.
Лише після цього інший працівник може законно приймати й видавати матеріальні цінності.
Призначення тимчасової МВО та договір про повну матеріальну відповідальність
Працівник, який тимчасово прийматиме матеріальні цінності, повинен бути:
- призначений наказом керівника матеріально відповідальною особою на відповідний період.
Якщо законодавство дозволяє укладання з ним договору про повну матеріальну відповідальність (з урахуванням:
- ст. 135¹ КЗпП;
- Переліку посад і робіт, затвердженого постановою Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 28.12.77 № 447/24),
такий договір доцільно укласти до передачі цінностей.
Після повернення основної МВО з відпустки:
- проводять повторну інвентаризацію;
- оформлюють зворотну передачу матеріальних цінностей на неї за аналогічною процедурою.
Коли передача не є обов’язковою
Якщо під час відпустки МВО руху матеріальних цінностей не буде (не плануються: їх видача, приймання, переміщення),
законодавство не вимагає обов’язкової передачі цінностей іншій особі.
У такому разі:
- доступ до місць зберігання має бути виключений до повернення МВО;
- усі операції з цінностями призупинені на час її відпустки.
Чого робити не можна
Інший працівник може тимчасово виконувати функції МВО лише після повної та належно оформленої передачі матеріальних цінностей.
Недопустимі варіанти:
- передача лише ключів від складу;
- усне доручення «на видачу матеріалів» без інвентаризації та документів.
Такі дії:
- не відповідають вимогам законодавства;
- створюють ризики притягнення до відповідальності як самих працівників, так і керівника установи в разі нестач, псування чи спорів щодо збереження майна.
