Завищили декретні: як виправити помилку та повернути кошти ПФУ

Визначаємо надміру нараховану суму допомоги по вагітності та пологах і складаємо бухдовідку. Паралельно вирішуємо питання із працівницею щодо повернення суми, на яку було завищено допомогу. Повернути зайве вона може виключно добровільно в касу або на розрахунковий рахунок підприємства. Якщо ж їй буде нараховуватися дохід, то працівниця за бажання може надати заяву з проханням відрахувати суму зайво отриманої допомоги із заробітної плати чи інших виплат. У випадку, коли вона обирає варіант із заявою, попросіть працівницю вказати в цій заяві конкретну суму, яку вона просить відрахувати, та вид доходу (а якщо це зарплатний дохід, то за який саме місяць), з якого провести відрахування.

Пам’ятаємо, що ст. 1215 ЦКУ забороняє роботодавцеві з власної ініціативи відраховувати безпідставно виплачені суми допомоги, якщо їх виплата проведена ним добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника.

При цьому помилки, пов’язані із неправильним застосуванням законів і нормативно-правових актів, — це нерахункові помилки.

Працівниця не йде на контакт? Тоді роботодавець може (а якщо це установа, що фінансується із бюджету, то має) вдатися до крайніх заходів — стягнути надміру виплачену зарплату з винної у скоєнні помилки особи.

З метою встановлення винного у заподіянні шкоди проводиться службове розслідування, за результатами — складається акт. У цій ситуації винною особою може бути бухгалтер по зарплаті та/або головний бухгалтер, іноді — спеціаліст відділу кадрів.

Повертаємо кошти ПФУ та готуємо пояснення

Після того, як визначили зайво отриману суму фінансування, повертаємо її на рахунок ПФУ.

Зауважте, якщо помилку знайшли до виплати допомоги працівниці, то надлишок слід повернути Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів. Вимога щодо цього викладена у ч. 1 ст. 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від 23.09.99 № 1105-XIV» (далі — Закон про соцстрахування).

Реквізити для перерахування розміщені на сайті ПФУ.

У призначенні платежу зазначаємо, зокрема: номер заяви-розрахунку, за якою було отримано фінансування, номер лікарняного листа, за яким надміру виплачені кошти, податковий номер працівниці, на яку був сформований такий лікарняний

Коли платіжка буде проведена банком, — скануємо її та зберігаємо для використання на наступному кроці. Розмір файлу не має бути більший за 10 мегабайтів.

Також готуємо для ПФУ лист-пояснення щодо причин повернення страхових коштів, підписуємо та скануємо його.

Переходимо до коригуючої заяви-розрахунку.

Створюємо та подаємо коригуючу заяву-розрахунок

Формуємо в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ коригуючу заяву-розрахунок на зменшення. Шлях такий: розділ «Заява-розрахунок» — «Пошук» — із списку копіюємо номер заяви-розрахунку, яку коригуємо, — «Створити нову» — «Корегуюча ЗР» —зазначаємо попередньо скопійований номер заяви-розрахунку, яку коригуємо, — «Продовжити» — «Корегування зменшення» — «Продовжити» — у «Додаток про тимчасову непрацездатність» натискаємо піктограму з олівцем та вносимо коректний запис — повну правильну суму допомоги (а не зайво отриману суму). Наприклад, якщо помилково було профінансовано 101052 грн замість 100800 грн, то саме 100800 грн має бути зазначено в сумових полях коригуючої заяви-розрахунку (а не різниця між цими сумами). Такі рекомендації щодо заповнення надають спеціалісти контакт-центру ПФУ.

У полі «Причина розбіжності суми» обираємо причину зі списку запропонованих, а якщо серед них немає причини, за якою повернуто страхові кошти, то зазначити її в полі «Причина розбіжності суми — інше».

До коригування зменшення обов’язково прикріпляємо скан-копію платіжки на повернення коштів та письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів

Далі формуємо заяву-розрахунок, натискаючи «Сформувати заяву-розрахунок», перевіряємо, підписуємо та відправляємо до ПФУ.

Насамкінець поговоримо про найболючіше — відповідальність.

Чи буде штраф на роботодавця?

Тут на перше місце виходить ч. 6 ст. 8 Закону про соцстрахування, яка встановлює відповідальність роботодавця як страхувальника.

У разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавець відшкодовує ПФУ в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів і сплачує штраф у розмірі 50 % такої суми.

А за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на роботодавця накладається штраф 10 % таких коштів.

Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів нараховується пеня в розмірі 0,1 % зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.

Чи можливо уникнути фінансових санкцій, якщо роботодавець самостійно знайшов помилку та виправив її (повернув зайво отримані кошти ПФУ)? З листа ПФУ від 09.10.2024 № 42306-51549/К-08/8-2800/24 випливає, що так. У ньому Фонд зазначає, що у разі самостійного виявлення страхувальником помилки при нарахуванні допомоги за минулий період та повернення у повному обсязі до ПФУ надлишково нарахованих та виплачених коштів до початку перевірки страхувальника, за наявності відповідної бухгалтерської довідки та обґрунтованого письмового пояснення щодо причин повернення страхових коштів, фінансові санкції за порушення порядку використання страхових коштів до страхувальника не застосовуються.

Висновки

• У випадку виявлення помилки в профінансованій сумі допомоги по вагітності та пологах визначте надміру нараховану суму такої допомоги та складіть бухгалтерську довідку.
• Якщо помилку знайшли до виплати допомоги працівниці, то надлишок слід повернути Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів.
• У будь-якому випадку неправомірна сума отриманих від ПФУ страхових коштів має бути повернута на рахунок Фонду. У платіжній інструкції на повернення коштів обов’язково зазначте номер заяви-розрахунку з помилковими даними, номер відповідного лікарняного листа та податковий номер працівниці, на яку було сформовано такий лікарняний.
• Після повернення коштів створіть на подайте коригувальну заяву-розрахунок на зменшення. У її сумових полях вкажіть не різницю, а правильну суму допомоги по вагітності та пологах, яка мала бути профінансована.
• До коригуючої заяви-розрахунку обов’язково додайте скановану копію платіжної інструкції про повернення коштів та лист-пояснення.
• Самостійне виявлення помилки, повернення надлишково отриманих коштів до початку перевірки та подання коригуючої заяви-розрахунку з поясненнями звільняють роботодавця від фінансових санкцій.

Читати також:

• Завищили декретні: як виправити помилку та повернути кошти ПФУ
• Занизили суму декретних: донараховуємо та отримуємо фінансування
• Індексація зарплати із запізненням: оподаткування та Об'єднаний звіт
• Об’єднаний звіт: якщо донараховано чи відсторновано суму допомоги по вагітності та пологах
• Донарахована індексація: вплив на розрахунок середньої зарплати
• Мобілізація під час відпустки: увільнення та компенсація
• Переведення на іншу посаду: як індексувати зарплату?
• Приймаємо на роботу з вихідного дня / звільняємо вихідним днем: чи можливо?
• Індексація зарплати бюджетників: якими будуть суми в серпні 2026 року?
• Компенсація: виплата зарплатних боргів у липні 2026 року
• Премія до Дня бухгалтера: середня, мінімальна зарплата та інші моменти
• Надбавка за ранг держслужбовця: якщо місяць відпрацьовано не повністю
• Лікарняний після виходу на роботу з відпустки до 3 років: як рахувати
• Норма робочого часу у серпні 2026 року