Облік товарних запасів ФОП: судова практика щодо строків надання документів та щодо електронної Форми / копій документів

Тож

традиційно закликаємо не жити якимись ілюзіями, а вести облік товарних запасів згідно з діючим наразі Порядком № 496

Говорити будемо про судову практику щодо оскарження ФОП штрафних рішень податківців (часто на понадмільйонні суми) за ст. 20 Закону про РРО.

Побачимо багато цікавого: як у підходах податківців, так і в підходах судів.

При цьому нагадаємо, що

ФОП у певних випадках і досі мають захист від штрафів за Законом про РРО, у т. ч. штрафів за його ст. 20 (див. вище)

Так, у 2026 році продовжує свою дію звільнення від відповідальності за порушення вимог Закону про РРО, які вчинені на: 1) тимчасово окупованих територіях; 2) територіях активних бойових дій, 3) територіях можливих бойових дій. Зрозуміло, вчинені у той час, коли ця територія мала відповідний статус згідно з Переліком № 376* (п. 14 розд. ІІ Закону про РРО).

* Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376. Див. також статтю «Червневі зміни до Переліку бойових і окупованих територій: будьте на сторожі!» // «Податки & бухоблік», 2026, № 53.

Втім

це звільнення не стосується порушень порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів

Більше деталей знайдете у статті «Застосування РРО: що було у 2025 році і що очікує у 2026-му» // «Податки & бухоблік», 2025, № 104 (ср. 025135600).

Ну а далі власне обіцяний аналіз.

«На початок перевірки»

Часто в судових справах судді звертають увагу: починаючи з 01.01.2022 надавати податківцям документи, що підтверджують облік та походження товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті),

суб’єкт господарювання має саме на початок проведення перевірки

Див., зокрема, постанову ВС від 10.03.2026 у справі № 140/13440/24, постанову ВС від 03.03.2026 у справі № 140/6980/24, постанову ВС від 30.09.2025 у справі № 520/22949/24.

Це відповідає формулюванням п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Також зазначимо, що це відповідає приписам Порядку № 496. Так, п. 9 розд. II Порядку № 496 забороняє продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об’єктах) відсутні:

1) первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;

2) відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;

3) первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

При цьому згідно з п. 10 розд. II Порядку № 496

Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах

Фактично єдиний нюанс (хоча він не завжди спрацьовує, про що ми ще скажемо далі окремо) полягає в тому, що:

1) Форма обліку товарних запасів може бути електронна (п. 2 розд. II Порядку № 496). Вона, власне, й буде оригіналом. При цьому, на вимогу податківців, електронну Форму обліку має бути візуалізовано у форматі, який дозволяє податківцям здійснити її перегляд та/або копіювання (п. 11 розд. II Порядку № 496);

2) первинні документи на товари можуть бути у вигляді копій + оригінали. При цьому у місці продажу податківцям можуть надаватися саме копії. Адже згідно з п. 11 розд. II Порядку № 496

у разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, податківцям можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби)

Тобто спочатку можна надати податківцям копії первинних документів (а до закінчення перевірки — оригінали).

Але, тим не менш, вже на початок перевірки у місці продажу (господарському об’єкті) мають бути:

— Форма обліку товарних запасів — хоча б електронна, з можливістю її візуалізації, та

— первинні документи на товари, які в таких місцях знаходяться, — хоча б копії, із пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

При цьому у згаданих вище судових рішеннях

суди доходять висновку, що ненадання на початок проведення перевірки (!) документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться в місці продажу (господарському об’єкті), є підставою для застосування штрафної санкції на підставі ст. 20 Закону про РРО

Тобто розуміємо, що

будь-яка затримка із наданням (самим ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такого ФОП) Форми обліку та первинних документів — це зона істотного ризику

Втім у судовій практиці можна зустріти і дещо інший підхід (див. далі).

«До кінця перевірки»

Так, у спорі з великим продавцем побутової техніки (постанова ВС від 14.04.2026 у справі № 160/13547/25) суд звернув увагу, що якщо ми кажемо про застосування штрафу за ст. 20 Закону про РРО, то принципово дотримуватися формулювань саме цієї ст. 20 Закону про РРО.

За змістом наведеної норми суб’єкт господарювання несе відповідальність за (окремо або в сукупності):

1) здійснення реалізації товарів, які не обліковані у встановленому порядку;

2) ненадання під час перевірки документів, які підтверджують саме облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).

А далі цитуємо суд:

Тобто, виходить,

якщо встигнути надати податківцям документи про облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), до закінчення перевірки, то штрафу за ст. 20 Закону про РРО не має бути

Ба більше, в постанові ВС від 03.03.2026 у справі № 140/6980/24 суд звернув увагу, що «додані документи до заперечення на акт перевірки на підставі пункту 86.7 статті 86 Податкового кодексу України мають бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення за результатами перевірки, або ж документи, які позивач до закінчення перевірки надсилав листом з повідомленням про вручення або надавав безпосередньо до контролюючого органу, який проводив перевірку». Тобто, гіпотетично, навіть подання документів у запереченнях на акт перевірки (тобто до прийняття рішення за результатами такої перевірки) може зіграти на користь ФОП.

Але тут слід звернути увагу, що

взагалі не слід розраховувати, що податківці будуть додержуватися саме такого підходу. Ні. Це для судового оскарження. При цьому бачимо, що навіть у судах на рівні Верховного Суду немає єдиного підходу щодо цього (див. вище)

Тож слід битися до останнього: направляти документи податківцям листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до податкового органу на всіх можливих етапах. Але не факт, що це спрацює (якщо документи подано вже після визначеного податківцями строку).

