Віза, резолюція і наказ: як правильно оформити звільнення
КЗпП не містить прямої норми, що заява працівника про звільнення за власним бажанням обов’язково має містити візу (резолюцію) директора. Водночас за правилами діловодства саме резолюція керівника є ключовим внутрішнім кроком, який запускає оформлення звільнення.
Для чого потрібна віза/резолюція директора
-
Юридичне значення.
Заява працівника – це його особисте волевиявлення.
Резолюція директора – це вже розпорядження: підготувати наказ про звільнення, провести розрахунок, видати трудову. Без неї у кадрової служби формально немає рішення керівника, на підставі якого оформлюється наказ. -
Доказ отримання заяви.
Якщо керівник відмовляється прийняти заяву чи поставити візу, працівник може направити її рекомендованим листом з описом вкладення. У такому разі двотижневий строк за ст. 38 КЗпП починається з дати отримання листа підприємством, незалежно від наявності візи.
Який текст резолюції є доцільним
КЗпП не регулює зміст візи/резолюції. За ДСТУ 4163:2020 резолюція має містити:
прізвище виконавця, зміст доручення, строк виконання, підпис та дату.
Практичні варіанти:
1. Стандартне звільнення з двотижневим відпрацюванням
«Відділу кадрів. Підготувати наказ про звільнення з ___ (дата через 2 тижні). [Підпис] [Дата]».
2. Звільнення без відпрацювання (за згодою сторін)
Якщо керівник погоджується з датою, зазначеною працівником:
«Не заперечую. Відділу кадрів: оформити звільнення з ___ (дата). [Підпис] [Дата]».
3. Працівник просить “терміново”, керівник наполягає на 2 тижнях
«Звільнити з дотриманням двотижневого строку попередження з ___ (дата). [Підпис] [Дата]».
Важливі нюанси процедури
-
Строки.
Двотижневий строк за ст. 38 КЗпП рахується з наступного дня після фактичного подання заяви роботодавцю, а не з дати, вказаної в самій заяві. -
Поважні причини.
Якщо працівник зазначив поважну причину (переїзд, пенсія, догляд за дитиною тощо), роботодавець зобов’язаний звільнити його у строк, вказаний у заяві, без вимоги «відпрацювати два тижні». -
Пріоритет наказу.
Віза/резолюція – це внутрішнє розпорядження. Трудові відносини припиняються лише на підставі наказу про звільнення, з яким працівник має бути ознайомлений під підпис.
Віза vs резолюція: у чому різниця
-
Віза – це внутрішнє погодження документа іншими посадовими особами (керівник підрозділу, бухгалтер, юрист). Вони висловлюють свою позицію до того, як документ потрапить до директора. Віза не є остаточним рішенням.
-
Резолюція – це письмове розпорядження директора (керівника юрособи), яке фіксує остаточне рішення щодо заяви та є безпосередньою підставою для підготовки наказу. Такий підхід закріплено в ДСТУ 4163:2020.
Особливість, якщо звільняється сам директор
Якщо йдеться про найманого директора ТОВ, він подає заяву не самому собі, а загальним зборам учасників (власникам). Учасники товариства не візують його заяву, а приймають рішення загальних зборів, яке оформлюється протоколом (Закон «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»). Саме це рішення є підставою для припинення його повноважень і оформлення звільнення.
Висновок.
Формально КЗпП не зобов’язує директора ставити візу на заяві про звільнення, але резолюція керівника на заяві – це необхідний технічний етап, який запускає процедуру підготовки наказу. Без наказу трудові відносини не припиняються, а грамотно оформлена резолюція мінімізує ризики спорів і претензій з боку контролюючих органів.
Зразок наказу про звільнення для завантаження:
