Закордонне відрядження: складаємо Звіт правильно

НБУ, Мінфін і ПКУ встановлюють комплекс правил щодо валютних операцій, видачі авансу, оформлення документів та оподаткування витрат на закордонні відрядження.

Наказ і підтвердні документи: як довести факт відрядження

Наказ про відрядження – обов’язковий документ (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

• фактична кількість днів відрядження визначається за наказом за наявності документальних доказів перебування за кордоном:
  • відмітки прикордонних служб (за наявності);
  • проїзні документи;
  • рахунки за проживання;
  • інші документи, що підтверджують фактичне перебування.

Через заміну штампів у паспорті біометричним контролем варто заздалегідь інструктувати працівників щодо обов’язкового збирання:

• квитків і рахунків за проїзд;
• документів по проживанню;
• інших первинних документів, що підтверджують маршрут та дати.

З наказом працівника потрібно ознайомити під підпис.

Якщо немає первинних документів, що прямо підтверджують перебування, то до Звіту додають:

• довідку Держприкордонслужби (пункт, дата і час перетину кордону, дані паспорта), раніше це були завірені копії сторінок закордонного паспорта з відмітками, але ситуація змінилася.

Про це ми детально розповіли у статті: "Які документи підтверджують фактичні дні закордонного відрядження?".

Валюта та форма видачі авансу

Для комерційних підприємств порядок валютних розрахунків і податкові наслідки витрат на відрядження визначаються:

• Законом «Про валюту і валютні операції» (НБУ – правила розрахунків);
• Положенням НБУ № 2 щодо операцій з валютними цінностями;
• Податковим кодексом України (п. 170.9 ст. 170 ПКУ – оподаткування витрат на відрядження);
• загальними правилами бухобліку (НП(С)БО 21 щодо впливу валютних курсів).

НБУ дозволяє резидентам (у т.ч. комерційним юрособам):

• проводити витрати на закордонні відрядження та представницькі витрати за кордоном:
  • у готівковій іноземній валюті, знятій з поточних валютних рахунків;
  • у безготівковій формі (перерахунок на картку працівника або корпоративну картку).

Практично аванс можна:

• перерахувати на особисту картку працівника (поточний рахунок фізособи);
• перерахувати на корпоративну платіжну картку;
• видати готівкою (гривня чи інвалюта – з урахуванням валютного законодавства).

Підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, мають обов’язок забезпечити відрядженого коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Це передбачено п. 4 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 №59.

Проте, з позиції фахівців Держпраці зазначена правова норма не містить обов’язку роботодавця, комерційне підприємство, виплачувати аванс працівникові, який вибуває у відрядження. Ця позиція важлива в тому разі, коли працівники, здебільшого директори, їдуть у відрядження власним коштом з подальшою компенсацією.

Добові та ліміт 80 євро (ПКУ)

Розмір добових комерційні підприємства встановлюють самостійно. Для будь-якого роботодавця, у т.ч. комерційного, потрібно врахувати:

• Якщо встановлено добові вище ліміту: частина понад еквівалент 80 євро/доба – оподатковуваний дохід (ПДФО, з натуральним коефіцієнтом + ВЗ).
• Якщо добові менші за еквівалент 80 євро, або фіксована сума в гривні, що не перевищує 80 євро/доба, додатковий перерахунок із точки зору оподаткування не потрібен.

Звіт і строки: коли виникають податкові ризики

П.п. 170.9.3 та 170.9.4 ПКУ:

• працівник зобов’язаний подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт у встановлені строки;
• до Звіту додаються документи, що підтверджують витрати (квитки, рахунки готелів, страхові поліси, фіскальні чеки, виписки з рахунків тощо).

Якщо Звіт не подано в строк; або є невикористаний аванс, що не повернутий у строк, сума такого неповернення/надміру витрачених коштів розглядається як додатковий дохід працівника, що оподатковується ПДФО і військовим збором, відповідно п. 170.9 ПКУ.

Законодавчо закріплений термін звітування за аванс, отриманий у готівці із каси (п. 18 розд. ІІ Постанови Правління НБУ від 29.12.2017 №148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»).
Готівка видається під звіт:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
У разі перерахування авансу на платіжну картку (особисту чи корпоративну) термін звітування визначається роботодавцем в локальних документах. Законодавчо не визначений. Але встановлювати його потрібно в межах граничного, визначеного Податковим кодексом України в податкових цілях.

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ граничний термін до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжну картку, то списання коштів за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць. Така ситуація як правило трапляється по закордонних відрядженнях.

Документи для підтвердження витрат і оплати

Щоб витрати на відрядження не оподатковувалися як дохід працівника, потрібні належні первинні документи. Для комерційних підприємств підхід той самий, що і для бюджетних:

• проїзд – транспортні квитки/проїзні документи (в т.ч. електронні), посадкові талони, багажні квитанції;
• проживання – рахунки/інвойси та розрахункові документи (чеки РРО/ПРРО, електронні чеки), де видно вартість, період проживання, П.І.Б. працівника;
• розрахунки карткою – обов’язково:
  • квиток / рахунок, і
  • виписка або відомості з рахунку, до якого емітовано картку, на яку було перераховано аванс і з якої оплачували витрати.

Ключова вимога ПКУ: якщо аванс видано на картку одного працівника, а витрати оплачені карткою іншої особи, податкові ризики зростають – компенсація може бути визнана додатковим благом із оподаткуванням.

Валютний курс: коли його брати

Для комерційної компанії працюють загальні бухоблікові правила:

• виданий валютний аванс – це немонетарна заборгованість, курсові різниці за сумою авансу не рахуються (НП(С)БО 21);
• перерахунок витрат у гривню для цілей обліку та оподаткування зазвичай проводять:
  • за фактичним курсом банку (якщо є підтвердження обміну / списання в конкретній валюті);
  • за офіційним курсом НБУ на визначену дату (зокрема на дату затвердження Звіту), якщо немає окремих документів про обмін.