При цьому якщо документи ФОП подасть вже на етапі оскарження податкового повідомлення-рішення, винесеного за результатами перевірки, то тут навіть суд каже, що це запізно (див. далі).

Обережно з електронною Формою / копіями

Вище ми з’ясували, що цілком відповідає приписам законодавства, якщо на початок перевірки у місці продажу (господарському об’єкті) будуть:

— Форма обліку товарних запасів в електронній формі з можливістю її візуалізації,

— копії первинних документів на товари, які в таких місцях знаходяться, із пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Але із судової практики бачимо, що не завжди це нормально працює.

Цікавою в цьому сенсі є постанова ВС від 03.03.2026 у справі № 140/6980/24 із поганим кінцем для ФОП.

У ФОП на початок перевірки документи товарного обліку в магазині були наявні в електронній формі і про можливість ознайомлення з ними було повідомлено перевіряючих. Однак бажання ознайомитися з документами перевіряючі не виявили. Саме так. А що було далі?

ФОП подав документи товарного обліку податківцям. Але зробив це вже після прийняття податківцями рішення за актом перевірки. Конкретно — із запереченнями на податкове повідомлення-рішення, прийняте за наслідками перевірки.

І що суд? ВС став якраз на бік податківців. Мовляв, ФОП подав документи запізно. А

зробити це потрібно було під час проведення перевірки або додати до заперечення на акт перевірки

Суд зазначив, що: «саме додані документи до заперечення на акт перевірки на підставі пункту 86.7 статті 86 Податкового кодексу України мають бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення за результатами перевірки, або ж документи, які позивач до закінчення перевірки надсилав листом з повідомленням про вручення або надавав безпосередньо до контролюючого органу, який проводив перевірку».

Подання ФОП документів із запереченнями на податкове повідомлення-рішення, прийняте за наслідками перевірки, суд до уваги не взяв.

Тут, до речі, був ще один важливий момент щодо способу витребування податківцями документів.

Суд зазначив, що окрема письмова вимога надати контролюючому органу документи на початок проведення такої (фактичної) перевірки не обов’язкова

Дослівно: «зазначений обов’язок, надати контролюючому органу на початок проведення такої перевірки документи, є самостійним і чітко визначеним правилом поведінки суб’єкта перевірки, який не перебуває в залежності від наявності письмової вимоги контролюючого органу та виникає у платника податків в силу закону при пред’явленні направлення і наказу на проведення фактичної перевірки».

Тобто можна зробити такий висновок / дати таку рекомендацію.

Не факт, що податківці при перевірці належним чином сприймуть наявні у ФОП електронну Форму обліку товарних запасів та копії первинних документів. Їх можуть просто проігнорувати. При цьому навіть не будуть надавати ФОП письму вимогу про надання документів.

Задача ФОП (у разі такого ігнорування чи просто у випадку з електронною Формою обліку / копіями первинних документів) до кінця перевірки чи разом із запереченнями на акт перевірки (але ніяк не пізніше) надати ці документи податківцям —– чи то безпосередньо, чи то надіслати листом з повідомленням про вручення (та отримати відповідне документальне підтвердження цих дій). Причому зробити це слід, навіть якщо податківці цього прямо і не вимагають!

Висновки

• Судова практика щодо застосування штрафів за ст. 20 Закону про РРО залишається неоднорідною, тому покладатися лише на перспективу судового оскарження не варто.
• Найбезпечніший підхід — забезпечити наявність Форми обліку товарних запасів та документів на товар уже на початок фактичної перевірки.
• Якщо документи не були надані одразу чи були надані, але проігноровані податківцями, їх слід надати податківцям (безпосередньо чи направити листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного) до закінчення перевірки або щонайменше разом із запереченнями на акт перевірки. Це може допомогти при судовому оскарженні. Подання документів уже після прийняття податкового повідомлення-рішення — не допоможе.
• Електронна Форма обліку та копії первинних документів відповідають вимогам законодавства, однак на практиці їх можуть проігнорувати. Задача ФОП (у разі такого ігнорування чи просто у випадку з електронною Формою обліку / копіями первинних документів) до кінця перевірки чи разом із запереченнями на акт перевірки (але ніяк не пізніше) надати ці документи податківцям — чи то безпосередньо, чи то надіслати листом з повідомленням про вручення (та отримати відповідне документальне підтвердження цих дій). Причому зробити це слід, навіть якщо податківці цього прямо і не вимагають!

Читайте також:

• Об’єднаний звіт ФОП за новою формою: що роз’яснила ДПСУ?
• Коли дисконтувати заборгованість, а коли — ні
• Компенсація відпустки: правила розрахунку
• Виграли суд: як обліковувати отримані кошти
• Облік товарних запасів ФОП: судова практика щодо строків надання документів та щодо електронної Форми / копій документів
• Облік товарних запасів ФОП: судова практика щодо документів на внутрішнє переміщення, помилок в обліку
• Облік товарних запасів ФОП: судова практика щодо торгівлі за договором комісії
• Нові правила для торгівлі косметикою: чи готовий ваш бізнес?
• Укриття та податок на нерухомість: коли платити, а коли ні
• ПДВ-пільга при передачі у комунальну власність під час воєнного стану: придбання з ПДВ чи без ПДВ?
• Вагітна у 2026-му: як ФОП на ЄП розрахувати декретні?
• Списуємо алкоголь: як скласти податкову накладну
• У РРО пробили однакову акцизну марку на різні пляшки алкоголю: наслідки